TẠO LẬP QUÁ TRÌNH BẰNG CÔNG CỤ SIPOC
Bài viết này mô tả khái niệm về mô hình SIPOC một cách thực tế. Sau khi đọc bạn sẽ hiểu định nghĩa và những điều cơ bản của công cụ quản lý chất lượng mạnh mẽ này.
Mô hình SIPOC là gì?
SIPOC là một phương pháp để mô tả chính xác quá trình chuyển đổi trong một công ty cung cấp sản phẩm và / hoặc dịch vụ. Nó là một công cụ để cải tiến quy trình tóm tắt đầu vào và đầu ra của một hoặc nhiều quy trình. SIPOC là từ viết tắt của Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng. Công cụ này được ra đời vào những năm 1980 và là một chương trình trong các hệ thống chất lượng như Six Sigma, Kaizen và Lean.
Quá trình chuyển đổi
Phương pháp mô hình SIPOC làm rõ các yếu tố nào ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi và các bên tham gia. Bằng cách lập bản đồ này, một công ty có thể tìm ra mọi thứ cần được xử lý để các quy trình của họ chạy trơn tru.
Nhà cung cấp cung cấp đầu vào dưới dạng nguyên liệu thô và các nguyên liệu khác, bán thành phẩm, kiến thức và chuyên môn phù hợp với nhu cầu của công ty. Đây là một bước quan trọng trong quá trình hướng tới sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng dành cho khách hàng. Đầu ra này phải đáp ứng và thậm chí vượt qua các yêu cầu của khách hàng. Khách hàng không cần thiết là một bên ngoài, họ cũng có thể từ bên trong tổ chức. Điều này có nghĩa là quan hệ nhà cung cấp / khách hàng cũng có thể tồn tại trong một công ty.
Phương pháp sử dụng mô hình SIPOC mô tả ai cung cấp những gì cho quy trình sản xuất, chính xác những gì đang được cung cấp bởi cụ thể từng người và kết quả cuối cùng là gì. Sản phẩm cuối cùng cũng sẽ trở nên rõ ràng. Dưới đây, các khía cạnh khác nhau của mô hình SIPOC được giải thích với một ví dụ thực tế.
Nhà cung cấp
Đây là bên cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho quy trình. Nhà cung cấp có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức. Họ có thể là nhà cung cấp nguyên liệu thô hoặc kiến thức, kỹ năng và thông tin. Ví dụ về một nhà sản xuất đồ nội thất, các nhà cung cấp nhà những người cung cấp gỗ, đinh và keo,… và cả các nhân viên có kiến thức cụ thể, nhà thiết kế nội thất và công ty bán phần mềm thiết kế.
Đầu vào
Ngoài chính các nhà cung cấp, đầu vào cho biết chính xác những gì họ cung cấp. Đầu vào của quá trình là về vật liệu, dịch vụ và thông tin. Nhà sản xuất đồ nội thất cần nguyên liệu thô như nhiều loại gỗ, các vật liệu khác như keo và đinh và các sản phẩm bán thành phẩm như tay cầm bằng kim loại cho tủ quần áo. Các kỹ năng thợ mộc cũng rất cần thiết, cũng như bộ óc sáng tạo của người thiết kế, máy móc và công cụ cần thiết.
Quá trình
Quá trình tự nó được mô tả trong một tài liệu, hướng dẫn hoặc hướng dẫn công việc. Bằng cách mô tả rõ ràng tất cả các bước, công việc tiêu chuẩn có thể đạt được ở đầu ra, mà không có nhiều sai lệch. Trên hết, mọi người tham gia vào quá trình này đều quen thuộc với công việc của chính họ và điều đó giúp họ dễ trao đổi với nhau khi có điều gì đó không đúng và sửa lỗi cho nhau. Bằng cách này, các sản phẩm sẽ mang tính đồng nhất cao.
Đầu ra
Kết quả cuối cùng được đưa ra khỏi quy trình, có thể được xem là sản phẩm cuối cùng. Ngoài sản phẩm cuối cùng, các rác thải cũng là một ví dụ về Đầu ra. Nhà sản xuất đồ nội thất, bên cạnh đồ nội thất, cũng tạo ra việc làm, thiết kế, một trang web với các mô hình đồ nội thất mới và dăm gỗ rời khỏi nhà máy như rác.
Khách hàng
Đây có thể là khách hàng thực sự mua đồ nội thất từ nhà sản xuất, nhưng cũng có thể là nhân viên có công việc ổn định vì nhà máy. Yêu cầu của khách hàng rất quan trọng trong suốt quá trình. Khi đầu ra không tuân thủ các yêu cầu của khách hàng, chất lượng có thể không được đảm bảo.
Các bước xây dựng sơ đồ SIPOC
- Họp nhóm viết quá trình, với sự tham gia của đại diện nha cung cấp, người thực hiện quá trình và khách hàng.
- Xác định mục tiêu, yêu cầu đầu vào
- Thực hiện quá trình tạo ra kết quả
- Đánh giá, nhận xét
- Cải tiến liên tục
Điều quan trọng là tạo quy trình SIPOC cho dự án, mọi người tham gia đều có cơ hội đóng góp cho quy trình. Bên cạnh quan điểm riêng, họ cũng có thể quyết định vai trò của mình trong quá trình này. Một mô hình SIPOC tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau và một ý tưởng chung về quy trình, dẫn đến sự chủ động, tích cực hơn. Một mô hình SIPOC cung cấp cho mọi người cái nhìn rõ ràng về lý do quá trình được bắt đầu. Điều này ngăn ngừa sự nhầm lẫn trong giai đoạn sau của quá trình. Nó cũng làm rõ ai là người tham gia vào quá trình và mỗi người cần chuẩn bị những thứ cần thiết gì.
Tài liệu tham khảo:
https://www.toolshero.com/quality-management/sipoc-model/
https://www.isixsigma.com/tools-templates/sipoc-copis/sipoc-diagram/
http://mba.org.vn/blog/blog-quan-tri/sipoc-tam-ban-do-cho-moi-qua-trinh.html?fbclid=IwAR2JI20O93iUagfUt0fep4lDtdm1mZuLWhH9HMOkjgI3o-Egu1rv1VLUtlM