TÁM BƯỚC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỐI ƯU
Mọi chuyên gia nhân sự đều nhận ra giá trị và lợi ích của đào tạo nguồn nhân lực. Khi được thực hiện đúng cách, đào tạo có thể làm cho hiệu suất công việc cao hơn, tăng doanh thu và lợi nhuận trong khi giảm chi phí, lãng phí. Đào tạo hiệu quả có thể giúp tăng sự tuân thủ các quy định, sự hài lòng của nhân viên và mức độ cam kết.
Tuy nhiên, tạo ra hiệu quả đào tạo là không dễ dàng. Một số sai lầm phổ biến có thể kể đến như:
Thứ nhất, đào tạo không không hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh của tổ chức. Mục tiêu cuối cùng của hoạt động đào tạo là gia tăng năng suất lao động và sự hài lòng của khách hàng. Vì vậy, chương trình đào tạo cần dựa trên ba nhu cầu chính, đó là: nhu cầu của tổ chức (chiến lược kinh doanh), nhu cầu nhân sự và nhu cầu công việc.
Thứ hai, đào tạo chỉ dựa trên ý kiến nhân viên. Các khảo sát mong muốn của đôi ngũ là điều quan trọng, song điều đó không phải là yếu tố quyết định. Nhân viên thường có xu hướng chỉ học những gì họ thích chứ không học những gì họ yếu. Bộ phận đào tạo cần tỉnh táo trong việc sắp xếp chương trình nâng cao năng lực đội ngũ, phát huy ưu điểm và cải thiện các yếu kém trong năng lực của nhân viên.
Thứ ba, đào tạo theo chuẩn từ điển năng lực. Trái ngược với sai lầm trên, cách đào tạo này mang tính áp đặt và không linh hoạt. Nhân sự khi đó vừa không hứng thú với học tập, nội dung đào tạo lại thiếu tính ứng dụng trong thực tiễn.
Tóm lại, yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng chương trình đào tạo là xác định những yếu kém trong năng lực thông qua đánh giá nhân sự để lên ý tưởng các chương trình chi tiết, phù hợp với yêu cầu tổ chức, yêu cầu nhân sự và yêu cầu công việc. Câu hỏi đặt ra lúc này là, làm thế nào để tạo ra một tài liệu đào tạo lực lượng lao động hiệu quả? Dưới đây là tám bước để giúp bạn lập kế hoạch đào tạo hiệu quả hơn.
Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo
Trước khi bất cứ ai vội vã xây dựng chương trình và tiến hành đào tạo, đánh giá tình hình là một bước quan trọng. Đánh giá nhu cầu đào tạo cơ bản là một quá trình bốn bước. Những bước đó là:
- Xác định mục tiêu kinh doanh rõ ràng mà đào tạo hỗ trợ
- Xác định các nhiệm vụ công nhân cần thực hiện để công ty có thể đạt được mục tiêu đó
- Xác định các hoạt động đào tạo sẽ giúp người lao động học cách thực hiện các nhiệm vụ
- Xác định đặc điểm học tập của người lao động sẽ giúp việc đào tạo hiệu quả hơn
Bước 2: Xác định nguyên tắc học tập
Mỗi đối tượng đào tạo có những đặc điểm riêng cần chú ý. Đối với đội ngũ nhân sự trong công ty, họ đều là người đã trưởng thành. Họ có khả năng tự định hướng mục tiêu, mong muốn gắn kết với thực tiễn công việc, nội dung đào tạo ý nghĩa và cần cảm thấy được tôn trọng. Bạn có thể thấy các nguyên tắc này liên quan đến các đặc điểm của người học mà bạn đã xác định trong quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo.
Bước 3: Phát triển mục tiêu học tập
Trước khi bạn bắt đầu tạo bất kỳ khóa đào tạo nào, điều quan trọng là bạn phải tạo một danh sách các mục tiêu học tập.
Mục tiêu học tập là một danh sách những điều người học có thể làm sau khi đào tạo hoàn thành. Một khi bạn đã tạo ra các mục tiêu học tập của mình, hãy xây dựng nội dung tập trung vào các mục tiêu đó. Ngoài ra, bất kỳ nội dung kiểm tra, đánh giá nào với người học cũng nên hướng tới các mục tiêu này. Đặc biệt, mục tiêu học tập thể hiện rõ sau khi đào tạo, học viên có đáp ứng được yêu cầu công việc hay không.
Mục tiêu học tập chia thành 3 nhóm: Kiến thức, Kỹ năng hoặc Thái độ (Knowledge, Skills, or Attitudes).
Khi bạn viết một mục tiêu, nó phải có năm đặc điểm theo nguyên tắc SMART. Mục tiêu phải cụ thể, có nghĩa là nó được nêu rất rõ ràng và ý nghĩa của nó là rõ ràng như nhau đối với mọi người. Nó nên được đo lường, có nghĩa là tất cả mọi người có thể đồng ý nếu người học có thỏa mãn nó hay không. Nó nên có thể đạt được, có nghĩa là người học thực sự có cơ hội để đáp ứng nó. Nó nên có liên quan, có nghĩa là nó rất quan trọng đối với công việc của công nhân. Và nó nên được giới hạn thời gian, có nghĩa là nó sẽ rõ ràng khi người học phải có thể đáp ứng mục tiêu (thông thường, sau khi đào tạo).
