PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ PHÁT TRIỂN LIÊN TỤC OKR
1. Định nghĩa OKR
OKR (Objectives and Key Results) – Mục tiêu và kết quả là một phương thức quản lý biến thể của Quản lý theo mục tiêu (KPI), được sinh ra và áp dụng lần đầu tiên bởi Andy Grove tại Intel vào cuối những năm 1970. Đây là một công cụ đơn giản tạo ra sự liên kết và cam kết xoay quanh các mục tiêu được đo lường, với các mục tiêu quan trọng tạo nên sự phát triển không ngừng của tổ chức.
Kết quả của các OKR có thể được thể hiện và chấm điểm bằng hình thức số hóa. Hơn nữa, OKR còn được công bố rộng rãi trong doanh nghiệp để mọi nhân sự đều nắm bắt được công việc của các nhân sự, phòng ban khác.
Thực tế, OKR khác với những kỹ năng đặt kế hoạch khác. Khi sử dụng OKR, các nhóm có thể tập trung làm những việc lớn và hoàn thành vượt chỉ tiêu. OKR cũng giúp các nhóm và cá nhân thoát khỏi cách làm việc an toàn, họ sẽ có thể ưu tiên công việc, học hỏi kinh nghiệm làm việc thông qua những điều mà họ đã làm được.
- Mục tiêu muốn đạt được? – Đây sẽ là nhiệm vụ của cả nhóm.
- Cách thức đo lường kết quả? – Thông qua các nhiệm vụ nhỏ để đạt được nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp muốn đạt được, từ đó cho thấy mục tiêu chung có hoàn thành hay không.
- Tiến trình để đạt mục tiêu? Đây sẽ là những cột mốc, kết quả chủ yếu mà doanh nghiệp hoặc các nhóm cần quan tâm để giúp công việc có định hướng rõ ràng.
2. OKR và những mục tiêu kéo dài
Mục tiêu kéo dài là những mục tiêu lãnh đạo có thể đặt thêm trong trường hợp đã vượt chỉ tiêu. Mục tiêu kéo dài có thể gây tác hại vì khả năng tạo ra sự thất bại cho nhóm làm. Dù vậy, mục tiêu kéo dài sẽ thu hút những cá nhân tài năng và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. Hơn nữa, khi đặt ra những mục tiêu cao, thì việc thất bại vẫn tạo ra những bước tiến đáng kể trong quá trình làm việc.
Một doanh nghiệp có kênh thông tin rõ ràng về bản chất của mục tiêu kéo dài và những cột mốc mong muốn sẽ đạt được thành công. Đó sẽ là nền móng cho những thành tựu lớn trong tương lai.
3. Nhiệm vụ nhỏ của OKR
Khi thực hiện OKR, lãnh đạo có thể chia nhỏ OKR ra thành những nhiệm vụ nhỏ nhưng mang tính trọng yếu để các nhóm hoặc cá nhân thực hiện những nhiệm vụ đó. Bằng việc hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ này, quy trình thực hiện nhiệm vụ lớn sẽ có định hướng rõ ràng và các nhân sự có thể nắm được tiến độ hoàn thành của công việc.
Những lưu ý khi doanh nghiệp tạo các nhiệm vụ nhỏ:
- Lãnh đạo nên đặt ra 3 – 5 nhiệm vụ – nhiều hơn sẽ dẫn đến việc quá tải và làm giảm sự cố gắng, cùng với đó là 3 kết quả mong muốn cho mỗi nhiệm vụ.
- Khi đặt ra các nhiệm vụ nhỏ, không nên dùng các từ ngữ mang ý nghĩa cũ như “tiếp tục”, “giữ vững” mà nhà lãnh đạo nên sử dụng những từ thể hiện rõ đích đến và tình trạng như “vượt qua khó khăn”, “tạo ra sản phẩm có tính năng….”
