Peter F. Drucker: “Điều quan trọng nhất trong giao tiếp là nghe những gì không nói ra được”. Truyền thông nội bộ cũng vậy, truyền đạt thông điệp và lắng nghe những gì mà lãnh đạo ngụ ý muốn truyền đạt là vấn đề hết sức quan trọng ở mỗi tổ chức. Nếu có một thông điệp tốt, kết hợp với các hoạt động xúc tiến thì sẽ giúp nhân viên nhanh chóng thấu hiểu thông điệp mà lãnh đạo mong muốn gửi đến họ và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Các công ty sử dụng hệ thống thông tin liên lạc nội bộ để thông báo và giúp nhân viên tham gia vào mọi thứ đang diễn ra trong tổ chức của họ. Khi nhân viên lắng nghe và thực thi tốt thì đó chính là sức mạnh của thông điệp truyền thông nội bộ đạt hiệu quả. Nhưng ở một số doanh nghiệp dù có thông điệp nhưng họ lại chưa truyền đạt tốt đến nhân viên.
Truyền thông nội bộ gắn với văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp phù hợp sẽ thúc đẩy một lực lượng lao động hài hòa, chuyển thành sức mạnh thực sự cho các doanh nghiệp trong những thời điểm đầy thách thức. Tất nhiên, để có văn hóa công ty thành công, cần truyền tải hiệu quả các yếu tố quan trọng của công ty, từ mục tiêu và giá trị, đến thực tiễn nội bộ, đến mọi nhân viên và giám đốc điều hành. Một tổ chức thống nhất chỉ có thể làm việc với một kế hoạch truyền thông hai chiều hiệu quả. Khi tổ chức càng lớn càng cần phải xây dựng chiến lược, để có thể nâng cao hơn nữa các giá trị, tạo sự gắn kết nội bộ và khẳng định thương hiệu của công ty
Thông điệp là gì?
Thông điệp là một thuật ngữ quen thuộc trong PR. Thông điệp có thể mang tính chất gắn liền với thương hiệu hoặc chỉ gắn với chiến dịch. Một cách dễ hiểu nhất, thông điệp là tập hợp những thông tin được biểu hiện qua chữ viết, hình ảnh, âm thanh… mà các nhà chiến lược muốn truyền tải, lưu lại trong tâm trí đối tượng mục tiêu.
Thông điệp rất quan trọng đối với những nỗ lực truyền thông nội bộ. Một thông điệp hiệu quả là giúp cho nhân viên, nhóm, các cổ đông trở nên tin tưởng những người lãnh đạo, thông suốt các giá trị và làm việc hiệu quả hơn cho tổ chức.
Truyền thông nội bộ là gì?
Theo Wikipedia: “Truyền thông nội bộ (IC) là chức năng chịu trách nhiệm liên lạc hiệu quả giữa những người tham gia trong một tổ chức. Phạm vi của chức năng thay đổi tùy theo tổ chức và người thực hành, từ việc tạo và gửi thông điệp, chiến dịch thay mặt quản lý để tạo điều kiện cho đối thoại hai chiều và phát triển kỹ năng giao tiếp của người tham gia tổ chức”
Theo một nghiên cứu được công bố bởi Viện Gallup cho thấy trong số các công nhân Mỹ được khảo sát, chỉ có 27% cho biết họ tin tưởng mạnh mẽ vào giá trị của người chủ của họ. Vì vậy, điều quan trọng đối với truyền thông nội bộ là giúp nhân viên hiểu rõ hơn về văn hóa của công ty họ làm việc và thúc đẩy cảm giác kết nối với thương hiệu của công ty. Những nhân viên tin tưởng mạnh mẽ vào thương hiệu của công ty không chỉ có khả năng làm việc hiệu quả hơn mà còn có nhiều khả năng thúc đẩy họ cảm thấy hạnh phúc và hài lòng như thế nào với chủ nhân
Thông điệp có vai trò như thế nào trong truyền thông nội bộ?
Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc tính, phong cách làm việc, quy tắc ứng xử và hành vi khác nhau, định hình nên một khái niệm gọi là “văn hóa doanh nghiệp”. Truyền thông nội bộ thường có mối quan hệ chặt chẽ với văn hóa doanh nghiệp. Nó là một phương thức để thúc đẩy và hỗ trợ văn hóa doanh nghiệp. Thông điệp truyền thông nội bộ giúp văn hóa doanh nghiệp củng cố tầm nhìn, hệ giá trị, văn hóa đến toàn bộ nhân viên.
