Truyền thông nội bộ là chức năng chịu trách nhiệm liên lạc hiệu quả giữa những người tham gia trong một tổ chức. Phạm vi của chức năng thay đổi tùy theo tổ chức và người thực hành, từ việc tạo và gửi thông điệp, chiến dịch thay mặt quản lý, để tạo điều kiện cho đối thoại hai chiều, phát triển kỹ năng giao tiếp của mọi người trong tổ chức
Kế hoạch truyền thông nội bộ là cần thiết cho mỗi chủ đề trong doanh nghiệp, phát triển kế hoạch chiến lược thành hành động giúp nhân viên thay đổi và giải quyết các vấn đề quan trọng. Việc xây dựng thông điệp và xác định các kênh truyền thông nội bộ giúp chiến dịch đạt hiệu quả nhanh chóng hơn.
Dựa trên đối tượng mục tiêu, bạn cần phác thảo được thông điệp quan trọng nhất cần truyền đạt đến họ. Hãy gói gọn những gì cần truyền đạt qua 3 thông điệp có thể bổ trợ cho thông điệp chính để mọi người dễ dàng ghi nhớ.
Áp dụng công thức 5 W và 1 H trong xây dựng thông điệp để đảm bảo bạn không thiếu một chi tiết quan trọng, chia sẻ bối cảnh quan trọng và làm cho nó phù hợp với đối tượng của bạn:
- What: Cái gì – quyết định là gì? Nó có nghĩa là gì? Tôi nên biết gì? Có gì trong đó cho tôi?
- Why: Tại sao – Tại sao nó là quyết định đúng đắn? Tại sao bây giờ? Tại sao nó lại quan trọng?
- Where: Ở đâu – quyết định này đến từ đâu? Nó sẽ ảnh hưởng đến đâu? Tôi có thể lấy thêm thông tin ở đâu?
- When: Khi nào – Khi nào điều này xảy ra?
- How: Làm thế nào – Quyết định được đưa ra như thế nào? Nó sẽ được thực hiện như thế nào? Làm thế nào sẽ truyền thông nội bộ và bên ngoài? Nó ảnh hưởng đến tôi như thế nào?
- Who: Ai – Ai đã đưa ra quyết định? Người chịu trách nhiệm? Nó tác động đến ai?
Bên cạnh đó là một số mẹo bổ sung để làm cho thông điệp của bạn dễ gần hơn với đối tượng tiếp nhận:
- Giữ chúng đơn giản: Mọi người nhớ mọi thứ dựa trên những ý tưởng đơn giản
- Bất ngờ: Khi bạn khiến mọi người ngạc nhiên, họ có xu hướng nhớ nó lâu hơn.
- Truyền đạt rõ ràng: Hành động, cảm giác, hình ảnh và ngôn ngữ của con người giúp họ dễ hiểu một ý tưởng
- Đáng tin cậy: Sử dụng sự thật, số liệu và ví dụ từ các nguồn đáng tin cậy
- Truyền cảm hứng và tạo ra một kết nối cảm xúc: Mọi người nhớ những thứ chạm vào cảm xúc của họ – cho dù đó là một điều gì đó buồn cười hoặc khiến họ phản ánh
Cho dù bạn phát triển thông điệp của mình như thế nào, hãy chắc chắn sử dụng một mẫu để giữ cho mọi thứ đúng khuôn mẫu, nhất quán và súc tích.
Một trong những thách thức của các nhà truyền thông nội bộ đó là chọn đúng kênh và kết hợp đúng kênh, vì vậy cần đặc biệt cân nhắc tới các yếu tố:
- Tính khả dụng: Thông điệp phải mang tính chính xác và khả dụng, để người nhận có thể hiểu được thông điệp
- Đối tượng: Họ là ai, họ dựa vào đâu, họ thích truy cập thông tin như thế nào và thông điệp sẽ có hiệu quả như thế nào trong việc tiếp cận họ và thu hút họ?