- Dùng những từ ngữ hữu hình, sáng rõ và liên quan trực tiếp đến các nhiệm vụ. Những nhiệm vụ càng rõ ràng càng tạo ra năng suất cao và khả năng thành công.
- Cần có thước đo cụ thể, dễ dàng xác định để biết được nhiệm vụ đã thành công hay chưa.
4. Sự khác biệt của OKR và KPI
KPI là công cụ để lãnh đạo nắm được những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công trong mô hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại. Trong quá trình hoạt động, những yếu tố tạo nên mô hình hoạt động của doanh nghiệp sẽ cần thay đổi để bắt kịp xu hướng phát triển. Và OKR sẽ là những nhiệm vụ, những cột mốc mà doanh nghiệp tạo ra để doanh nghiệp khi đạt được chúng sẽ phát triển lên tầm cao mới.
Trái ngược với KPI, các mục tiêu của OKR thường không rõ ràng. OKR mang lại sự kết nối giữa những ý tưởng mơ hồ và hiện thực của doanh nghiệp. OKR là những ý tưởng, hoạt động trong tương lai mà các doanh nghiệp dùng để thoát khỏi khu vực an toàn và phát triển lên những tầm cao mới. Còn KPI thì tập trung vào việc đo sự thành công, số lượng và chất lượng của quy trình hoạt hoạt động. KPI kiểm tra những hoạt động đã và đang thực hiện.
Trong hoạt động doanh nghiệp, khi KPI cần được thay đổi để phù hợp cho mục đích phát triển của doanh nghiệp, những KPI đó sẽ tạo ra OKR. Lãnh đạo sẽ đưa ra những yêu cầu và mong muốn cụ thể trong việc thay đổi KPI, tạo ra các mốc thời gian và mức độ hoàn thành công việc trong quá trình cải tạo KPI. Tất cả đều nằm trong quy trình tạo ra OKR.
Nói cách khác, OKR và KPI có thể xuất hiện cùng lúc và hoạt động hiệu quả với nhau. KPI sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của doanh nghiệp và chỉ ra vấn đề cùng những thứ cần được phát triển. Còn với OKR, các vấn đề sẽ được liệt kê và giải quyết, nâng cao quy trình làm việc và gây dựng sự sáng tạo của các thành viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
5. Lưu ý khi sử dụng OKR
Tạo ra những OKR có nhiệm vụ rõ ràng, đánh giá được dựa trên thành quả sẽ giúp các nhóm đạt được kết quả tốt và giúp cho doanh nghiệp tập trung vào những nhu cầu thiết yếu. Tuy nhiên, OKR không được làm cẩn thận sẽ tạo ra chiến lược sai lầm, những thước đo sai, và khiến các nhóm làm việc không hiệu quả. Nên tránh những điều sau:
- Thông tin sai lệch – tạo ra những nhiệm vụ cần kênh thông tin rõ ràng giữa các nhóm. Nếu dự án của một nhóm phụ thuộc vào các nhóm khác thì cần phải chắc chắn là các nhóm hiểu được công việc của nhau để tránh hướng đi sai lệch trong việc hoàn thành các nhiệm vụ.
- Tài nguyên: Phân bổ tài nguyên công ty hợp lý, tránh lãng phí nguồn lực.
- Nhiệm vụ có giá trị thấp: OKR nên tập trung vào những nhiệm vụ có định hướng rõ ràng cùng kết quả trượt trội, mang lại sự khác biệt cho doanh nghiệp.
- Không có đủ nhiệm vụ nhỏ cho nhiệm vụ lớn: nếu những nhiệm vụ nhỏ không thể hiện tất cả những gì cần làm để hoàn thành nhiệm vụ lớn của doanh nghiệp, quá trình làm việc có thể sẽ xảy ra sai sót. Công việc sẽ bị chậm trễ do cần thời gian tìm thêm tài nguyên bù vào chỗ thiếu và nhiệm vụ sẽ không hoàn thành đúng hạn, gây ảnh hưởng lên sự phát triển của doanh nghiệp.
