Tư duy quản trị hiệu suất mới - Tối ưu năng suất và hiệu quả đội ngũ

Quản trị hiệu suất là vấn đề trong tâm trong quản trị gắn với đo lường và tối ưu hóa năng suất nhân sự. Tuy nhiên, trong bối cảnh thị trường lao động biến động mạnh mẽ, công nghệ phát triển nhanh chóng và tư duy quản trị hiện đại có nhiều sự thay đổi, đề cao sự linh hoạt.

Chỉ 2% HR nghĩ rằng Hệ thống quản lý hiệu suất của họ hiệu quả, Theo khảo sát của Gallup với các công ty Fortune 500. Một phần nguyên nhân chính đến từ hệ thống đánh giá hiệu suất cứng nhắc, thiếu động lực phát triển. Trước những sự thay đổi về động lực nhân sự, sự phát triển của thế hệ nhân lực mới Gen Z, một vấn đề quan trọng đặt ra: Liệu tư duy quản trị hiệu suất truyền thống có còn phù hợp trong bối cảnh hiện nay

Thay vì tập trung quá nhiều vào kiểm soát, đo lường và đánh giá kết quả quá khứ, doanh nghiệp cần một mô hình quản trị hiệu suất mới linh hoạt hơn, đề cao sự phát triển của nhân sự và hướng tới tương lai

I. THỰC TRẠNG TƯ DUY QUẢN TRỊ HIỆU SUẤT TRUYỀN THỐNG

Mô hình quản trị hiệu suất truyền thống và những điểm mạnh

Trong nhiều thập kỷ qua, quản trị hiệu suất được xây dựng trên một nền tảng mang tính kiểm soát cao, trong đó nhân viên được đánh giá thông qua KPIs, xếp hạng, hoặc đánh giá định kỳ theo năm hoặc quý. Mô hình này giúp doanh nghiệp đo lường năng suất làm việc, xác định nhân sự có thành tích tốt và loại bỏ những cá nhân yếu kém.

Cách tiếp cận này có những lợi ích nhất định, phát huy tính hiệu quả trong kỷ nguyên công nghiệp. Trước hết, nó tạo ra một hệ thống đánh giá rõ ràng, giúp nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên. Việc có những chỉ số cụ thể cũng đảm bảo tính minh bạch trong đánh giá, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính. Ngoài ra, mô hình này còn khuyến khích nhân viên cạnh tranh, đặt ra các mục tiêu cụ thể để phấn đấu. Nhìn chung, nó giúp tổ chức duy trì kỷ luật, tính hệ thống trong quản lý nhân sự, chỉ ra nhân sự không phù hợp và nhân tố ảnh hưởng

Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, những lợi ích này không còn đủ để đảm bảo một môi trường làm việc hiệu quả. Khi doanh nghiệp yêu cầu sự đổi mới, sáng tạo và khả năng thích ứng cao hơn, hệ thống quản trị hiệu suất cứng nhắc đang trở thành rào cản.

Những hạn chế của tư duy truyền thống

Hệ thống quản trị hiệu suất truyền thống tồn tại một số điểm yếu quan trọng. Thứ nhất, nó tập trung quá nhiều vào việc đo lường kết quả trong quá khứ, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội thúc đẩy sự phát triển của nhân viên trong tương lai. Một nhân viên có thể bị đánh giá thấp vì không đạt chỉ tiêu trong một quý, nhưng nếu chỉ tập trung vào con số mà không xem xét tiềm năng cải thiện, doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội khai thác tối đa nguồn lực nhân sự.

Thứ hai, hệ thống này tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực vào việc giám sát, báo cáo thay vì tập trung vào phát triển năng lực thực sự của nhân viên. Quá trình này có thể tạo ra một bộ máy nặng nề, khi cả tổ chức phải kéo theo, ra nhiều quy định, quy trình để đảm bảo sự tuân thủ, giám sát soát lẫn nhau. Kết quả là hiệu suất không được cải thiện đáng kể, trong khi động lực làm việc của nhân viên dần suy giảm.

Cuối cùng, mô hình này kém linh hoạt và không phù hợp với xu hướng làm việc hiện đại. Trong thời đại mà phản hồi nhanh, coaching và mentoring đang trở thành yếu tố then chốt để phát triển nhân sự, việc chỉ dựa vào đánh giá định kỳ không còn đủ để giúp doanh nghiệp duy trì đội ngũ nhân tài.

