PHƯƠNG PHÁP GIAO VIỆC VÀ ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ

PHƯƠNG PHÁP GIAO VIỆC VÀ ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ

Ủy quyền và giao việc là hoạt động thường xuyên trong doanh nhigệp. Lãnh đạo không thể một mình thực hiện tất cả khối công việc khổng lồ của cả công ty. Không ủy quyền và giao việc sẽ khiến lãnh đạo quá tải, căng thẳng và không còn thời gian cho những vấn đề quan trọng của tổ chức như chiến lược, văn hóa, tổ chức,… Tuy nhiên, ủy quyền không hiệu quả lại khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và chi phí trong khi kết quả mong muốn không đạt được.

Lợi ích của giao việc và ủy quyền

Với vai trò là một nhà lãnh đạo, quản lý, ủy quyền và giao việc là điều rất cần thiết. Nó mang lại lợi ích với nhà lãnh đạo, nhân viên cũng như thành quả chung của tổ chức.
Thứ nhất, giao việc và ủy quyền giúp làm tăng năng suất chung do nhiều công việc được thực hiện cùng lúc. Đặc biệt, với các dự án lớn thì sự tham gia của số lượng nhân sự đủ lớn mới có thể hoàn thành trong đúng tiến độ. Đồng thời, sự phân bổ công việc, nhân sự không quá ôm đồm nhiều sẽ giúp kiểm soát chất lượng công việc tốt hơn.
Thứ hai, tận dụng được nguồn nhân lực trong tổ chức. Thay vì tình trạng người đứng đầu có quá nhiều việc cần làm trong khi nhân viên chờ giao việc, lãnh đạo có thể phân công công việc hợp lý hơn. Khi đó, thông qua sự thể hiện trong công việc, nhà lãnh đạo có thời gian đánh giá năng lực chính xác của các thành viên, định hướng phát triển trong tương lai.
Thứ ba, gia tăng tinh thần trách nhiệm của nhân viên, phát triển đội ngũ. Khi được giao quyền và trọng trách, nhân sự sẽ cảm thấy có ý nghĩa và quan trọng với tổ chức hơn, gia tăng cam kết và động lực làm việc của họ. Đồng thời, nhân viên cũng được tạo điều kiện để trưởng thành và tiến bộ nhanh hơn. Đây là điều quan trọng để phát triển một tổ chức bền vững.

Các rào cản trong ủy quyền và giao việc

Trong quá trình ủy quyền và giao việc thường gặp những rào cản sau đây:

Một là, lãnh đạo lo lắng khi giao việc cho nhân viên, có tâm lý muốn tự làm, không tin tưởng, không cho nhân viên đủ quyền hạn để thực hiện công việc. Rất nhiều quản lý ở trong tình trạng quá tải công việc, nhưng lại không sẵn sàng giao việc cho cấp dưới vì thiếu tin tưởng vào năng lực của nhân viên. Họ có tâm lý lo lắng, không an tâm, muốn tự mình xử lý hết mọi việc. Khi giao việc cho nhân viên thì không cho họ đủ quyền hạn xử lý công việc mà vẫn nắm quyền kiểm soát quá nhiều, khiến cho quá trình giao việc ủy quyền vừa không hiệu quả, vừa tốn nhiều thời gian và công sức.

Hai là, nhân viên ngại trách nhiệm, tâm lý ỷ lại, đẩy việc trở lại cho cấp trên. Những nhân sự này có xu hướng không gắn kết với tổ chức, không sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ hơn mức bình thường. Họ hài lòng và chỉ muốn tiếp tục làm những công việc hiện tại. Khi giao việc cho các nhân sự như vậy, thường họ chỉ nghĩ đến những khó khăn, viện lý do không thực hiện để đẩy lại công việc cho cấp trên. Điều này gây ảnh hưởng xấu tới toàn bộ các công việc liên quan, làm chậm tiến độ tổ chức.

Ba là, các công việc đòi hỏi tốc độ và chất lượng, có tầm quan trọng lớn với công ty. Với những công việc buộc phải có sự tham gia của người đứng đầu hay các dự án đòi hỏi tiến độ, chất lượng cao thì tốt hơn hết là được xử lý bởi lãnh đạo và quản lý.

7 bước giao việc và ủy quyền hiệu quả

Để giao việc đạt kết quả tốt nhất, lãnh đạo cần xem xét nhiều khía cạnh trong quá trình này:

Bước 1: Xác định người thực hiện công việc
Lựa chọn người để giao trách nhiệm phù hợp là điều kiện tiên quyết cho hiệu quả và chất lượng công việc. Các công việc càng quan trọng thì tỷ lệ ủy quyền càng thấp, đi kèm với việc nhân sự cấp cao sẽ thực hiện nhiều công việc quan trọng hơn cấp thấp.

Bước 2: Giao việc
Quá trình giao việc là quá trình truyền tải các nội dung công việc, mục tiêu để đảm bảo người thực hiện hiểu rõ ý đồ của lãnh đạo.

Bước 3: Xác định thời gian thực hiện
Mỗi công việc cần có thời gian thực hiện, deadline cụ thể để đảm bảo tiến độ cho tổ chức.

Bước 4: Phân quyền cho cấp dưới
Cùng với việc giao nhiệm vụ, cấp dưới cần được trao thẩm quyền trong việc triển khai công việc, mức độ ra quyết định trong khi xử lý công việc. Bước này xác định rõ người thực hiện sẽ được phép chủ động quyết định những vấn đề nào, những nội dung nào cần được thông qua.

Bước 5: Kiểm tra
Mục đích của việc kiểm tra nhằm đảm bảo chất lượng công việc, phát hiện các sai sót cũng như hỗ trợ khó khăn cho người thực hiện.

Bước 6: Giải trình
Người được ủy quyền có trách nhiệm giải thích các kết quả, nội dung trong công việc, thể hiện trách nhiệm và gắn kết của mình với công việc được giao.

Bước 7: Đánh giá
Sự tuyên dương, công nhận và khích lệ từ cấp trên khi nhân viên thực hiện được một công việc xuất sắc là điều rất quan trọng. Nó giúp nhân sự tăng cảm hứng làm việc, gắn bó và sẵn sàng đảm nhận những trọng trách lớn hơn. Bước đánh giá sau khi hoàn thành công việc nhằm mục đích cải thiện chất lượng, hiệu quả cho các công việc tiếp theo.

Giao việc và ủy quyền luôn luôn là một nghệ thuật mà nhà lãnh đạo cần rèn luyện và thực hiện để phát triển đội ngũ, phát triển tổ chức bền vững. Các nhà lãnh đạo không nên quá cầu toàn mà tập trung vào việc khuyến khích sự phát triển và tiến bộ của nhân viên. Kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên thường kém hơn so với quản lý, lãnh đạo. Bởi vậy, mục tiêu của giao việc, ủy quyền không nên quá tập trung vào tính cầu toàn mà cần đề cao sự phát triển, trưởng thành của đội ngũ. Luôn luôn cần thời gian để các nhân sự có thể đạt được trình độ và kỳ vọng như mong muốn của nhà lãnh đạo.