Hầu hết các kế hoạch truyền thông nội bộ thành công tập trung vào việc tìm kiếm cách dễ dàng và hiệu quả hơn để truyền đạt thông tin quan trọng, đồng thời sử dụng đúng thông điệp để truyền cảm hứng và cải thiện nơi làm việc.
Khi không có chiến lược truyền thông nội bộ cho một doanh nghiệp, nhân viên có thể bắt đầu cảm thấy bị cô lập hoặc không liên kết với tổ chức. Một số doanh nghiệp, lãnh đạo đặt ra quy luật, thông điệp trong tổ chức, sắp xếp rất nhiều danh ngôn, slogan treo đầy văn phòng và lối đi nhưng nhân viên không hề để tâm. Họ không được gì treo ở văn phòng, không biết đến lý do tồn tại của doanh nghiệp và mục tiêu công việc của mình là gì? Họ chỉ nghĩ đến việc làm tròn trách nhiệm của mình để hưởng lương và phúc lợi. Và như vậy dẫn đến những thông điệp của lãnh đạo chỉ mang tính hình thức, bất khả dụng.
Phát triển cấu trúc thông điệp cho truyền thông nội bộ đòi hỏi bốn cấp độ lập kế hoạch:
Cấp độ 1: Thiết lập mục tiêu truyền thông nội bộ hàng năm cho từng mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Các mục tiêu truyền thông nội bộ nên được đóng gói để củng cố các mục tiêu kinh doanh của tổ chức và nên bao gồm một tập hợp các kết quả được nhắm mục tiêu. Thông tin liên lạc nội bộ thường có thể hỗ trợ các mục tiêu truyền thông bên ngoài để đạt được kết quả kinh doanh mong muốn.
Cấp độ 2: Phát triển một hoặc nhiều chương trình truyền thông sẽ thúc đẩy từng mục tiêu truyền thông hàng năm.
Các chương trình có quy mô lớn và được thực hiện trong suốt cả năm. Nên lập các chương trình khác nhau cho từng mục tiêu truyền thông hàng năm. Tuy nhiên, điều quan trọng là nên giữ cho số lượng chương trình có thể quản lý được, không nên quá nhiều dẫn đến khó kiểm soát.
Cấp độ 3: Thiết lập nhiều chiến dịch để hỗ trợ các mục tiêu của một chương trình.
Chiến dịch bao gồm một tập hợp các hoạt động truyền thông được phối hợp để nhân viên có được thông tin họ cần phản hồi hoặc phản ứng theo cách sẽ thúc đẩy các mục tiêu của chương trình. Mỗi chiến dịch nên có kế hoạch hành động, thời gian và kết quả kỳ vọng về mặt tương tác của các chương trình
Xác định cách đo lường thành công cho từng chiến dịch và tập trung vào kết quả ở cấp chiến dịch thay vì cấp độ hoạt động. Tổng hợp kết quả chiến dịch để xem đã đạt được mục tiêu chung của chương trình tốt như thế nào.
Cấp độ 4: Tạo một tập hợp các hoạt động riêng biệt để hỗ trợ các mục tiêu của từng chiến dịch.
Các truyền đạt thông điệp cũng quan trọng như nội dung của thông điệp. Để hỗ trợ cho chiến dịch thành công nhất nên lựa chọn kênh tốt nhất để đáp ứng các mục tiêu chiến dịch. Mặc dù chiến lược đa kênh là cần thiết để đạt được các mục tiêu cấp chương trình, việc thực hiện chiến lược kênh phù hợp với mục đích cho các chiến dịch và các hoạt động riêng lẻ có nhiều khả năng dẫn đến kết quả mong muốn.
Đơn giản hóa các kênh
Nắm bắt phản ứng của nhân viên cho từng hoạt động và sử dụng phản hồi đó để tinh chỉnh các hoạt động tiếp theo của chiến dịch. Truyền thông nội bộ ngày này là học hỏi từ những hoạt động truyền thông trước, rút kinh nghiệm và nâng cao chiến lược hơn nữa.
Tuy nhiên, thông tin liên lạc nội bộ sẽ không được coi là một tài sản chiến lược trừ khi chúng được lên kế hoạch, thực hiện và kết quả của chúng được đo lường theo cách chúng tôi đo lường giao tiếp với khách hàng và ảnh hưởng của nó đối với việc thu hút và duy trì khách hàng. Xây dựng cấu trúc thông điệp là bước đầu tiên để làm cho truyền thông nội bộ tạo ra chiến lược về sự gắn kết và năng suất của nhân viên.