Tuy nhiên, nhìn từ góc độ quản trị và phát triển doanh nghiệp, việc kiểm soát cũng cần thiết để quản lý con người và hướng mọi người đến mục tiêu. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần có mô hình quản trị hiệu suất mới phù hợp, có sự kết hợp tối ưu giữa kiểm soát và phát triển, hướng đến tương lai. Chúng tôi đề xuất theo mô hình 30-70.

II. TƯ DUY MỚI: MÔ HÌNH 30-70 TRONG QUẢN TRỊ HIỆU SUẤT

Chuyển đổi từ kiểm soát sang phát triển – Vì sao 30-70 là mô hình phù hợp?

Mô hình 30-70 đưa ra cách tiếp cận linh hoạt hơn trong quản trị hiệu suất, trong đó 30% tập trung vào giám sát, đo lường và duy trì kỷ luật, còn 70% hướng đến phát triển năng lực, thúc đẩy động lực và định hướng tương lai.

Vậy tại sao lại cần đến tỷ lệ này? Nếu doanh nghiệp chỉ giám sát mà không phát triển, nhân viên dễ rơi vào trạng thái làm việc máy móc, thiếu sáng tạo. Ngược lại, nếu chỉ tập trung vào phát triển mà không có sự theo dõi, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về hiệu suất kém, thiếu trách nhiệm và giảm khả năng kiểm soát rủi ro. Đặt ra tỷ lệ này để giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng hơn về ưu tiên trong quản trị hiệu suất từ đó dẫn dắt hành động.

Ví dụ, tại Microsoft, công ty từng áp dụng hệ thống xếp hạng hiệu suất, nơi nhân viên được đánh giá và xếp loại từ cao xuống thấp. Hệ thống này khiến nhiều nhân viên chỉ tập trung vào việc đánh bại đồng nghiệp để có thứ hạng cao, thay vì hợp tác để cùng phát triển. Nhận thấy điều này, Microsoft đã chuyển đổi sang mô hình đánh giá dựa trên phản hồi liên tục, khuyến khích nhân viên làm việc theo nhóm, chia sẻ kiến thức và tập trung phát triển kỹ năng. Kết quả là mức độ gắn kết của nhân viên tăng đáng kể, đồng thời công ty cũng cải thiện đáng kể tốc độ đổi mới sản phẩm.

Đặt trong bối cảnh Việt Nam, mô hình quản trị hiệu suất 30-70 phù hợp nhờ tính linh hoạt và phù hợp với đặc tính văn hóa. Văn hóa làm việc tại Việt Nam đề cao tinh thần tập thể hơn là cạnh tranh cá nhân, do đó nếu quản trị hiệu suất chỉ dựa vào đánh giá cứng nhắc, nhân viên có thể mất động lực và sự gắn kết. Mô hình 30-70 giúp tạo ra sự cân bằng bằng cách vừa duy trì giám sát để đảm bảo hiệu quả công việc (30%), vừa tập trung hỗ trợ nhân sự phát triển thông qua phản hồi, đào tạo và coaching (70%). Điều này không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn tạo động lực làm việc lâu dài.

Mô hình này đặt ra tỷ lệ 30% giúp doanh nghiệp hướng đến giảm bớt được thời gian và sự tập trung của mọi người trong việc kiểm soát và giám sát. Bởi doanh nghiệp đã sử dụng các công cụ ứng dụng. Nhân viên không cần trực tiếp giám sát mà có thể cập nhật tiến trình, nhận thông báo và phản hồi ngay trên hệ thống. Giảm tải khâu giám sát như vậy không chỉ giúp tối ưu hóa năng suất mà còn tạo ra cơ hội để doanh nghiệp tập trung vào đổi mới, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Cách tiếp cận 30% giám sát – 70% phát triển

30%: Giám sát, đo lường để đảm bảo tính kỷ luật

Dù quản trị hiệu suất hiện đại tập trung vào phát triển, nhưng doanh nghiệp vẫn cần một tỷ lệ giám sát nhất định để đảm bảo tính kỷ luật và hiệu quả làm việc. Việc theo dõi đo lường này chỉ cần ứng dụng công nghệ trong quản lý, theo dõi kết quả trên nền tảng để đưa ra phản hồi trực tiếp để giảm tải việc kiểm soát, sự tham gia của nhiều người trong tiến trình.