- Mục tiêu: Tổ chức muốn mọi người học hỏi, suy nghĩ, cảm nhận hoặc làm gì khi kết quả của thông điệp?
- Nội dung: Bối cảnh và nội dung của thông điệp là gì? (ví dụ, tin nhắn nhạy cảm có thể cần được truyền đạt trực tiếp, thay vì bằng tin nhắn văn bản)
- Thời gian: Thông điệp khẩn cấp như thế nào? (ví dụ: liên lạc trong thời điểm khủng hoảng đòi hỏi phải phổ biến nhanh các thông điệp quan trọng)
- Sự trùng lặp thông tin: Đảm bảo rằng trong quá trình thực hiện truyền thông nội bộ không có những thông điệp trùng lặp. Nhân viên có thể ở trong nhiều nhóm mục tiêu cùng một lúc mà không nhận được thông tin trùng lặp.
Truyền thông ngày nay không chỉ gói gọn trong 1 hay 2 kênh cụ thể. Với nhiều thế hệ, độ tuổi thì việc tiếp cận được toàn bộ những đối tượng kể trên trong tổ chức làm cho công tác truyền thông nội bộ khó hơn bao giờ hết. OD CLICK xin được giới thiệu dưới đây 13 kênh truyền thông nội bộ phổ biến nhất.
1. Video: Kênh truyền thông này rất dễ truyền cảm hứng vì khả năng nhận thức hình ảnh của con người là nhiều hơn so với những chữ cái và số liệu.
2. Trang web quy mô nhỏ: Giúp cho người đọc dễ dàng tiếp nhận thông tin nhanh chóng.
3. Blog: Đem những tư duy cá nhân (suy nghĩ của CEO,.v.v) đến với mọi người nhưng cần được cập nhật thường xuyên.
4. Social Media: Đây là kênh dễ tiếp cận, cũng một phần do cuộc sống hiện đại khiến chúng ta luôn phải gắn với kênh này.
5. Ứng dụng (máy tính hoặc điện thoại): Những ứng dụng truyền thông truyền tải trực tiếp thông điệp đến người đọc và cho người đọc được quyền lựa chọn loại thông tin mình muốn.
6. Thư điện tử: Đây là kênh truyền thống và làm việc phổ biến nhất hiện nay.
7. Đài phát sóng: Thông tin được truyền tải đến người nghe rất tiện lợi, trong khi họ có thể tham gia những công việc, hoạt động khác.
8. Mạng nội bộ: Đây là kênh sẽ được người lao động tiếp cận nhiều nhất do tính chất liên quan đến công việc.
9. Thông báo trên tường: Kênh này là miễn phí và rất dễ tập trung vào thông điệp như mục tiêu, sứ mệnh.
10. Băng rôn, áp phích: Chi phí của kênh này không cao mà có thể đem lại hiệu quả đầu tư lớn ở những vị trí đông người.
11. Màn hình: Bằng cách thiết lập màn hình cho máy tính làm việc, kênh này sẽ tạo hiệu ứng lan truyền rất thu hút.
12. Người quản lý: Giao tiếp giữa người với người luôn là cách truyền thông tốt nhất. Những người quản lý khi trực tiếp truyền tải thông điệp không chỉ đem lại thông tin mà còn cả cảm hứng và năng lượng tích cực cho nhân viên.
13. Họp online: Trong tình hình dịch bệnh hoặc nhân viên không thể đông đủ tại công ty, đây là cách hiện đại giúp cho ai cũng có thể nhận được thông tin dù ở đâu.
Truyền thông nội bộ không khó, có rất nhiều cách thức để truyền tải thông tin. Doanh nghiệp lựa chọn cách nào phù hợp, mang lại hiệu quả nhất thì cần phải được thử nghiệm và đo lường cẩn thận. Có thể nói truyền thông nội bộ là điều không thể thiếu trong một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, xây dựng một văn hóa doanh nghiệp mạnh hướng đến sự phát triển bền vững.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
https://www.yourthoughtpartner.com
https://en.wikipedia.org/wiki/Internal_communications