TÍNH TOÁN CHI PHÍ ĐẦU TƯ CHO CÁC HOẠT ĐỘNG HR THẾ NÀO?
Quản trị nguồn nhân lực – HR, thật sự đang trở thành một nghề nghiệp toàn cầu, chưa bao giờ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp với tầm nhìn và kĩ năng xây dựng các chiến lược lấy con người làm trung tâm giúp đưa tổ chức trở nên khác biệt với số khác lại có cơ hội lớn đến thế. Thế giới kinh doanh là một guồng quay luôn không ngừng thay đổi. Tương lai của quản trị nguồn nhân lực sẽ luôn phải đối mặt với các thách thức, xu hướng, nhu cầu mới, do vậy việc xác định các yêu cầu nhân sự không phải là một nhiệm vụ dễ dàng.
Nên đầu tư cho các hoạt động HR nào?
Đội ngũ quản trị cấp cao sẽ sẵn sàng tài trợ nếu nhà quản trị HR có thể mô tả lợi ích kinh tế của các sáng kiến. Vì thế, xác định ROI cho những khoản đầu tư HR là một hoạt động quan trọng để các chính sách được phê duyệt. Câu hỏi này xuất phát từ nỗ lực chứng minh đầu tư vào “chức năng” HR sẽ tạo ra giá trị cho tổ chức. Quá trình phân tích có thể sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí, vì vậy, các nhà lãnh đạo HR nên làm rõ mục tiêu trước khi bắt tay vào dự án.
Ví dụ, cần phải biết ROI của hoạt động đào tạo có lớn hơn lượng chi phí bỏ ra hay không? Nên tính toán chi phí tuyển dụng như thế nào? Một dự án xác định ROI của chương trình đào tạo tiêu tốn tới hàng trăm triệu, ảnh hưởng đến hàng nghìn nhân viên và diễn ra trong một thời gian dài có thể cung cấp dẫn chứng tài chính quan trọng.
Xác định ROI của các hoạt động HR
Về cơ bản, cần phải đánh giá tổng chi phí và tổng lợi ích gắn với khoản đầu tư, sau đó, so sánh lợi ích – chi phí.
Quy trình 3 bước gồm:
- Xác định chi phí tiềm năng
- Xác định lợi ích tiềm năng
- Tính toán ROI của dự án bằng một chỉ số thích hợp
Thử thách nằm ở việc thu thập và ước tính các con số, điều khó nhất là đi vào chi tiết. Xác định các nhóm chi phí và lợi ích và ước lượng giá trị thực tế, điều này phụ thuộc vào phán đoán và phân tích của các nhà quản trị. HR có thể dự toán các nhóm chi phí và lợi ích tiềm năng, sau đó, thảo luận và lấy thông tin phản hồi về chi phí – lợi ích từ đồng nghiệp và chuyên gia. Từ đó, ước tính giá trị thực tế.
Một số khoản chi phí như chi phí cố định (văn phòng, trang thiết bị, nhân viên hỗ trợ…), chi phí biến đổi và chi phí chìm cũng cần được liệt kê vào ngân sách đào tạo một cách phù hợp để xem xét có nên thực hiện hay không.
Ví dụ, một công ty tổ chức hội thảo cho biết khóa học một ngày cần 20.000 đô la vào quảng cáo, nhân viên hỗ trợ, diễn giả, thuê địa điểm và trang thiết bị. Từng chi phí trong số này đều là những chi phí cố định, không thay đổi dù cho số người tham gia là 01 hay 100 người. Mỗi người tham gia phải trả lệ phí đăng kí tham gia là 395 đô la mỗi ngày và lệ phí này được khấu trừ cho các chi phí biến đổi (tea-break, thưởng cho diễn giả và nhân viên) là 100 đô la cho mỗi người. Như vậy, chi phí hòa vốn của chương trình là:
20.000/(395 -100) = 68 người tham gia
Về bản chất, HR phải chắc chắn thu hút được 68 người tham gia để chương trình không bị hủy bỏ và hòa vốn ban đầu. Các nhà quản trị sử dụng số liệu này cùng kinh nghiệp để đánh giá về tính khả thi của từng dự án.
Tuy nhiên, đồng tiền ngày hôm nay có thể sinh lời cho ngày sau, các khoản đầu tư hiện nay sẽ đem lại năng suất trong thời gian tới. Hầu hết, các tổ chức sẵn sàng đầu tư chi phí cho hiện tại để đổi lại “lợi ích tiềm năng” trong tương lai miễn là được đền bù thỏa đáng cho các chi phí cơ hội.
Vì thế, ngoài các loại chi phí đã đề cập, HR cần biết những tác động tài chính của hiệu suất khi xác định chi phí – lợi ích cũng như dự toán. Không dễ dàng ước lượng như các chi phí trên, đo lường hiệu suất là một nhiệm vụ không hề đơn giản. Một phương pháp được sử dụng để ước tính khi doanh nghiệp có dữ liệu tài chính độc lập với các phòng ban, đơn vị hoặc công việc cụ thể. Ví dụ, các đội nhóm sản xuất hay bộ phận bán hàng thường gắn doanh số bán hàng và lợi nhuận với các bộ phận cụ thể. Dữ liệu sẽ mô tả mức độ hiệu suất của từng cá nhân cũng như các dữ liệu liên quan về trình độ và kinh nghiệm của họ. Thu thập dữ liệu theo thời gian và tiến hành phân tích hồi quy để xác định tác động của hiệu suất nhân viên lên doanh thu và lợi nhuận.
Những phân tích như vậy giúp xác định nhóm nhân viên tạo ra giá trị cao nhất trong tổ chức, từ đó xác định trọng tâm các hoạt động HR hỗ trợ phù hợp và giá trị mà các hoạt động đào tạo mang lại.
Nguồn tham khảo: Bản đồ chiến lược nhân sự – Dave Ulrich Brian E. Becker & Mark A. Huselid