Trong bài viết Quy trình triển khai chiến lược phát triển tổ chức, OD CLICK đã chỉ ra phát triển tổ chức (OD) thực chất là một quá trình thay đổi nhằm giúp tổ chức vững mạnh hơn, hướng đến 8 yếu tố chính: chiến lược; lãnh đạo; quản trị hiệu suất; văn hóa; hệ thống; quy trình; học tập; cơ cấu tổ chức. Tiếp nối chuỗi bài viết phân tích các yếu tố trong OD gồm yếu tố lãnh đạo và yếu tố văn hóa, trong bài biết này, OD CLICK sẽ tập trung phân tích một yếu tố khác cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình OD, đó chính là học tập.
Về học tập, OD khuyến khích sự học tập và phát triển đối với toàn bộ các thành viên trong công ty, từ ban lãnh đạo tới đội ngũ nhân sự. Các doanh nghiệp hướng tới OD thường chú trọng đến các chương trình đào tạo thường xuyên để nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân sự như kỹ năng làm việc hiệu quả, kỹ năng giao tiếp nội bộ. Với ban lãnh đạo, OD tập trung vào các kỹ năng ra quyết định, quản trị sự thay đổi để hướng tới sự phản ứng nhanh với sự biến động của thị trường.
MỐI QUAN HỆ GIỮA YẾU TỐ HỌC TẬP TẠI NƠI LÀM VIỆC VÀ OD
Trước khi tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến việc học tập tại nơi làm việc, chúng ta cần làm rõ mối quan hệ giữa yếu tố học tập tại nơi làm việc và OD trên 2 khía cạnh định nghĩa và đặc điểm.
Học tập tại nơi làm việc có thể được định nghĩa theo hai quan điểm. Từ góc nhìn hẹp và cụ thể, học tập tại nơi làm việc là quá trình học hỏi kiến thức và kỹ năng được thể hiện bởi kinh nghiệm thực tế (Raelin, 2000). Nó cũng có thể được mô tả là các hoạt động phát triển và đào tạo trong tổ chức để giúp tổ chức thiết lập văn hóa học tập (Raelin, 2000).
Bên cạnh đó, Marsick (1998) và Matthews (1999) cũng giới thiệu các định nghĩa rộng hơn về học tập tại nơi làm việc, bao gồm bối cảnh và quá trình học tập. Marsick (1998) cho rằng học tập tại nơi làm việc là cách mà các cá nhân hoặc nhóm tiếp nhận, diễn giải, tổ chức lại, thay đổi hoặc đồng bộ các thông tin, kỹ năng và cảm xúc liên quan. Trong khi đó, Matthews (1999) cho rằng học tập tại nơi làm việc liên quan đến quá trình học tập hướng tới mục tiêu mong muốn của cá nhân và tổ chức. Những kết quả này cần thúc đẩy sự phát triển bền vững của cả cá nhân và tổ chức, phải gắn liền với những mục tiêu hiện tại và tương lai của tổ chức và sự phát triển nghề nghiệp của cá nhân.
Về khái niệm OD, theo quan điểm của French và Bell, “OD là một cách tiếp cận có hệ thống để cải tiến tổ chức, áp dụng lý thuyết và nghiên cứu khoa học hành vi nhằm tăng cường mức độ hài lòng và hiệu quả của cá nhân và tổ chức”. Qua đó, OD CLICK định nghĩa OD là một quá trình và dựa trên cơ sở khoa học hành vi nhằm giúp tổ chức xây dựng năng lực để thay đổi và đạt được hiệu quả cao hơn bằng cách phát triển, cải tiến và củng cố các chiến lược, cấu trúc và quy trình. Nó đi liền với từng khía cạnh nội bộ và tác động trực tiếp lên sự thành công của doanh nghiệp.
OD bao gồm: lập kế hoạch chiến lược; thiết kế tổ chức; phát triển kỹ năng lãnh đạo; thay đổi cách quản lý; học tập, đổi mới, quản lý hiệu suất, quản lý tài năng… Do đó, OD có thể được hiểu là các hoạt động đa dạng nhằm duy trì tính hiệu quả của tổ chức hoặc để khắc phục và giải quyết các vấn đề của tổ chức thông qua các phương pháp tiếp cận có kế hoạch và tích hợp của các thành viên tổ chức.
Vì vậy, yếu tố học tập có liên quan chặt chẽ đến quá trình OD và đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển giá trị đặc biệt và cải thiện các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho các thành viên trong tổ chức để giúp họ sẵn sàng trước những sự can thiệp của quá trình OD.
