TỐI ƯU SỨC MẠNH CỦA OKRS TRONG QUẢN TRỊ
Trong bài viết phần 1, chúng tôi đã giới thiệu khái quát về OKRs, 4 yếu tố siêu quyền lực trong OKRs và lời khuyên khi xây dựng OKRs. (Link phần 1: OKRs: Phương pháp quản trị hiện đại)
Để OKRs phát huy được tác dụng chiến lược thì cần có cơ chế quản trị và phối hợp tổng thể. Trong bài viết này, chúng tôi phân tích sâu hơn ứng dụng OKRs trong thực tế và các công cụ hỗ trợ tính hiệu quả của nó.
1. OKRs và CFRs
CFRs là viết tắt của một công cụ quản lý công việc liên tục. Vậy tại sao OKRs lại có liên quan tới CFRs? Câu trả lời là chúng hỗ trợ, củng cố sức mạnh của nhau. Thay vì các đánh giá khô khan vào cuối năm, CFRs tạo ra sự quản trị liên tục và tích cực, là chất xúc tác trong giao tiếp. Một so sánh giữa Đánh giá theo kết quả (KPIs) và Quản lý công việc liên tục (OKRs) được thể hiện trong bảng sau:
CFRs là chu trình giao tiếp gồm 3 yếu tố:
Trao đổi (Conversations): đó là những cuộc nói chuyện, nội dung có kết cấu phong phú, rõ ràng, có xác thực giữa quản lý và nhân viên, nhằm nâng cao chất lượng công việc. Những cuộc trao đổi này mang tính học hỏi lẫn nhau, chân thành và thẳng thắn. Theo kinh nghiệm của Better Works, có 5 chủ đề quan trọng trong những cuộc trao đổi giữa quản lý và nhân viên:
Thứ nhất, thiết lập mục tiêu và đánh giá: Cuộc trao đổi tập trung vào việc kết nối giữa mục tiêu và kết quả then chốt của nhân viên với hệ thống OKRs của công ty.
Thứ hai, cập nhật tiến trình thực hiện OKRs: Trao đổi xoay quanh việc nhân viên đã, đang làm tốt điều gì? Điều gì cần cải thiện? Những khó khăn mà nhân viên gặp phải khi thực hiện OKRs và cách thức giải quyết?
Thứ ba, chỉ dẫn cho nhau: thông qua các buổi chỉ dẫn này, nhân viên đạt được tiềm năng của mình và quản lý làm tốt công việc hơn.
Thứ tư, phát triển nghề nghiệp: mục tiêu của nó là giúp nhân viên định hướng lộ trình phát triển tại công ty, đồng thời nâng cao kỹ năng và đón nhận cơ hội, thách thức mới.
Thứ năm, kiểm tra biểu hiện công việc: cuộc trò chuyện nhằm tổng kết những gì nhân viên đã đạt được kể từ cuộc trò chuyện lần trước. Các hướng dẫn tích cực sẽ tiếp tục đẩy cao tiến độ và chất lượng công việc.
Phản hồi (Feedback): những trao đổi hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên để đánh giá tiến triển và dẫn đường cho cải tiến trong tương lai. Nhân viên mong muốn được trao quyền và tạo cảm hứng hơn là làm theo mệnh lệnh, đặc biệt là những nhân viên giỏi. Vì vậy, họ cần được phản hồi liên tục, trực tiếp và mang tính xây dựng. Tính chất công khai của OKRs cho phép thực hiện các phản hồi từ nhiều phía, từ cả nhân viên và lãnh đạo.
Công nhận (Recognition): những diễn tả, hành động mang tính tán dương, tán thưởng, động viên cho những cá nhân xứng đáng đã đóng góp vào quy trình. Đây là yếu tố thường bị xem nhẹ của CFRs và ít người hiểu rõ nhất. Sự công nhận ở đây không chỉ từ cấp trên, mà sự công nhận từ người đồng cấp là một điểm đáng chú ý. Theo khảo sát, những doanh nghiệp có văn hóa công nhận cao có tỷ lệ nhảy việc thấp hơn các doanh nghiệp khác tới 31%. Sự công nhận có thể được thực hiện thường xuyên bằng nhiều cách thức: thiết lập tiêu chuẩn rõ ràng, hình thành cơ chế công nhận đồng cấp, chia sẻ những câu chuyện được công nhận, gắn với các mục tiêu của doanh nghiệp.
