XÂY DỰNG VÀ LAN TỎA THÔNG ĐIỆP TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
Thông điệp mà một thuật ngữ quá quen thuộc trong PR. Thông điệp có thể mang tính chất gắn liền với thương hiệu hoặc chỉ gắn với một chiến dịch. Một cách dễ hiểu nhất, thông điệp là tập hơn những thông tin biểu hiện qua chữ viết, hình ảnh, âm thanh…mà các nhà chiến lược muốn truyền tải, lưu lại trong tâm trí đối tượng mục tiêu.
“Bia Sài Gòn – Dù bạn không cao nhưng người khác cũng phải ngước nhìn”, “Bitis – Nâng niu bàn chân Việt”, “Trung Nguyên – Khơi nguồn sáng tạo” là những thông điệp thành công trong việc đi vào tâm trí người dùng bằng cách dùng câu từ gọn ghẽ và truyền tải ý nghĩa thông điệp rõ ràng, được công chúng nhớ đến. Thông điệp trong truyền thông nội bộ cũng vậy, đối tượng mục tiêu của truyền thông nội bộ chính là các cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, xây dựng và lan tỏa một thông điệp tích cực, thể hiện tinh thần doanh nghiệp và làm sao để nhân viên ghi nhớ, hiện thực hóa thành hành độnglà một thách thức với các nhà lãnh đạo và bộ phận PR – in – house.
Vậy, thông điệp đóng vai trò thế nào trong truyền thông nội bộ?
Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc tính, phong cách làm việc, quy tắc ứng xử và hành vi khác nhau, định hình nên một khái niệm gọi là “văn hóa doanh nghiệp”. Truyền thông nội bộ thường gắn với văn hóa doanh nghiệp, là một trong những phương thức để thúc đẩy và hỗ trợ văn hóa doanh nghiệp. Thông điệp trong truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp củng cố tầm nhìn, giá trị, văn hóa đến toàn bộ nhân viên.
Một số doanh nghiệp, lãnh đạo đặt ra quy luật, thông điệp trong tổ chức, sắp xếp rất nhiều danh ngôn, slogan treo đầy văn phòng và lối đi, nhưng nhân viên không hề để tâm. Họ không nhớ được cái gì treo trên văn phòng, không biết đến lý do tồn tại của doanh nghiệp và mục tiêu công việc của mình là gì? Họ chỉ nghĩ đến việc “làm tròn trách nhiệm của mình” để hưởng lương và phúc lợi. Và như thế, thông điệp mà nhà lãnh đạo đưa ra chỉ là hình thức, thậm chí có thể gọi là “trào phúng”.
Làm thế nào để lan tỏa thông điệp trong tổ chức?
Để thúc đẩy sự lan tỏa của thông điệp trong tổ chức, doanh nghiệp có thể tập trung vào 2 mục tiêu:
Thứ nhất, xây dựng thông điệp cụ thể, dễ hiểu, gợi cảm. Nếu thông điệp quá khó hiểu và không có cảm xúc, nhân viên sẽ không cảm nhận được sự gần gũi, đồng nghĩa với việc không nhận được sự hưởng ứng.
Thứ hai, tạo nên càng cơ chế thúc đẩy, đa dạng hóa cách thức truyền đạt các nội dung.
Các bước xây dựng và lan tỏa thông điệp trong nội bộ doanh nghiệp
1. Xây dựng thông điệp
Một chiến dịch truyền thông nội bộ có thể có nhiều thông điệp, mỗi thông điệp có thể hướng đến một hay nhiều nhóm nhân viên nhưng gắn với một mục tiêu cụ thể. Thông điệp cần thể hiện sự nhất quán và đồng bộ. Một thông điệp tốt là một thông điệp dễ nhớ, dễ thuộc, có cảm xúc và dễ kêu gọi hành động.
2. Hình ảnh hóa thông điệp
Một thông điệp sẽ dễ dàng được nhận biết, đón nhận, tạo ấn tượng với mọi người hơn khi được thể hiện một cách sáng tạo.
Một số hình thức thể hiện thông điệp:
- Poster và Banner
- Video, phim ngắn
- Sticker, áo, bandroll
- Giai điệu hóa thông điệp
Công nghệ về thiết kế và đồ họa ngày nay đã đạt tới nấc thang mới của sự sáng tạo về hình ảnh, bố cục, màu sắc hay font chữ. Đầu tư cho hình ảnh, video và thiết kế, quên những thứ cũ kĩ và làm cho có đi, hãy chịu khó tìm hiểu về những xu hướng thiết kế để sản phẩm truyền thông của bạn ấn tượng nhất. Điều đó cũng không đồng nghĩa với việc bạn phải bỏ ra quá nhiều chi phí, hãy linh hoạt trong ý tưởng thể hiện.
3. Tạo sự thu hút đối với thông điệp
Thông điệp có thể được truyền tải bằng rất nhiều hình thức, thông qua bản tin nội bộ, tranh treo tường hay thông qua các sự kiện nội bộ. Có thể tối ưu hóa hiệu quả lan tỏa bằng cách truyền tải thông điệp thông qua hình ảnh những người có sức ảnh hưởng và truyền cảm hứng trong công ty. Đó có thể là lãnh đạo quản lý có phong cách hay kể cả những nhân viên bình thường nhưng nhiệt tình trong công việc, đó là những sứ giả khiến việc truyền tải thông điệp của bạn thuận lợi hơn.
Ví dụ như ở Tập đoàn Công nghệ Tinh Vân, bất cứ bạn trẻ nào cũng dễ dàng bị thu hút bởi những câu thơ ngắn treo ở nhiều nơi thể hiện những lời nhắn nhủ rất văn hóa được chủ tịch HĐQT Hoàng Tô trực tiếp viết.
Ngoài ra, hãy để nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng thông điệp. Bạn có thể đưa ra chủ đề, sau đó tổ chức cuộc thi giữa các phòng ban để chọn ra thông điệp hay và ấn tượng nhất. Khi tham gia, dù chỉ đóng góp với một vị trí rất nhỏ, nhân sự sẽ có tình cảm và trách nhiệm hơn, cách làm này sẽ giúp mọi người ghi nhớ và đón nhận thông điệp một cách tự nhiên và mạnh mẽ hơn rất nhiều.
4. Triển khai thực tiễn áp dụng thông điệp
Thông điệp không phải sự trào phúng hay hô hào nhất thời, hãy để nó “sống” thật sự trong môi trường làm việc và trong suy nghĩ, hành động của mỗi nhân viên.
Lên kế hoạch chi tiếp áp dụng thông điệp trong các kế hoạch, lĩnh vực, phòng ban cụ thể. Tài liệu hóa thông điệp thông qua sổ tay, video… Thông điệp, ý tưởng và các sản phẩm truyền thông nội bộ có thể góp phần xây dựng và hỗ trợ định hình văn hóa doanh nghiệp.
5. Tôn vinh thông điệp
Đừng quên tôn vinh những con người, nhân viên đã thực hiện thông thông qua giải thưởng, biểu trưng, bản tin nội bộ. Điều này giúp khích lệ tinh thần và thúc đẩy sự lan tỏa của những chiến dịch sau.
Hãy xem nhân viên như khách hàng, đối tác và công chúng của doanh nghiệp, mạnh dạn ngay từ hôm nay, ứng dụng những phương thức ở trên để có thể xây dựng một thông điệp mạnh mẽ trong chính tổ chức của mình.
Quỳnh Anh – OD CLICK