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC HỌC TẬP TẠI NƠI LÀM VIỆC
Có rất nhiều nghiên cứu đã khám phá ra các yếu tố ảnh hưởng đến đào tạo và học tập tại nơi làm việc. Ví dụ, Long, Ryan, Burke và Hopkins (1999) đã xác định bốn yếu tố ảnh hưởng đến đào tạo, như sau: đặc điểm của người lao động (tuổi, giới tính, dân tộc, trình độ học vấn, khả năng, động lực và nhiệm kỳ), đặc điểm công việc (nghề nghiệp, giờ làm việc, bình thường việc làm và thu nhập), đặc điểm doanh nghiệp (quy mô doanh nghiệp, tư nhân và người sử dụng lao động, ngành, lĩnh vực, chính sách nguồn nhân lực và thay đổi công nghệ), môi trường kinh tế và chính trị xã hội (thất nghiệp, cạnh tranh, luật pháp và đặc điểm quốc gia).
Tuy nhiên, trong bài viết này OD CLICK muốn tập trung vào bối cảnh tổ chức, xem xét các mối quan hệ giữa học tập và các can thiệp OD hơn là các yếu tố nhân khẩu học và kinh tế ở cấp độ xã hội và quốc gia.
Những phát hiện chung về các yếu tố ảnh hưởng đến việc học tập tại nơi làm việc cho thấy rằng mục đích và phương hướng của việc học tập tại nơi làm việc bắt nguồn từ các mục tiêu đặt ra cho chính công việc, các yêu cầu và thách thức của công việc và các tương tác xã hội nơi làm việc. Dựa trên mối quan hệ với các can thiệp OD, OD CLICK lựa chọn và xem xét các yếu tố tích cực và tiêu cực đối với việc học tập tại nơi làm việc, cơ hội học tập và sự tham gia, và bối cảnh tổ chức.
Các yếu tố tích cực và tiêu cực đối với việc học tập tại nơi làm việc
Một số nghiên cứu đã xác định các yếu tố tích cực và tiêu cực ảnh hưởng đến việc học tập tại nơi làm việc (Ellinger 2005; Sambrook và Stewart 2000; Savolainen 2000). Ví dụ, Sambrook và Stewart (2000) đã xem xét các yếu tố ngăn cản và tăng cường học tập tại nơi làm việc, bao gồm cả học tập chính thức và không chính thức, từ quan điểm của các nhà quản lý cấp cao, các chuyên gia Human Resource Development (HRD) và các nhân viên trong bối cảnh các công ty tại châu Âu. Các yếu tố nâng cao khả năng học tập bao gồm:
- Động lực (sự nhiệt tình, sự tham gia, sự rõ ràng và hiểu biết về vai trò của chính mình, và việc đề cao trách nhiệm);
- Văn hóa (phát triển văn hóa học tập và hỗ trợ quản lý cấp cao);
- Thực hiện (tái cơ cấu tổ chức, thiết kế công việc và đầu tư vào HRD và môi trường học tập);
- Kỹ năng của nhà quản lý (phong cách lãnh đạo và vai trò rõ ràng), thái độ của nhân viên (sự tự tin);
- Tổ chức công việc (thời gian học tập và môi trường làm việc);
- HRD (nguồn lực sẵn có và chất lượng của nhân viên HRD) cũng có ảnh hưởng tích cực đến việc học tập tại nơi làm việc.
Về cải tiến chất lượng tổ chức, Savolainen (2000) tập trung vào cách thức tổ chức vừa thúc đẩy vừa tránh học hỏi. Để thực hiện và học tập có chất lượng, các tổ chức cần tạo ra một chu trình học tập tích cực, bao gồm khắc phục sự chống đối, làm rõ nhận thức và tăng cường giao tiếp, cam kết và tham gia.
Đặc biệt, quan niệm của người quản lý và cam kết về chất lượng đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy học tập tại nơi làm việc thông qua nội bộ hóa, hỗ trợ và cam kết, và hoạt động thực tế. Cụ thể, việc cam kết này được thể hiện qua 7 khía cạnh bao gồm:
- Các nhà quản lý và nhà lãnh đạo tạo ra các cơ hội học tập cả chính thức và không chính thức;
- Các nhà quản lý và nhà lãnh đạo đóng vai trò là nhà phát triển (huấn luyện viên hoặc cố vấn);
- Các nhà quản lý và nhà lãnh đạo hỗ trợ và tạo không gian cho việc học;
- Các nhà quản lý và lãnh đạo khuyến khích thử nghiệm cái mới và chấp nhận rủi ro;
- Các nhà quản lý và nhà lãnh đạo thấm nhuần tầm quan trọng của việc chia sẻ kiến thức và phát triển những người khác;
- Các nhà quản lý và lãnh đạo đưa ra phản hồi và công nhận tích cực;
- Các nhà quản lý và lãnh đạo đóng vai trò là hình mẫu.
