Môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, đặt ra nhiều yêu cầu cấp bách cho doanh nghiệp Việt Nam. Điều này thôi thúc các doanh nghiệp nếu không có tốc độ nhanh, khả năng ứng biến linh hoạt, kịp thời thì chắc chắn sẽ bị đào thải. Nhiều nhà lãnh đạo, quản lý xuất chúng, có hiểu biết sâu sắc và chiến lược tốt nhưng lại không bao giờ biến chúng thành hành động mang lại hiệu quả trong tổ chức. Những hiểu biết mới của họ về khách hàng, thị trường và công nghệ tiên tiến lại không thể áp dụng trong thực tế bởi những điều đó mâu thuẫn với những hình ảnh sâu đậm tồn tại trong mỗi người trong tổ chức về cách nhìn thế giới vận hành. Những suy nghĩ giới hạn chúng ta và hành động quen thuộc làm cho tầm nhìn chiến lược của lãnh đạo không được thực thi. Họ biết rằng, nguyên nhân của việc thất bại này không phải do ý chí yếu ớt, mong muốn nửa vời hay sự hiểu biết không có hệ thống mà mấu chốt vấn đề chính là ở những mô hình tư duy (Mental models).
Nguyên lý quản lý những Mô hình tư duy – tức là sự bao quát, thử thách và cải thiện những hình ảnh nội tại về cách thế giới vận hành – hứa hẹn sẽ trở thành một đột phá quan trọng để xây dựng những tổ chức học tập. Các doanh nghiệp đang ngày càng ưu tiên đào tạo – tổ chức học tập và coi đó như là yếu tố văn hóa cốt lõi của tổ chức.
Mô hình tư duy là một trong năm nguyên lý chủ chốt của tổ chức học tập. Mô hình tư duy là các giả thiết, sự khái quát, suy nghĩ, định kiến và cả các hình ảnh đã ăn sâu vào cách suy nghĩ của các cá nhân và ảnh hưởng đến cách mà các cá nhân đó nhìn nhận về thế giới xung quanh và hành động. Trong tổ chức học tập, mỗi cá nhân không ngừng xác định, làm rõ và hoàn thiện cách mà họ nhìn nhận về thế giới xung quanh. Mô hình tư duy luôn mang tính chủ động – chúng định hướng cách chúng ta hành động. Ví dụ đơn giản là khi cho rằng con người không đáng tin cậy, chúng ta sẽ hành động khác với khi cho rằng họ đáng tin cậy.
Tại sao những mô hình tư duy quyết định điều chúng ta làm?
Điều này có thể giải thích đơn giản bởi một phần là do mô hình tư duy ảnh hưởng đến cách nhìn nhận của chúng ta. Hai người có hai Mô hình tư duy khác nhau sẽ quan sát cùng một sự kiện nhưng mô tả nó hoàn toàn khác nhau, do họ nhìn vào những chi tiết khác nhau. Ví dụ như khi gặp cùng một tình huống khó khăn như nhau, người thì chọn cách xử lý này, người lại chọn cách xử lý kia, dẫn đến kết quả cuối cùng lại khác nhau hoàn toàn.
Cách những Mô hình tư duy hình thành nhận thức của chúng ta cũng không kém phần quan trọng trong quản lý. Quán tính của những Mô hình tư duy đã cắm rễ sâu có thể vượt qua cả những hiểu biết mang tính hệ thống sâu sắc nhất. Đây là một bài học cay đắng cho nhiều nhà cung cấp những công cụ quản lý mới, chứ không chỉ cho những ai ủng hộ suy nghĩ hệ thống.
Nhưng nếu những mô hình tư duy có thể cản trở việc học tập – níu chặt các công ty và ngành công nghiệp trong những cách hành xử lạc hậu – tại sao chúng lại không thúc đẩy việc học tập? Qua thời gian câu hỏi đơn giản này trở thành động lực cho các nguyên lý chuyển những mô hình tư duy thành bể nổi và thử thách, cải thiện chúng.
Những công cụ và kỹ năng của mô hình tư duy
Các công ty khác nhau sẽ có phương pháp khác nhau để phát triển khả năng hoạt động với các Mô hình tư duy, việc họ làm liên quan đến việc phát triển những kỹ năng theo hai loại chính: Kỹ năng suy ngẫm và kỹ năng tìm hiểu.
- Kỹ năng suy ngẫm: Liên quan đến việc làm chậm tiến trình suy nghĩ để chúng ta có thể nhận thức rõ hơn về cách mình hình thành các mô hình tư duy và cách chúng ảnh hưởng đến hành động của chúng ta.