Hệ thống OKRs là nền tảng để thự hiện công nhận ngang cấp. Sự thông suốt, công khai của OKRs giúp các đồng nghiệp dễ dàng nhận thấy những thành tích của nhau.
Theo kinh nghiệm của Donna Morris, Phó chủ tịch phụ trách mảng trải nghiệm khách hàng của Adobe, có 3 yêu cầu để hệ thống quản trị công việc liên tục hiệu quả:
1, Sự ủng hộ của lãnh đạo
2, Mục tiêu của công ty phải rõ ràng và có mối quan hệ chặt chẽ với mục tiêu cá nhân
3, Đầu tư vào huấn luyện để các quản lý, lãnh đạo có tư duy, công cụ quản trị hiệu quả hơn
Bằng cách áp dụng phương pháp quản lý công việc liên tục với CFRs, Adobe Systems đã thúc đẩy Adobe đi về phía trước, đồng thhời giảm đáng kể tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.
OKRs cũng có thể thay thế hoặc kết hợp với KPIs.
2. OKRS và Văn hóa doanh nghiệp
OKRs được ví như chiếc tàu hoa tiêu về các ưu tiên của lãnh đạo. CFRs đóng vai trò đảm bảo những mục tiêu này được chuyển tới nhân viên một cách chính xác nhất. Tuy nhiên, để lan truyền các giá trị trên cần có môi trường – chính là văn hóa doanh nghiệp.
Văn hóa mạnh và hệ thống quản trị mục tiêu là những thành tố bổ trợ cho nhau, góp phần vào thành công của doanh nghiệp. OKRs và CFRs chính là nền tảng xây dựng văn hóa xuất sắc và trách nhiệm.
Trong nghiên cứu được thực hiện bởi Teresa Amabile và Steven Kramer, văn hóa thúc đẩy làm việc cao dựa vào sự tổng hợp hai yếu tố:
Thứ nhất, những nhân tố xúc tác. Những hành động hỗ trợ công việc có đặc điểm của OKRs, đó là: “bao gồm thiết lập mục tiêu rõ ràng, cho phép tự chủ, cung cấp đủ thời gian và nguồn lực, cởi mở trong việc học hỏi từ thất bại và thành công, cho phép tự do trao đổi ý tưởng”.
Thứ hai, nuôi dưỡng. Các hành động hỗ trợ lẫn nhau theo phương pháp trao đổi CFRs: “tôn trọng và công nhận, khuyến khích, thoải mái tư tưởng và cơ hội liên kết”.
Đôi khi, văn hóa cần thay đổi trước khi áp dụng OKRs, hay OKRs đóng vai trò như người mở đường trong thay đổi văn hóa.
OKRs và CFRs có thể giúp các doanh nghiệp dù lớn nhỏ có thể vượt ngoài kết quả mong đợi. Tuy nhiên, đưa ra ý tưởng thì dễ dàng, thực hiện mới khó khăn. Mỗi doanh nghiệp sẽ có thể triển khai theo cách phù hợp, để OKRs trở thành bệ phóng cho doanh nghiệp đạt được kết quả đột phá.
Với vai trò là công ty tư vấn chuyên nghiệp, OD CLICK sẵn sàng đồng hành các doanh nghiệp xây dựng và triển khai quản trị doanh nghiệp dựa trên phương pháp OKRs, giúp công ty tập trung nguồn lực và phát triển vượt trội, tạo ra bước đột phá trong kinh doanh.
Tài liệu tham khảo:
John Doerr, 2018, Làm điều Quan trọng (Measure What Matters), NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh