QUẢN TRỊ HIỆU SUẤT HIỆU QUẢ VỚI OKR VÀ KPI
Quản trị hiệu suất, OKR và KPI
Quản trị hiệu suất là tiến trình mà nhà quản lý và nhân viên làm việc cùng nhau để xây dựng mục tiêu, lên kế hoạch, theo dõi giám sát và cuối cùng là đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu của nhân viên cũng như việc đóng góp kết quả đó trong mục tiêu chung của tổ chức. Như H. James Harrington đã nói: “Cái gì mà không đo được thì không hiểu được, không hiểu được thì không kiểm soát được, không kiểm soát được thì không cải thiện được”. Bởi vậy, các lãnh đạo doanh nghiệp luôn quan tâm tới kiểm soát và thúc đẩy năng suất lao động tổ chức.
Hiện nay, có nhiều phương pháp và công cụ được sử dụng để quản trị hiệu suất trên thế giới. Trong đó, phổ biến nhất là KPI và OKR.
KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
OKR (Objectives and Key Results) – Mục tiêu và kết quả then chốt là một phương thức quản lý biến thể của KPI, được sinh ra và áp dụng lần đầu tiên bởi Andy Grove tại Intel vào cuối những năm 1970. Đây là một công cụ đơn giản tạo ra sự liên kết và cam kết xoay quanh các mục tiêu được đo lường, với các mục tiêu quan trọng tạo nên sự phát triển không ngừng của tổ chức.
Hai công cụ quản trị này được sử dụng rộng rãi, song thực tế rất nhiều người có sự nhầm lẫn trong cách xây dựng và triển khai chúng.
Khác biệt giữa OKR và KPI
KPI là công cụ để lãnh đạo nắm được những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công trong mô hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại. Trong quá trình hoạt động, những yếu tố tạo nên mô hình hoạt động của doanh nghiệp sẽ cần thay đổi để bắt kịp xu hướng phát triển. Và OKR sẽ là những nhiệm vụ, những cột mốc mà doanh nghiệp tạo ra để doanh nghiệp khi đạt được chúng sẽ phát triển lên tầm cao mới. Sự khác biệt giữa hai công cụ này được thể hiện trên 4 khía cạnh chính:
Thứ nhất, các chỉ số KPI đảm bảo cho việc hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, nhằm kiểm soát kết quả đầu ra. Các chỉ số đặt ra đều nhằm mục đích tạo ra một cột mốc cần đạt cho mỗi cá nhân để tạo ra thành quả cho tổ chức. Sự kiểm soát của KPI đảm bảo hiệu suất tối thiểu của mỗi người đóng góp vào thành quả cuối cùng.
Trong khi đó, các nhiệm vụ OKR thường thách thức nên những chỉ số đưa ra cũng mang tính khuyến khích, truyền cảm hứng. Ví dụ, để đạt được mục tiêu tăng thị phần 10%, kết quả then chốt có thể là kết nối với 1000 khách hàng mới, hay tối ưu trải nghiệm khách hàng. Các kết quả then chốt giúp chúng ta tiến gần hơn tới kết quả mong đợi.
Thứ hai, KPI thuộc dạng Lag goal, tập trung vào những kết quả cuối cùng của một hoạt động cụ thể. Trong khi đó, KR của OKR là các Lead Goal, giúp hoàn thành các mục tiêu đặt ra.
Như vậy nghĩa là, KPI tập trung vào kết quả, trong khi OKR tập trung vào quá trình đạt được mục tiêu đã chọn.
Thứ ba, thời gian tồn tại của các chỉ số KPI và OKR có sự khác biệt. KPI thường dùng cho những công việc mang tính chất định kỳ, lặp đi lặp lại. Do đó, các chỉ số này cố định, ít thay đổi trong thời gian dài,
Các mục tiêu OKR mang tính thách thức, tiến bộ, thường tồn tại trong thời gian ngắn hạn, thậm trí chỉ xuất hiện một lần duy nhất, không còn tồn tại trong kế hoạch của các chu kỳ tiếp theo. Những chỉ số này dễ dàng thay đổi linh hoạt phù hợp với từng Mục tiêu (Objective) đã chọn.
Thứ tư, các mục tiêu KPI được coi là thành công khi mức độ hoàn thành đạt 100%. Bởi đây là những yêu cầu bắt buộc để hiệu quả.
Các kết quả then chốt mang tính thúc đẩy và thách thức được cho là thành công nhất với mức độ hoàn thành 70%.
Phối hợp OKR và KPI
Mặc dù cả KPI và OKR đều đánh giá hiệu quả kinh doanh, nhưng chúng thực sự phục vụ các mục đích khác nhau. KPI đo lường hiệu quả kinh doanh theo thời gian, trong khi OKR sắp xếp các ưu tiên của công ty và đo lường tiến trình hướng tới các mục tiêu trong tương lai.
KPI của bạn phản ánh hiệu suất, nhưng không cho bạn biết làm thế nào bạn có thể cải thiện nó. KPI phản ánh kết quả các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông qua các chỉ số cụ thể. Các chỉ số này đo lường hiệu quả của các quy trình và sáng kiến hiện có, nhưng lại không cho bạn biết bạn sẽ phát triển doanh nghiệp của mình như thế nào hoặc cải thiện hiệu suất ra sao.
OKR là lộ trình giúp bạn đi tới thành công. Nhờ OKR, bạn không chỉ biết những gì bạn muốn cải thiện mà còn là cách bạn sẽ làm cho nó xảy ra. Bạn làm rõ các mục tiêu mong muốn và các ưu tiên để đạt được thành công đó.
Phương pháp OKR cũng giúp dễ dàng xem xét các mục tiêu và tiến bộ trong các cuộc họp hàng tuần. Thay vì chỉ dựa vào KPI, bạn và nhóm của bạn có thể xem xét OKR và thảo luận xem đội ngũ có đang đi đúng hướng hay không. Điều này giúp bạn thiết lập một nhịp điệu thúc đẩy mọi người trong công ty triển khai công việc và đi theo định hướng thống nhất trong suốt quý và năm.
Trong hoạt động doanh nghiệp, khi KPI cần được thay đổi để phù hợp cho mục đích phát triển của doanh nghiệp, những KPI đó sẽ tạo ra OKR. Lãnh đạo sẽ đưa ra những yêu cầu và mong muốn cụ thể trong việc thay đổi KPI, tạo ra các mốc thời gian và mức độ hoàn thành công việc trong quá trình cải tạo KPI. Tất cả đều nằm trong quy trình tạo ra OKR.
Nói cách khác, OKR và KPI có thể xuất hiện cùng lúc và hoạt động hiệu quả với nhau. KPI sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của doanh nghiệp và chỉ ra vấn đề cùng những thứ cần được phát triển. Còn với OKR, các vấn đề sẽ được liệt kê và giải quyết, nâng cao quy trình làm việc và gây dựng sự sáng tạo của các thành viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tài liệu tham khảo:
https://blog.taskpigeon.co/guide-using-kpis-okrs/
https://odclick.com/tai-nguyen/chuyen-san/tu-duy-moi-ve-quan-tri-hieu-suat/
https://odclick.com/tai-nguyen/cong-cu/toi-uu-suc-manh-cua-okrs-trong-quan-tri/
https://www.perdoo.com/blog/okr-vs-kpi/
https://www.wrike.com/blog/kpis-vs-okrs-compare-need-successful/