- Kỹ năng tìm hiểu: Liên quan đến cách chúng ta tham gia trong tương tác mặt đối mặt với người khác, đặc biệt trong khi giải quyết những vấn đề phức tạp đầy mâu thuẫn. Chúng ta cần có sự tìm hiểu, phân tích tình huống thì mới tìm ra cách giải quyết phù hợp và thỏa đáng.
Nguyên lý Mô hình tư duy
Thứ nhất: Thực hành suy ngẫm
Trong bất kì tổ chức nào, mô hình tư duy chủ chốt nhất vẫn là các mô hình của những người ra quyết định. Nếu không được kiểm tra thì mô hình tư duy kiểu này sẽ làm cho tổ chức giới hạn trong những hành vi và hành động quen thuộc và dễ dàng. Hai là bản thân những nhà quản lý, không chỉ là những nhà tư vấn hay chuyên gia, phải phát triển các kỹ năng học tập đối mặt và suy ngẫm, nếu không họ sẽ tác động rất ít trên các quyết định hành động thực tế.
Thực hành suy ngẫm là yếu tố thiết yếu trong nguyên lý mô hình tư duy. Đối với những nhà quản lý, điều này đòi hỏi cả những kỹ năng kinh doanh, kỹ năng giao tiếp và suy ngẫm. Bởi các nhà quản lý vốn có tính thực dụng, việc huấn luyện họ về “mô hình văn hóa tinh thần” hay “ tìm hiểu sự cân bằng và ủng hộ” mà không có liên kết với những vấn đề kinh doanh quan trọng thường sẽ bị từ chối. Không có những kỹ năng suy ngẫm và giao tiếp, việc học tập chắc chắn có tính thụ động không sáng tạo.
Thứ hai: Lý thuyết được tán thành so với lý thuyết được áp dụng
Học tập suy cho cùng là hành động, và một kỹ năng suy ngẫm cơ bản liên quan đến việc sử dụng khoảng cách giữa điều chúng ta nói và điều chúng ta làm như một động lực để có thể nhận thức rõ ràng hơn. Lý thuyết tán thành so với lý thuyết được áp dụng không nhất thiết phải là nguyên nhân rồi dẫn đến hành động. Việc nhận thức rõ ràng hơn sẽ giúp khoảng cách giữa lý thuyết được tán thành và lý thuyết được áp dụng gần nhau hơn. Ví dụ như khi bạn nhất trí với quan điểm là con người về cơ bản là đáng tin cậy. Nhưng bạn lại không bao giờ cho bạn bè mượn tiền và luôn cẩn thận giữ tài sản của mình trước người khác. Hiển nhiên là, lý thuyết được áp dụng bởi chính suy nghĩ của bạn, mô hình tư duy bên trong bạn, khác hẳn với lý thuyết được tán thành trước.
Trong sự tìm hiểu để phát triển những kỹ năng về suy ngẫm, chúng ta là tài sản lớn nhất của nhau, như một câu danh ngôn cổ “con mắt không thể nhìn được chính nó”. Từ đó có một số kỹ thuật trong khoa học hành động được áp dụng:
Bước nhảy trừu tượng: Điều này xảy ra khi chúng ta chuyển từ quan sát trực tiếp sang khái quát mà không kiểm tra. Đa số chúng ta không tuân thủ nguyên tắc phải phân biệt điều họ trực tiếp quan sát được với những suy luận từ quan sát của họ. Việc áp dụng bước nhảy trừu tượng thì chúng ta cần nhận biết được điều này, từ đó có nhu cầu tìm hiểu. Đây chính là lý do tại sao việc thực hành nguyên lý suy ngẫm là quan trọng.
Cột bên trái: Đây là một kỹ thuật có ích để bắt đầu “nhìn” thấy được phương pháp vận hành của những Mô hình tư duy trong những tình huống cụ thể. Bài học quan trọng nhất là từ việc học cách nhìn từ “cột bên trái” là hiểu được chúng ta đã bỏ qua cơ hội học tập trong những tình huống mâu thuẫn. Tại sao không đơn giản nói ra rằng tôi thấy có vấn đề và học tập từ những vấn đề đó. Tuy nhiên để nói ra được những quan điểm có lợi thì cần sự kết hợp của việc gọi là “cân bằng giữa tìm hiểu và ủng hộ”.
Cân bằng giữa tìm hiểu và ủng hộ: Hầu hết các nhà quản lý được huấn luyện để trở thành những người ủng hộ. Thật ra trong nhiều công ty, một nhà quản lý có tài có nghĩa là phải giải quyết được vấn đề – biết được cần phải làm gì, liệt kê bất kỳ sự hỗ trợ cần thiết nào nhằm thực hiện được điều đó. Những cá nhân cũng thành công được phần nào do họ có khả năng tranh luận hùng hồn và ảnh hưởng được người khác. Lúc này các kỹ năng về tìm hiểu không được nhận ra hay khen ngợi, tuy nhiên khi lên một vị trí cao hơn thì các nhà quản lý đối mặt với những vấn đề phức tạp và phong phú hơn nhiều so với kinh nghiệm cá nhân của họ. Bỗng nhiên họ cần phải nắm bắt ngay những hiểu biết sâu sắc từ những người khác, họ cần phải học. Giờ đây kỹ năng ủng hộ của nhà quản lý trở nên phản tác dụng. Điều cần làm là kết hợp giữa ủng hộ và tìm hiểu nhằm khuyến khích hơn nữa việc học tập tập thể.
Mối liên hệ giữa mô hình tư duy và tư duy hệ thống trong tổ chức học tập
Cũng như với tất cả các nguyên lý học tập khác, việc nắm bắt nguyên lý mô hình tư duy phải mất thời gian và các dấu hiệu tiến bộ sẽ mơ hồ, khó nhận ra. Những mô hình tư duy bảo thủ sẽ cản trở những thay đổi có thể đến từ suy nghĩ hệ thống. Những nhà quản lý phải học cách suy nghĩ về những tư duy hiện có của họ, chỉ khi nào họ hiểu được tất cả những điều chính yếu trong nó thì họ mới thay đổi được mô hình tư duy và suy nghĩ hệ thống mới có mục đích. Nếu những nhà quản lý tin về những quan điểm của họ về thế giới là những dữ kiện hơn là một loạt những giả định, họ sẽ không cởi mở để thách thức, tìm hiểu sâu hơn những quan điểm đó.
Suy nghĩ hệ thống quan trọng không kém với việc hoạt động có hiệu quả với những Mô hình tư duy. Những nghiên cứu mới đây cho thấy hầu hết những Mô hình tư duy đều bị khiếm khuyết mang tính hệ thống. Chúng thiếu những quan hệ có những phản hồi, phê bình, không đánh giá đúng những trì hoãn về thời gian, thường tập trung vào những biến cố dễ nhìn thấy hoặc nổi bật và không hẳn có tính đòn bẩy cao.
Hiểu được những lỗ hổng có thể giúp cho bạn nhìn thấy những Mô hình tư duy yếu ở chỗ nào và ở đâu thì việc ra quyết định hiệu quả đòi hỏi nhiều hơn là chỉ trưng ra những Mô hình tư duy của nhà quản lý.
Như vậy, điều giúp cho những mô hình tư duy trở thành những nguyên tắc quản lý thực tế là một thư viện của “những cấu trúc chung” được sử dụng trong cả tổ chức. Cũng giống như “tư duy tuyến tính” thường thống trị những Mô hình tư duy sử dụng để đưa ra những quyết định quan trọng ngày nay, những tổ chức học tập trong tương lai phải đưa ra những quyết định chủ chốt dựa trên những hiểu biết cùng chia sẻ về quan hệ tương hỗ và những mâu thuẫn thay đổi. Mô hình tư duy không chỉ cải thiện những mô hình tư duy in hằn trong đầu chúng ta mà còn thay đổi cách nghĩ của chúng ta, giúp chúng ta nhận ra những thay đổi trong dài hạn.
Xây dựng tổ chức học tập có thể nói là mang lại nhiều thuận lợi nhưng cũng là thách thức đối với mỗi tổ chức. Thuận lợi là mang lại một tổ chức có sự thống nhất, chuyên nghiệp và cải tiến liên tục, đạt được lợi thế trong kinh doanh hiện nay. Đồng thời đó cũng chính là thách thức của những nhà quản lý lãnh đạo khi xây dựng tầm nhìn chiến lược phù hợp cho sự quản lý thay đổi. Đây cũng là trăn trở của hàng loạt các doanh nghiệp hiện nay. Việc xây dựng tổ chức học tập thì đơn giản nhưng để duy trì cũng như đưa tổ chức với những hướng đi đúng để nhanh đạt tới đích thì đó lại là điều nhiều tổ chức trăn trở hướng tới.
Xây dựng tổ chức học tập cũng đòi hỏi một cam kết học tập mới có thể cải tiến liên tục. Nắm được những khó khăn đó của các doanh nghiệp, OD CLICK là đơn vị tư vấn chuyên nghiệp về phát triển tổ chức và chiến lược. Với kinh nghiệm làm việc nhiều năm với các doanh nghiệp, chúng tôi luôn thấu hiểu khi các doanh nghiệp trải qua các giai đoạn khác nhau, việc học tập các khái niệm mới, thực tiễn mới trở nên bắt buộc. Chính vì vậy, đội ngũ chuyên gia của OD CLICK luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng và phát triển mô hình học tập tổ chức trong bối cảnh như hiện nay.
Nguồn tham khảo:
Theo “The fifth discipline” – Peter M. Senge