QUẢN TRỊ DỰ ÁN TỐI ƯU BẰNG WBS
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là tài liệu xác định cấu trúc cấp bậc của các công việc dự án, các tiểu công việc và các gói công việc. WBS là một công cụ cần thiết để lập kế hoạch và thực hiện dự án. Sử dụng WBS giúp nhà quản lý nắm rõ các cấu phần, cấp bậc của các công việc cần thiết trong dự án.
Khái niệm về cấu trúc phân tích công việc được phát triển bởi Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ vào năm 1957 để hỗ trợ phát triển chương trình tên lửa Polaris của họ. WBS là một sự phân rã phân cấp và gia tăng của dự án thành các giai đoạn, phân phối và các gói công việc. Nó là một cấu trúc dạng cây, trong đó cho thấy một tổ hợp những công việc cần thiết để đạt được mục tiêu. Trong một dự án hoặc hợp đồng, WBS được phát triển bằng cách bắt đầu với mục tiêu cuối cùng và chia nhỏ thành các thành phần có thể quản lý về khối lượng, thời gian và trách nhiệm, bao gồm tất cả các bước cần thiết để đạt được mục tiêu.
Các bước xây dựng cấu trúc phân chia công việc:
Bước 1: Phân chia dự án thành các mảng công việc lớn dựa trên mục tiêu cuối cùng.
Bước 2: Phân tích, chia nhỏ mỗi mảng công việc thành các nhiệm vụ và những nhiệm vụ này lại tiếp tục được chia thành những hoạt động và công việc chi tiết hơn. Các nhóm tiểu dự án thực hiện hoạt động và công việc của nhóm mình và phối hợp với hoạt động của các nhóm khác nhằm đạt được mục tiêu tổng thể của dự án.
Bước 3: Xâu chuỗi các công việc thành từng nhóm công việc : Để quản trị được dự án thành công, sẽ có một số lượng lớn các nhiệm vụ phải hoàn tất và những nhiệm vụ này có thể rất đa dạng, nên soạn thảo một danh sách dài các công việc theo phương pháp truyền thống sẽ không hữu ích. Vì thế, nhóm gộp công việc sẽ dễ dàng hơn cho công tác quản trị.
Bước 4: Rà soát và trình bày để đảm bảo rằng WBS là đầy đủ và chính xác. WBS có thể được trình bày theo chiều ngang ở dạng phác thảo, hoặc theo chiều dọc dưới dạng cấu trúc cây.
WBS được xây dựng dựa trên kết quả đầu ra của dự án thay vì công việc cần thiết để sản xuất các sản phẩm (hành động theo kế hoạch). Một WBS được thiết kế tốt giúp dễ dàng chỉ định từng hoạt động dự án cho một và chỉ một phần tử đầu cuối của WBS. Tuy nhiên, cần lưu ý một số điểm để việc xây dựng WBS là hiệu quả:
- Sử dụng chuyên gia giỏi và người có đủ thời gian xây dựng WBS.
- Phân tích các yếu tố cấp độ cao trước khi di chuyển sang cấp độ kế tiếp.
- Liệt kê tất cả công việc và tiếp tục phân chia nó thành các bộ phận.
- Không nên chia nhỏ quá mức các công việc.
- Sử dụng số cấp độ phù hợp cho mỗi nhánh.
- Sử dụng hệ thống đánh số nhất quán cho các công việc trên WBS.
Tài liệu tham khảo:
https://www.workbreakdownstructure.com/
https://www.projectmanagementdocs.com/template/project-planning/work-breakdown-structure/#axzz46uiUtWgs
http://forum.projectkit.net/threads/5-4-tao-wbs.48/