Trong phần này, doanh nghiệp cần duy trì:

Các tiêu chí đánh giá hiệu suất rõ ràng (KPIs, OKRs, đánh giá năng lực).
Hệ thống phản hồi định kỳ để phát hiện các nhân viên không phù hợp.
Đánh giá trách nhiệm cá nhân để đảm bảo nhân viên có động lực hoàn thành công việc.

Ví dụ, tại một công ty công nghệ, nếu nhóm phát triển phần mềm có một nhân viên thường xuyên trễ deadline, làm ảnh hưởng đến tiến độ chung, thì doanh nghiệp cần có hệ thống đánh giá để nhận diện vấn đề này. Tuy nhiên, thay vì chỉ đơn thuần khiển trách, doanh nghiệp có thể sử dụng phần 70% của mô hình để giúp nhân viên cải thiện.

70%: Phát triển con người, năng lực và động lực

Phần quan trọng nhất của mô hình này chính là tập trung vào phát triển nhân sự, thay vì chỉ đánh giá kết quả trong quá khứ. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường mà nhân viên được huấn luyện, được phản hồi liên tục và có cơ hội phát triển sự nghiệp dài hạn.

Thay vì chỉ đặt mục tiêu “Anh/chị có đạt KPI không?”, tư duy mới đặt câu hỏi:

Anh/chị đã học được gì từ dự án này?
Anh/chị có gặp khó khăn gì cần hỗ trợ không?
Làm thế nào để anh/chị cải thiện và phát triển trong tương lai?

Ví dụ, tại Google, hệ thống đánh giá hiệu suất không chỉ đo lường kết quả, mà còn xem xét sự phát triển của nhân viên qua các dự án họ tham gia, cách họ học hỏi từ đồng nghiệp và cách họ đóng góp vào tổ chức. Nhờ vậy, nhân viên cảm thấy có động lực hơn khi biết rằng họ không bị đánh giá chỉ dựa trên con số, mà còn dựa vào sự tiến bộ cá nhân.

III. GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI MÔ HÌNH 30-70 TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

Tư duy tiếp cận mới đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị về mặt tổ chức để hiện thực hóa mô hình. Dưới đây là một số định hướng giải pháp có thể giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản trị hiệu suất hiện đại, cân bằng giữa đo lường và phát triển, giữa mục tiêu chung và sự chủ động cá nhân.

1. Xây dựng văn hóa coaching và phản hồi liên tục

Trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam, vai trò của lãnh đạo thường chỉ tập trung vào quản lý và giám sát, trong khi coaching vẫn chưa được chú trọng đúng mức. Tuy nhiên, để thúc đẩy hiệu suất và sự phát triển của nhân viên, nhà quản lý không chỉ đơn thuần giao nhiệm vụ mà còn cần hướng dẫn, hỗ trợ và tạo điều kiện để nhân viên cải thiện kỹ năng làm việc. Điều này đòi hỏi lãnh đạo phải chuyển từ tư duy “chỉ đạo” sang tư duy “dẫn dắt”, giúp nhân viên tự nhận ra vấn đề và tìm cách giải quyết thay vì chỉ thực hiện theo mệnh lệnh.

Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần trang bị cho quản lý kỹ năng coaching thông qua các chương trình đào tạo bài bản. Những kỹ năng quan trọng bao gồm: cách đặt câu hỏi hiệu quả, lắng nghe chủ động, phản hồi có tính xây dựng và hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch phát triển cá nhân. Thay vì chỉ đánh giá kết quả công việc, các nhà quản lý nên tập trung vào việc đặt câu hỏi để khuyến khích nhân viên suy nghĩ sâu hơn về công việc, chẳng hạn như:

Bạn gặp khó khăn gì trong dự án này?
Bạn nghĩ mình có thể làm tốt hơn bằng cách nào?
Tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào để đạt được kết quả tốt hơn?

Một ví dụ điển hình về việc áp dụng văn hóa coaching thành công là Adobe. Công ty này đã loại bỏ hệ thống đánh giá hiệu suất truyền thống và thay thế bằng mô hình “Check-in”, trong đó nhân viên thường xuyên có các cuộc trò chuyện với quản lý để nhận phản hồi và điều chỉnh công việc. Kết quả cho thấy, tỷ lệ nghỉ việc giảm 30% và mức độ hài lòng của nhân viên tăng lên đáng kể.

