LÀM THẾ NÀO ĐỂ “GIẢI NÉN” MỘT DANH SÁCH CÔNG VIỆC QUÁ TẢI
Xã hội hiện đại ưa chuộng sự đa nhiệm. Khái niệm này thường được hiểu rằng “bận rộn đồng nghĩa với làm việc tốt hơn”. Nhưng điều ngược lại mới là chính xác. Càng ít ưu tiên thì công việc sẽ càng hiệu quả hơn.
Mang tất cả những trách nhiệm, công việc loanh quanh trong đầu bạn có thể gây nên sự bối rối, vì vậy bạn cần tổ chức chúng bằng cách nào đó. Đưa tất cả chúng vào danh sách việc cần làm sẽ giải phóng không gian tinh thần, bởi vì, một khi một loạt danh sách các nhiệm vụ được sắp xếp, bạn sẽ không phải lo lắng về điều đó nữa.
Trong cuốn sách Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, Greg Mckeown nhắc nhở chúng ta rằng ưu tiên có nghĩa là một điều gì đó quan trọng. Ông nói thêm rằng nếu chúng ta không chủ ý chọn cách dành thời gian tốt nhất, những người khác sẽ làm điều đó thay cho chúng ta.
Và sẽ sớm thôi, “chúng ta sẽ đánh mất mọi thứ có ý nghĩa và quan trọng.”
Dưới đây là một số mẹo để vượt qua sự lộn xộn và tạo danh sách việc cần làm một cách tốt nhất:
1.Làm sạch thùng rác.
Điểm lại từng nhiệm vụ trong danh sách của bạn và tự hỏi bản thân “Điều này sẽ giúp cuộc sống của tôi có giá trị hơn?”, “Điều này có thật sự phục vụ tôi không?” và “Điều này có quan trọng không?” Nếu câu trả lời là không, hãy xóa chúng khỏi danh sách.
Trong bối cảnh kinh doanh, bạn chỉ cần nghĩ về việc doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi như thế nào nếu bạn hoàn thành nhiệm vụ. Nếu bạn không thể nghĩ ra một lý do xứng đáng, thì nó không đáng để bạn mất thời gian.
2. Phân loại.
Xác định những nhiệm vụ nào thực sự quan trọng nhất (đối với bản thân, gia đình và công việc), đánh dấu chúng từ quan trọng đến quan trọng nhất. Không nhiều hơn 6 mục.
Trên thực tế, bạn sẽ không thể xử lý nhanh chóng mọi thứ trong danh sách của mình, vì vậy hãy thêm các mục khẩn cấp nhất vào lịch và danh sách công việc của bạn và bắt đầu thực thi theo thời gian định sẵn.
3. Tự động hóa bất cứ điều gì có thể.
Nếu bạn bị căng thẳng về thời gian và sự lộn xộn của các đầu việc và bạn thậm chí còn không có thời gian để tạo danh sách ưu tiên. Đừng lo lắng, có những công cụ tự động có thể giúp bạn.
Các tích hợp phổ biến với Gmail, Evernote, Google Keep, Asana, Calendly.com, Any.com và các dịch vụ khác, vì vậy nếu bạn nhận được tin nhắn, văn bản cần lưu trữ, email hoặc bất cứ thứ gì bạn cần theo dõi, các công cụ này giúp bạn quản lý, lưu trữ, ghi chú thời gian một cách hiệu quả.
4. Thay đổi hành vi
Cho dù mục đích của bạn là không còn thư lưu trữ trong hòm mail, có nhiều thời gian trong ngày hơn hay đơn giản chỉ là có một checklist “ngăn nắp” hơn, để giữ cho danh sách nhiệm vụ của bạn hoạt động đúng, bạn sẽ cần tạo thói quen mới.
Một cách luôn đứng đầu là lên lịch cho các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn vào một thời điểm trong ngày, khi bạn có nhiều năng lượng nhất. Ví dụ, một người buổi sáng có thể muốn lên lịch tất cả các cuộc gọi bán hàng quan trọng của họ vào đầu ngày.
Theo thời gian, bạn sẽ nhận thấy rằng danh sách nhiệm vụ lộn xộn của bạn sẽ được thay thế bằng chỉ các mục có giá trị với bạn. Và bằng cách tổ chức công việc hiệu quả, bạn sẽ đạt được mục tiêu của mình nhanh nhất có thể
Bạn không thể thực hiện tối ưu một nhiệm vụ nếu bạn luôn phân chia thời gian theo 10 công việc khác nhau. Muốn tinh thông, bạn phải tập trung và kiên định.