Bước 4: Xây dựng nội dung đào tạo
Xây dựng nội dung đào tạo giống như lên kế hoạch cho bữa tiệc tối, đưa ra thực đơn và viết công thức nấu ăn. Nó là kế hoạch trước khi bạn thực hiện giai đoạn đào tạo.
Trong khi bạn đang thiết kế nội dung, hãy ghi nhớ những điểm sau:
- Hãy nhớ rằng nó rất quan trọng trước khi bạn bước vào bước tiếp theo (phát triển)
- Luôn tập trung chủ yếu vào nhu cầu học tập của nhân viên của bạn
- Chỉ tạo nội dung đào tạo và đánh giá liên quan trực tiếp đến mục tiêu học tập của bạn
- Ghi nhớ các nguyên tắc học tập của người học
- Bao gồm nhiều hoạt động thực hành hoặc mô phỏng thực tế: mọi người học bằng cách thực hiện
- Lấy nhân viên làm trung tâm thay vì huấn luyện viên
- Làm mọi thứ có thể để cho nhân viên nói chuyện và tương tác với huấn luyện viên và với nhau trong quá trình đào tạo
- Hãy chắc chắn rằng có rất nhiều cơ hội để phản hồi trong quá trình đào tạo
- Cố gắng thu hút nhân viên của bạn trong thời gian đào tạo bằng nhiều giác quan
Bước 5: Phát triển nội dung đào tạo
Khi bạn đã thiết kế nội dung đào tạo của mình, bây giờ, hãy dành thời gian để xắn tay áo lên và bắt đầu phát triển chúng. Nó giống như bạn đã viết một công thức nấu ăn và sẵn sàng để nấu bữa ăn.
Bạn có thể tạo ra nhiều tài liệu đào tạo bằng nhiều công cụ khác nhau trong bước này như Word, Excel, PowerPoint, các công cụ E-learning, các bài tập thực hành,
Trong khi phát triển nội dung đào tạo, hãy luôn ghi nhớ hai mối quan tâm chính: (1) những điều sẽ giúp nhân viên của bạn học hiệu quả nhất và (2) mục tiêu học tập.
Bước 6: Thực hiện đào tạo
Nếu thiết kế giống như viết một công thức, và phát triển cũng giống như nấu bữa ăn, thì giai đoạn này là đặt bàn, rung chuông ăn tối và ăn thức ăn.
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng một trong những điều quan trọng nhất mà bạn sẽ phải làm trong giai đoạn này là thông báo cho các nhân viên sẽ tham gia khóa đào tạo. Việc thông báo càng sớm càng tốt, giúp họ nhiều thời gian để họ có thể sắp xếp công việc và hoàn thành mọi chuẩn bị trước khi đào tạo cần thiết. Khi đào tạo thực tế, có thể thực hiện dưới nhiều hình thức.
Một hệ thống quản lý học tập (LMS) có thể đóng một vai trò lớn trong việc giúp bạn trong bước này. LMS là một ứng dụng phần mềm được sử dụng để phân công, phân phối, theo dõi và báo cáo về đào tạo.
Bước 7: Đánh giá đào tạo
Nếu mục tiêu của bạn là đào tạo hiệu quả làm thay đổi hành vi nhân viên của bạn trong công việc, và điều này NÊN là mục tiêu của bạn, thì bạn cần phải đánh giá hoạt động đào tạo. Cách phổ biến để làm điều này là sử dụng Bốn cấp độ đánh giá của Kirkpatrick:
- Phản ứng của nhân viên
- Nhân viên học tập
- Hành vi của nhân viên trong công việc sau đào tạo
- Kết quả kinh doanh có thể định lượng được
Bước 8: Tinh chỉnh, mở rộng và lặp lại
Bạn có thể phải quay lại các phần khác nhau của quy trình 8 bước này trong tương lai vì một số lý do. Như đã đề cập ở trên, một là nếu việc đào tạo ban đầu của bạn tỏ ra không hiệu quả ở bất kỳ cấp độ nào trong bốn cấp độ. Nhưng bạn có thể phải làm lại nếu bạn có nhân viên mới hoặc nếu quy trình làm việc thay đổi.
Nhưng điều đó không có lý do cho sự hoảng loạn. Bây giờ bạn đã biết phương pháp, chỉ cần làm việc theo cách của bạn thông qua. Nếu bạn mắc một số lỗi trong lần đầu tiên, có thể bạn đã đánh giá sai nhu cầu học tập của nhân viên, đã xác định sai mục tiêu học tập, cung cấp quá nhiều thông tin trong quá trình đào tạo, đưa quá ít thông tin vào trợ giúp công việc hoặc tổ chức một khóa đào tạo do giáo viên hướng dẫn chi phối Hãy điều chỉnh lại và làm điều đó tốt hơn vào lần sau.
Nếu bạn làm theo tám bước được liệt kê ở trên, bạn sẽ thấy rằng các chương trình đào tạo của bạn sẽ hiệu quả hơn nhiều, dẫn đến ROI đào tạo tăng lên, nhân viên hạnh phúc hơn và đạt được các mục tiêu kinh doanh chính. Bạn cũng sẽ thấy rằng đôi khi đào tạo không phải là giải pháp duy nhất.
Tài liệu tham khảo:
https://www.convergencetraining.com/blog/how-to-create-an-effective-training-program-8-steps-to-success
https://open.lib.umn.edu/humanresourcemanagement/chapter/8-4-designing-a-training-program/
https://smallbusiness.chron.com/developing-effective-employee-training-program-1181.html
http://trainingtoday.blr.com/article/creating-a-custom-training-plan/