6. Phát triển OKR trong doanh nghiệp
OKR có thể tiếp cận bằng nhiều cách khác nhau, nó sẽ giúp ích trong việc giúp các thành viên tập trung vào nhiệm vụ của doanh nghiệp, thông qua việc các nhóm và cá nhân đặt mục tiêu và nhiệm vụ để phục vụ những mục tiêu lớn hơn.
Đối với các nhóm, không phải tất cả OKR của doanh nghiệp đều cần phải có trong OKR của các nhóm. Có khả năng OKR của nhóm sẽ chỉ tập trung vào một OKR của doanh nghiệp nhưng luôn có sự kết nối giữa OKR của nhóm và ít nhất một OKR của doanh nghiệp. Một cách để đặt OKR cho nhóm là tất cả các trưởng nhóm đều đặt ra mục tiêu.
Khi tạo ra những ưu tiên đó, sẽ rất hữu ích nếu tập trung vào OKR của doanh nghiệp và kiểm tra xem:
- Các ưu tiên đó có kết nối với kết quả trọng yếu của doanh nghiệp không?
- Ưu tiên của nhóm có giúp cho doanh nghiệp thành công trong việc đạt được OKR của doanh nghiệp không?
- Những điều thiếu sót mà những người khác nghĩ nhóm nên cải thiện?
OKR không phải là danh sách. Mục đích của OKR không phải để hoàn thiện một danh sách những điều mà nhóm sẽ thực hiện trong một quý. Sử dụng OKR để nhấn mạnh những điều mà nhóm mong muốn, phương thức để đạt được những mục tiêu mang tính quan trọng, tạo động lực.
Trường hợp các nhân sự trong doanh nghiệp chưa nắm rõ OKR, lãnh đạo nên dành thời gian để trả lời những câu hỏi, tập trung vào vào các vấn đề sau:
- Sắp xếp công việc: khi doanh nghiệp đã biết nên tập trung vào mục tiêu gì và quy trình đánh giá kết quả, lãnh đạo sẽ giúp cho việc của các nhóm và cá nhân dễ dàng khi kết nối dự án của họ với mục tiêu doanh nghiệp.
- Kỷ luật và sự ưu tiên: Trong doanh nghiệp, các lãnh đạo rất khó để từ chối một ý tưởng tốt, một dự án có tiềm năng hoặc cải thiện nhu cầu cấp thiết của các cá nhân trong doanh nghiệp. Nhưng khi mọi người đã xác định nhiệm vụ quan trọng nhất bây giờ của doanh nghiệp là gì, lãnh đạo có thể dễ dàng loại trừ những ý tưởng kém quan trọng hơn. Việc từ chối không mang ý nghĩa là chính trị hay cảm xúc cá nhân, lãnh đạo sẽ đưa ra câu trả lời lý trí nhất với để có thể giúp ích cho sự phát triển của doanh nghiệp.
- Giao tiếp trong doanh nghiệp: OKR là kênh thông tin mở trong doanh nghiệp để mọi nhân viên đều biết nhiệm vụ của công ty và thước đo của thành công.
OKR dùng để đặt ra chiến lược cho doanh nghiệp liên quan đến những mục tiêu mà doanh nghiệp đang cố hoàn thành. Để đạt được hiệu quả tốt nhất, nên kiểm tra các nhóm vài lần trong một quý. Những kết quả đó sẽ được dùng làm công cụ kiểm tra, đưa cho mọi người cơ hội để điều chỉnh phù hợp với các thông tin mới, bỏ qua những nhiệm vụ chắc chắn không thực hiện được, và tăng thêm sự quan tâm đến những nhiệm vụ có thể hưởng lại từ những nguồn tài nguyên khác.
Nguồn tham khảo:
https://rework.withgoogle.com/guides/set-goals-with-okrs/steps/introduction/
https://blog.results.com/kp-s-vs.-okrs-what-is-the-difference
https://www.perdoo.com/blog/okr-vs-kpi/