Theo nghiên cứu của Forbes, việc quản lý tri thức hiệu quả sẽ làm tăng năng suất của công ty lên tới 40%. Cũng trong khảo sát của Forbes, hoạt động chia sẻ kiến thức kém hiệu quả khiến các công ty trong danh sách Fortune 500 tiêu tốn 31,5 tỷ đô la mỗi năm. Có thể thấy vấn đề quản trị tri thức quan trọng với sự phát triển của doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh và nền kinh tế số hiện nay. Quản trị tri thức gắn với văn hóa học tập, đề cao phát triển năng lực nhân sự thực thi chiến lược tạo ra hiệu quả kinh doanh.
Các doanh nghiệp lớn trên thế giới coi trọng vấn đề quản trị tri thức. Đặt trong bối cảnh Việt Nam, chưa nhiều doanh nghiệp đầu tư cho hoạt động này. Biểu hiện rõ nhất là khi những nhân tài, trụ cột rời đi doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong hoạt động, giảm hiệu quả công việc.
Nhìn chung, quản trị tri thức là quá trình xây dựng vốn tri thức của tổ chức thông qua biến tri thức ẩn của từng cá nhân thành tài sản chung, được lưu trữ thông qua nhiều hình thức như tài liệu viết tay, podcast, video những buổi thuyết giảng, trình bày. Theo cách thức như vậy, ngay cả khi, cá nhân nòng cốt rời đi thì nhân sự kế thừa vẫn nắm được kiến thức, năng lực lõi thông qua nguồn dữ liệu đã lưu trữ.
Xuất phát từ nghiên cứu mô hình tri thức quốc tế, thấu hiểu đặc điểm tâm lý, nhu cầu nhân lực Việt Nam, OD CLICK khái quát quy trình quản trị tri thức gắn với công cụ tập trung vào xây dựng vốn tri thức mạnh trong tổ chức trong qua phát triển năng lực cá nhân và thúc đẩy sự chia sẻ trong tổ chức.
Bước 1: Xây dựng kiến thức
Quá trình hình thành này đến từ sự tích lũy kiến thức từ các cá nhân. Nhân sự có thể tích lũy qua những kinh nghiệm làm việc của bản thân, được đào tạo bài bản thông qua trường lớp, tài liệu có sẵn như sách, báo. Đồng thời, các cá nhân có thể học tập chính đồng nghiệp, cấp trên của mình để hình thành vốn kiến thức nền tảng cho bản thân.
Bước này, công ty xây dựng công cụ tập trung các quản lý thấu hiểu năng lực, điểm mạnh và đặc điểm nhân sự để xây dựng kế hoạch chia sẻ tri thức trong phòng ban hiệu quả. Đồng thời xây dựng kế hoạch liên tục nâng cao và phát triển năng lực cho các cá nhân làm giàu vốn tri thức của tổ chức. Do vậy, biểu mẫu được xây dựng dựa trên 2 trọng tâm chính là đánh giá chung và phát triển năng lực.
Bước 2: Nắm bắt và chia sẻ tri thức
Tri thức ẩn của mỗi cá nhân đã được phát triển ở bước 1. Bước này doanh nghiệp hướng đến tạo ra sự chia sẻ tri thức trong tổ chức, biến tri thức ẩn thành tri thực hiện thông qua các tài liệu, văn bản, cẩm nang cụ thể. Cá nhân có điểm mạnh về năng lực nào có thể thuyết trình ngắn, trao đổi với các thành viên khác trong tổ chức để nâng cao năng lực đội ngũ. Với doanh nghiệp, những tài liệu, video, powerpoint trình bày được lưu lại như là tài sản của doanh nghiệp.
Biểu mẫu công cụ được xây dựng theo hình thức trả lời 5 câu hỏi trọng tâm What, Why, How, When cùng với các hoạt động follow-up để xác định rõ vai trò, năng lực cần chia sẻ, phương pháp phù hợp cũng như yếu tố quyết đình thành công.
Bước 3: Tổng hợp và lưu trữ tri thức
Đây là quá trình lưu trữ kiến thức trên nền tảng dữ liệu của doanh nghiệp. Hiện nay trong bối cảnh công nghệ bùng nổ, việc lưu trữ dễ dàng thay vì bằng tài liệu trên giấy như trước kia. Các doanh nghiệp có thể xây dựng và lưu kiến thức qua video, tài liệu trên các định dạng. Điều này giúp chia sẻ và tổng hợp kiến thức trở nên dễ dàng. Đồng thời tính bảo mật được nâng cao khi những tài liệu nội bộ sẽ chỉ cấp phép cho những người có trách nhiệm. Điều này tránh tình trạng bị mất tài liệu, kiến thức quan trọng. Nhiều doanh nghiệp đã có buổi huấn luyện nội bộ qua E – learning, nội dung bài giảng, video được lưu lại dễ dàng. Do vậy, những nhân sự có thể truy xuất và tìm hiểu kĩ hơn.
Bước 4: Áp dụng và tái tạo tri thức
Sau khi hình thành và chia sẻ, các cá nhân sẽ áp dụng những tri thức đã được đào tạo vào các nội dung công việc cụ thể. Ví dụ khi làm việc với khách hàng, các nhân sự có thể áp dụng những kinh nghiệm và quy trình đã được chuẩn hóa. Song, chu kì được lặp lại khi trải qua quá trình tương tác và làm việc, những quy trình, chính sách cũ có thể được thay đổi, sáng tạo và ngày càng hoàn thiện hơn.