Các yếu tố bối cảnh tiêu cực của tổ chức có thể ảnh hưởng đến quá trình học tập bao gồm:
- Lãnh đạo và quản lý không cam kết học hỏi;
- Văn hóa nội bộ về quyền lợi;
- Công cụ và nguồn lực làm việc không được sử dụng hợp lý;
- Các cá nhân phá vỡ mạng lưới mối quan hệ học tập;
- Những người kìm hãm thay đổi cơ cấu, chống đối sự thay đổi;
- Thiếu thời gian vì áp lực công việc và trách nhiệm;
- Quá nhiều thay đổi nhanh mà không có thử nghiệm, phản hồi, cải thiện và không rút kinh nghiệm.
Cơ hội học tập và tham gia
Hai nghiên cứu của Billett (2001, 2002) đã chỉ ra các cơ hội và sự tham gia (bao gồm hướng dẫn và tham gia) đóng một vai trò tích cực trong việc tăng cường học tập tại nơi làm việc. Billett (2001) đã tìm hiểu cách thức nơi làm việc cung cấp các cơ hội học tập và hỗ trợ cho các cá nhân, nhấn mạnh việc học tập thông qua công việc và sự đồng tham gia của từng cá nhân tại nơi làm việc. Để cải thiện việc học tập tại nơi làm việc, ông đề xuất rằng cần có:
- Phát triển và thực hiện thích hợp các môi trường làm việc mang tính khuyến khích;
- Điều chỉnh chương trình học tại nơi làm việc cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, cần tính đến sự sẵn sàng của cả người học và người hướng dẫn;
- Khuyến khích sự tham gia của cả những người đang học và những người hướng dẫn việc học;
- Lựa chọn và chuẩn bị phù hợp các hướng dẫn học tập.
Billett (2002) cũng đề cao việc hướng dẫn và giám sát quá trình học tập. Việc tham gia vào các hoạt động công việc nên được dẫn dắt thông qua việc thực hiện công việc hàng ngày, quan sát và giám sát về hiệu suất.
Bối cảnh tổ chức
Bối cảnh tổ chức có thể được công nhận là văn hóa, cấu trúc và điều kiện của tổ chức trong việc thúc đẩy việc học tập tại nơi làm việc.
Dựa trên giả thuyết cơ bản rằng cấu trúc và hoạt động của tổ chức là quan trọng trong việc ảnh hưởng đến sự tham gia của cá nhân vào quá trình học tập và rèn luyện kỹ năng, Ashton (2004) đã khám phá cách cấu trúc tổ chức ảnh hưởng đến việc học tập tại nơi làm việc. Phát hiện của ông cho thấy (1) khả năng tiếp cận với kiến thức và thông tin cần thiết, (2) cơ hội thực hành các kỹ năng, (3) sự sẵn có của sự hỗ trợ và phản hồi, và (4) sự khen thưởng cần thiết để duy trì việc học về cấu trúc tổ chức là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc học tập tại nơi làm việc.
Hơn nữa, Sambrook (2005) cũng cho rằng học tập bị ảnh hưởng bởi các yếu tố trong bối cảnh tổ chức.
Các yếu tố ngữ cảnh ảnh hưởng đến việc học tập ở cấp độ tổ chức, chức năng và cá nhân được miêu tả cụ thể ở bảng sau:
|
Yếu tố |
Mức độ |
|
Tổ chức |
|
|
Chức năng |
|
|
Cá nhân |
|
Ý NGHĨA ĐỐI VỚI THỰC HÀNH HRD
Các chuyên gia HRD nên xem xét các giải pháp HRD hiện tại cho việc học tập tại nơi làm việc để yếu tố học tập được kết nối với những can thiệp OD một cách hiệu quả. Họ phải nắm bắt tình hình hiện tại của việc học tập trong các tổ chức, kiểm tra tổ chức, chức năng và các yếu tố cá nhân khuyến khích hoặc ngăn cản việc học tập tại nơi làm việc, và tìm ra các giải pháp thay thế để cải thiện và sửa đổi những hạn chế hiện tại về OD. Họ cũng cần kiểm tra xem các giải pháp HRD hiện có có bị trùng lặp với các chức năng / phòng ban khác hay không để tránh lãng phí nguồn lực tổ chức.