Các kênh thường được sử dụng trong một kế hoạch truyền thông nội bộ
Khi công nghệ đã phát triển trên thị trường, nắm bắt và sử dụng hiệu quả sự phát triển đó là điều mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Dưới đây là các kênh truyền thông cho các doanh nghiệp hiện đại.
Một số kênh truyền thông nội bộ hàng đầu được sử dụng hiện nay là:
Đây được công nhận là một trong những hình thức giao tiếp đơn giản và hiệu quả nhất, email cho phép bạn gửi tin nhắn ngay lập tức đến một thành viên trong nhóm hoặc một mà không cần phải nhấc điện thoại. Tất nhiên, email cũng có những nhược điểm như khối lượng nhận email mỗi ngày bị giới hạn.
- Mạng nội bộ của công ty
Trong một nỗ lực để đối phó với vấn đề email, một số công ty bắt đầu sử dụng mạng nội bộ của riêng họ. Mạng nội bộ về cơ bản là một bảng thông báo nhóm khi bạn có thể lưu trữ thông tin quan trọng, tham khảo các tệp cần thiết và chia sẻ với một nhóm. Vấn đề duy nhất với mạng nội bộ là các thành viên trong nhóm đôi khi có thể cảm thấy bị choáng ngợp bởi lượng thông tin cho họ.
- Bản tin
Khi được sử dụng một cách chính xác, các bản tin điện tử (và truyền thống) có thể là một kênh tuyệt vời để liên lạc nội bộ. Với một số nội dung và đồ họa có giá trị, những giải pháp này có thể khiến nhân viên của bạn gắn bó, đồng thời truyền tải thông điệp một cách đơn giản và hiệu quả.
- Áp phích và biểu ngữ
Đôi khi, một bức tranh thực sự đáng giá ngàn lời nói. Một thông điệp trên một biểu ngữ hoặc áp phích đôi khi có thể thu hút sự chú ý của những nhân viên thường bị choáng ngợp bởi các email và các cuộc gọi điện thoại liên tục. Mặc dù bạn có thể không thể sử dụng áp phích cho mọi thứ, nhưng chúng có thể là một cách tốt để truyền đạt các khía cạnh quan trọng thông điệp cho nhân viên.
- Video
Video là một cách tuyệt vời khác để giao tiếp với các thành viên trong nhóm từ góc độ hình ảnh. Bộ phận truyền thông nội bộ có thể tạo các video chia sẻ, nói chuyện với nhân viên, trình bày các bài thuyết trình cho các nhà đầu tư và hơn thế nữa. Video là một kênh hữu ích vì chúng giải quyết nhiều giác quan, có thể truyền cảm xúc và có thể hấp dẫn hơn một khối văn bản.
- Họp nhóm
Đôi khi, cách tốt nhất để giao tiếp với ai đó là thông qua tương tác trực diện. Các cuộc họp nhóm cho phép tiếp xúc trực tiếp với con người và có thể là một cách tuyệt vời để nhân viên có được thông tin. Đôi khi, một cuộc họp được lên kế hoạch cẩn thận thậm chí có thể giúp đưa ra các thông điệp dễ dàng và phù hợp hơn với các nhân viên hơn.
Truyền thông nội bộ rất quan trọng để giữ cho nhân viên chia sẻ, cập nhật các sáng kiến mới nhất cho công ty, thiết lập tiếng nói của các bộ phận trong tổ chức. Đối với các doanh nghiệp lớn hiện nay, để đảm bảo sự phát triển bền vững, cần có sự củng cố kênh truyền thông nội bộ cũng như cải thiện văn hóa doanh nghiệp, gắn kết tổ chức; Khuyến khích sự tham gia chia sẻ từ nhân viên, tạo cho họ một môi trường tiếp nhận thông điệp một cách thoải mái, giúp hiểu rõ hơn về công ty; Tạo môi trường giao tiếp hiệu quả nơi làm việc, xây dựng mối quan hệ nội bộ tốt; Truyền thông tốt dẫn đến thông điệp đưa tới gần mọi người hơn. Điều đó làm khơi dậy tính chủ động cũng như trách nhiệm của nhân viên trong phát triển, hoàn thiện bản thân và góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
https://www.employeechannelinc.com
https://en.wikipedia.org/wiki/Internal_communications