2. Phát triển năng lực lãnh đạo thúc đẩy hiệu suất

Để triển khai hiệu quả giải pháp phát triển kỹ năng lãnh đạo đội nhóm, coaching và tạo động lực, doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng nhằm nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ lãnh đạo. Trước tiên, doanh nghiệp nên đào tạo quản lý về kỹ năng lãnh đạo đội nhóm, tập trung vào việc xây dựng tinh thần làm việc nhóm, tạo sự gắn kết và nâng cao khả năng phối hợp giữa các thành viên. Điều này có thể được thực hiện thông qua các chương trình huấn luyện thực tế, nơi quản lý học cách dẫn dắt nhóm bằng giao tiếp cởi mở, trao quyền hợp lý và thiết lập mục tiêu rõ ràng để nhân viên có động lực làm việc.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần giúp quản lý phát triển kỹ năng coaching, không chỉ hướng dẫn công việc mà còn biết cách lắng nghe, đặt câu hỏi đúng và thúc đẩy nhân viên tự tìm giải pháp. Điều này có thể triển khai bằng các buổi đào tạo chuyên sâu, kết hợp với việc áp dụng thực tế thông qua các cuộc trò chuyện phản hồi định kỳ, nơi quản lý không chỉ đánh giá hiệu suất mà còn giúp nhân viên nhìn nhận cơ hội phát triển. Ngoài ra, doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa tạo động lực từ sự công nhận, khuyến khích lãnh đạo ghi nhận đóng góp của nhân viên, không chỉ qua khen thưởng mà còn bằng việc tạo ra cơ hội thăng tiến và học hỏi. Khi quản lý chuyển đổi từ tư duy giám sát sang tư duy dẫn dắt và phát triển đội nhóm, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một hệ thống hiệu suất bền vững, nơi nhân viên làm việc với tinh thần gắn kết và chủ động hơn.

3. Phát triển kỹ năng làm việc hiệu quả cho nhân sự

Hiệu suất làm việc của nhân viên không chỉ phụ thuộc vào khả năng hoàn thành nhiệm vụ mà còn bị ảnh hưởng bởi kỹ năng mềm và tư duy làm việc. Do đó, bên cạnh việc thay đổi cách đánh giá hiệu suất và xây dựng văn hóa coaching, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo nhân sự để nâng cao các kỹ năng quan trọng.

Dưới đây là 8 kỹ năng làm việc hiệu quả để trang bị cho đội ngũ nhân sự doanh nghiệp để làm việc hiệu quả và phát triển bền vững:

Thấu hiểu đội ngũ – Giúp nhân viên hiểu rõ cách làm việc của đồng nghiệp, tạo sự phối hợp nhịp nhàng.
Tạo dựng kết nối – Xây dựng mối quan hệ trong công ty, giúp nhân viên có môi trường làm việc tích cực hơn.
Hợp tác vì mục tiêu chung – Khuyến khích làm việc nhóm thay vì chỉ tập trung vào thành tích cá nhân.
Làm chủ tư duy – Rèn luyện tư duy phản biện, giúp nhân viên suy nghĩ sâu sắc hơn về công việc.
Chủ động trong công việc – Giúp nhân viên không cần chờ đợi chỉ đạo mà có thể tự tìm cách giải quyết vấn đề.
Tư duy kế hoạch – Giúp nhân viên làm việc có định hướng rõ ràng.
Thiết lập ưu tiên – Giúp nhân viên biết cách quản lý thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Nâng cấp bản thân – Khuyến khích tinh thần học hỏi, giúp nhân viên không ngừng cải thiện năng lực.

Tiếp cận mới trong quản trị hiệu suất không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên được phát triển đúng tiềm năng của mình. Việc dịch chuyển tư duy từ kiểm soát sang phát triển không chỉ phù hợp với xu hướng hiện đại mà còn giúp doanh nghiệp Việt Nam xây dựng một đội ngũ nhân sự vững mạnh, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi của thị trường. Tuy nhiên, thay đổi không có nghĩa là phủ định hoàn toàn cách tiếp cận cũ, mà cần có sự điều chỉnh phù hợp gắn với tư duy 30-70. Điểm cốt lõi của tư duy 30-70 này là đội ngũ nhân sự cần được đào tạo kỹ năng chuyên nghiệp và đội ngũ lãnh đạo cần được phát triển tư duy lãnh đạo đội nhóm, coaching và tạo động lực.

Nguồn tham khảo:

Phân tích thực tiễn doanh nghiệp

Tư duy quản trị hiệu suất mới – Tối ưu năng suất và hiệu quả đội ngũ