Ngoài ra, những người thực hành HRD có thể sử dụng các yếu tố ảnh hưởng đến việc học tập tại nơi làm việc như những biện pháp can thiệp để thay đổi và chuyển đổi tổ chức, điều này có thể được thực hiện một phần bằng các phương pháp học tập tại nơi làm việc. Khi các tổ chức cố gắng thay đổi hệ thống hiện có hoặc đưa ra các chính sách mới thông qua các phương pháp tiếp cận học tập, chẳng hạn như đào tạo tại chỗ, học tập tự định hướng và học tập theo nhóm, các chuyên gia HRD có thể phát huy sự cam kết về trách nhiệm của mình để thiết lập quan hệ đối tác với các bộ phận và ban quản lý hỗ trợ, sắp xếp lại công việc, giảm bớt khối lượng công việc, cải thiện điều kiện làm việc để tạo ra môi trường học tập thuận lợi hơn, công nhận giá trị của việc học tập và nhấn mạnh việc học tập là một phần của công việc. Đặc biệt, trong quá trình này, điều quan trọng là phải chia sẻ với mọi người trong tổ chức niềm tin rằng sự phát triển của nhân viên thông qua học tập tại nơi làm việc có thể là một phương tiện để thực hiện các mục tiêu phát triển năng lực cá nhân và tổ chức.
KẾT LUẬN
Có thể nói yếu tố học tập đóng vai trò quan trọng trong quá trình can thiệp OD tại tổ chức. Bởi lẽ, OD là quá trình dựa theo khoa học hành vi, mang tính phi tuyến tính nên đòi hỏi sự học tập, thử nghiệm, chỉnh sửa và phản hồi không ngừng. Do vậy, việc triển khai học tập tại nơi làm việc cũng cần được gắn liền với quá trình OD của tổ chức nhằm giúp các cá nhân chuẩn bị tốt cả về tinh thần và kỹ năng trước những thay đổi mới của tổ chức. Điều này đặt ra thách thức và trách nhiệm lớn đối với đội ngũ HRD của doanh nghiệp.
Nhằm giúp đội ngũ HRD – những người trực tiếp tác động vào việc học tập tại tổ chức, OD CLICK cung cấp sự hỗ trợ với nền tảng kiến thức quản trị hiện đại về tổ chức & con người gắn với OD, sẽ giúp cho đội ngũ HR thấy được tầm quan trọng của tư duy quản lý theo mô hình OD nói chung, cũng như việc triển khai chiến lược học tập tổ chức gắn liền với quá trình OD của tổ chức. Thứ nhất, OD CLICK xây dựng quy trình khảo sát phù hợp với đặc thù hoạt động của mỗi doanh nghiệp giúp chỉ ra những vấn đề nảy sinh trong quá trình phát triển tổ chức. Thứ hai, từ những kết quả khảo sát, chuyên gia OD CLICK đưa ra những phân tích đánh giá khách quan, chuyên sâu mang lại những phỏng đoán hữu ích cho quá trình ra quyết định, triển khai chiến lược hoạt động tổ chức hiệu quả. Thứ ba, OD CLICK đưa ra những đề xuất phát triển hiệu quả, bền vững thông qua các hoạt động tư vấn và đào tạo, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong tương lai. Từ nền tảng kiến thức hệ thống và kinh nghiệm làm việc với đa dạng doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia với tư duy đổi mới, chuyên biệt của OD CLICK sẽ mang đến những giải pháp hiệu quả cho khách hàng.
OD CLICK biên tập
Nguồn tham khảo:
- Billett, S. (2001). Learning through work: Workplace affordances and individual engagement. Journal of Workplace Learning 13, no. 5: 209–214.
- Billett, S. (2002). Toward a workplace pedagogy: Guidance, participation, and engagement. Adult Education Quarterly 53, no. 1: 27–43.
- Burke, W. (1982). Organization development: Principles and practices. Boston: Little.
- Marsick, V. (1998). Learning in the workplace: The case for reflectivity and critical reflectivity. Adult Education Quarterly 38, no. 4: 187-198.
- Marsick, V., & K. Watkins. (1990). Informal and incidental learning in the workplace. New York: Routledge.
- Sambrook, S. (2005). Factors influencing the context and process of work-related learning. Human Resources Development International 8, no.1: 101-119.
- Sambrook, S., & J. Stewart. (2000). Factors influencing learning in European learning oriented organizations: Issues for management. Journal of European Industrial Training 24, no. 2: 209–221.
- Sunyoung Park & Gary N. McLean. (2010). Factors Influencing Workplace Learning as an Organization Development Intervention.