XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KPI
KPI là công cụ quản trị hiệu suất quan trọng được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm quản lý đội ngũ, đạt mục tiêu chiến lược. Xây dựng và triển khai hệ thống KPI hiệu quả trong doanh nghiệp cần có quy trình với sự chuẩn bị đầy đủ từ các cấp trong tổ chức. Điểm cốt lõi là giai đoạn chuẩn bị với sự nhất quán trong ban lãnh đạo, truyền thông đến nhân sự và lựa chọn các KPI phù hợp.
Quy trình xây dựng và triển khai KPI hiện đại bao gồm 6 giai đoạn chính.
Giai đoạn 1: Đội ngũ CEO và quản lý cấp cao thống nhất, cam kết mục tiêu
Đây là bước chuẩn bị quan trọng khi bắt đầu quá trình xây dựng. Đội ngũ lãnh đạo và quản lý có sự đồng thuận về phát triển, hoàn thiện KPI cũng như ước tính thời gian hoàn thiện. Đồng thời thống nhất cách thức để truyền đạt sự thay đổi đến đội ngũ cấp dưới nhằm tạo ra sự hiệu quả khi xây dựng
Giai đoạn 2: Xây dựng nhận thức cho đội ngũ để quản lý và áp dụng KPI
Bước tiếp theo trong quá trình chuẩn bị là đội ngũ nhân sự có kiến thức nền tảng và hiểu về công cụ KPI để triển khai áp dụng hiệu quả. Doanh nghiệp tập trung truyền đạt về sự thay đổi cho đội ngũ để thích nghi với hệ thống quản trị hiệu suất này. Bên cạnh đó, doanh nghiệp tổ chức đào tạo ngay trong tổ chức về KPI cùng với cách thức áp dụng.
Giai đoạn 3: Xác định nhân tố quyết định thành công (CSF)
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp xác định các yếu tố thành công quan trọng của tổ chức.
Trước khi tiến hành xây dựng KPI cho tổ chức, các nhà lãnh đạo xác định các yếu tố thành công quan trọng của tổ chức (CSF). Đây là những vấn đề hoặc khía cạnh hoạt động cần được đội ngũ thực hiện tốt hàng ngày. Xác định được yếu tố này sẽ định hướng doanh nghiệp cần tập trung vào điều gì để đạt được mục tiêu đề ra. Thông thường một tổ chức cần có 5-7 CSF, là nguồn gốc của mọi mục tiêu. Ví dụ, CSF của doanh nghiệp là “có được sự cam kết gắn bó với công ty của nhân viên”, “Quản lý và tạo ra trải nghiệm khách hàng tích cực”.
Giai đoạn 4: Xây dựng KPI trên các cấp độ của tổ chức
Tại giai đoạn này, doanh nghiệp bắt đầu xây dựng bộ chỉ số KPI trong tổ chức theo ba cấp độ chính: Tổ chức-phòng ban- cá nhân
* Cấp độ tổ chức:
Các nhà lãnh đạo thống nhất các mục tiêu chiến lược chung. Mục tiêu chung gắn với sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp để đạt được đích đến đặt ra.
* Cấp độ phòng ban
Sau khi thống nhất mục tiêu chung, các trưởng phòng phân bổ mục tiêu dựa theo mục tiêu của tổ chức. Phong ban sẽ xác định chỉ số KPI gắn với các giải pháp để thực hiện, có sự phối hợp của các cá nhân. Yếu tố quan trọng là các chỉ số KPI của phòng ban có tác động trực tiếp đến hiệu quả thực thi mục tiêu của tổ chức.
*Cấp độ cá nhân
Các cá nhân xây dựng KPI dựa trên các giải pháp công việc chung của phòng ban trực thuộc. Cần đảm bảo những chỉ số KPI cá nhân có tính quyết định và tác động hiệu quả đạt được mục tiêu của của phòng ban.
Sau mỗi bước xây dựng KPI cho từng cấp độ thì cần có sự lấy ý kiến và trao đổi để hoàn thiện. Phòng ban xây dựng các thước đo KPI và hành động trao đổi với cấp trên để thống nhất. Các cá nhân trao đổi với phòng ban trước khi triển khai.
Giai đoạn 5: Thúc đẩy hiệu quả thước đo KPI
Trong giai đoạn này, để thúc đẩy sự hiệu quả của thước đo KPI thì cần phát triển các khung báo cáo ở mọi cấp độ để thuận lợi cho việc quản lý. Các nhà lãnh đạo có thể nắm được tiến trình và hoạt động của các phòng ban, các phòng ban nắm được thông tin từ đội ngũ nhân sự. Nói cách khác là sự thống nhất trong quy trình báo cáo và kiểm soát trong công ty.
Tiếp theo, trong giai đoạn này cần sàng lọc lại các chỉ số KPI để duy trì sự liên quan của chúng đối với tổ chức. Việc hình thành hệ thống chỉ số KPI bước đầu trong tổ chức cần trải qua quá trình sàng lọc để loại bỏ những chỉ số KPI không khả năng tác động chính đến kết quả, mục tiêu chung.
Giai đoạn 6: Đánh giá và điều chỉnh
Tại giai đoạn này, nhìn nhận so sánh trực quan từ những chỉ số KPI đặt ra và kết quả để so sự đánh giá tiến độ và tính hiệu quả. Sự đánh giá từ hai phía: đội ngũ nhân sự tự đánh giá và trưởng bộ phận phòng ban. Tương tự, các nhà lãnh đạo đánh giá hiệu quả làm việc của các phòng ban, các phòng ban có sự báo cáo trở lại. Từ đó sẽ có cuộc họp trao đổi để cải thiện.