Hiện nay, môi trường kinh doanh đầy biến động với sự đột phá công nghê, chuyển đổi số và toàn cầu hóa buộc các tổ chức cần phải chuyển đổi nhanh chóng để thích nghi. Các doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ cho đến doanh nghiệp hoạt động lâu năm đều gặp phải những khó khăn, nếu muốn phát triển lâu dài và đứng vững trên thị trường cần đảm bảo các yếu tố nội tại trong tổ chức phải có đủ khả năng dẫn đến thành công. Lãnh đạo chính là một trong những nhân tố quan trọng làm được điều đó. Theo một cuộc khảo sát trên 40 nhà quản lý tại một công ty lớn ở Thụy Điển về phong cách lãnh đạo, khi hỏi về “họ cảm thấy như thế nào về sự thay đổi phong cách lãnh đạo của họ cho đến hiện tại?” thì họ đều mong đợi các yếu tố chiến lược, sự nhiệt tình và một số yếu tố khác sẽ có yêu cầu cao hơn trong tương lai.
Dave Ulrich – một nhà quản lý dù đã từng lãnh đạo ở một trường đại học của Michigan đã có một nhận xét sâu sắc là: “Mỗi nhà lãnh đạo phải có một mô hình thiết kế tổ chức”. Điển hình là mô hình 7S của McKinsey miêu tả các thành phần đề cập đến việc tái cơ cấu tổ chức trên các yếu tố: Chiến lược, Cơ cấu tổ chức, Hệ thống, Nhân viên, Kỹ năng, Phong cách, Nhân viên, Giá trị được chia sẻ. Trước đây, tái cơ cấu tổ chức của người Hồi giáo nghĩa là mang đến một loạt các chuyên gia tư vấn để giám sát việc tái cơ cấu tổ chức tổ chức quy mô lớn, nhằm giảm chi phí lớn trong thời kỳ suy thoái kinh tế. Mặc dù là tái cơ cấu tổ chức tổ chức nhưng không thể làm một lần là xong mà nó yêu cầu tái cơ cấu tổ chức định kỳ. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo thường phải đối mặt với thách thức là làm thế nào để tìm thấy hiệu quả chi phí trong một số bộ phận của tổ chức để đầu tư vào các bộ phận khác của tổ chức nhằm thúc đẩy tăng trưởng. Đồng thời, tạo một mô hình tư duy chung trong tổ chức để tạo sự nhất quán, đồng thuận trong tái cơ cấu tổ chức. Do vậy, thiết kế tổ chức không còn chỉ là một sự kiện lớn mà là những hành động thực thi thực tế. Thay vào đó, việc liên tục cắt giảm nguồn lực tổ chức để đạt được cả sự tăng trưởng và hiệu quả ở nhiều cấp độ: Tổng thể công ty, cấp độ nhóm điều hành và thậm chí trong các nhóm chức năng như nguồn nhân lực và công nghệ thông tin.
Nhiệm vụ của việc tái cơ cấu tổ chức giúp nhà lãnh đạo chuyển từ xác định chiến lược sang một tổ chức cho phép thực hiện chiến lược có thể tự dự đoán được. Tái cơ cấu tổ chức luôn đòi hỏi sự thấu hiểu các nguồn lực nội tại của doanh nghiệp và thị trường của lãnh đạo.
Tái cơ cấu tổ chức là gì?
Tái cơ cấu tổ chức là một hành động được thực hiện để sửa đổi đáng kể các khía cạnh tài chính và hoạt động của công ty, thường là khi doanh nghiệp đang phải đối mặt với áp lực tài chính. Tái cơ cấu tổ chức là một loại hành động được thực hiện liên quan đến việc sửa đổi đáng kể các khoản nợ, hoạt động cơ cấu lại tổ chức của một công ty như một cách để hạn chế tổn hại tài chính và cải thiện hoạt động kinh doanh.
Khi một công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán nợ, công ty thường sẽ hợp nhất và điều chỉnh các điều khoản, tạo ra một phương thức để trả hết trái phiếu. Một số công ty tái cơ cấu tổ chức của nó bằng cách cắt giảm chi phí, chẳng hạn như bảng lương, hoặc giảm quy mô của nó thông qua việc bán tài sản.
Một số công ty khác có thể tái cơ cấu tổ chức như một phương tiện để chuẩn bị cho việc bán, mua, sáp nhập, thay đổi mục tiêu tổng thể hoặc chuyển giao cho người thân. Công ty có thể chọn cơ cấu lại sau khi không thể ra mắt thành công một sản phẩm hoặc dịch vụ mới, sau đó đặt nó ở vị trí không thể tạo ra đủ doanh thu để trang trải cho trả lương và các khoản nợ.
Do đó, tùy theo thỏa thuận của các cổ đông và chủ nợ, công ty có thể bán tài sản của mình, cơ cấu lại các thỏa thuận tài chính, phát hành vốn chủ sở hữu để giảm nợ hoặc nộp đơn xin phá sản khi doanh nghiệp duy trì hoạt động.
Tái cơ cấu tổ chức như thế nào?
Khi một công ty tái cơ cấu tổ chức nội bộ, các hoạt động, quy trình, bộ phận hoặc quyền sở hữu có thể thay đổi, cho phép doanh nghiệp trở nên tích hợp và có lợi hơn. Các cố vấn tài chính và pháp lý thường được thuê để đàm phán các kế hoạch tái cơ cấu tổ chức. Các bộ phận của công ty có thể được bán cho các nhà đầu tư, và một giám đốc điều hành mới có thể được thuê để giúp thực hiện các thay đổi.
Kết quả có thể bao gồm các thay đổi trong thủ tục, hệ thống máy tính, mạng, địa điểm và các vấn đề pháp lý. Bởi vì các vị trí có thể chồng chéo, công việc có thể bị loại bỏ và cho nhân viên nghỉ việc.
Tái cơ cấu tổ chức có thể là một quá trình hỗn độn, đau đớn vì cơ cấu tổ chức bên trong và bên ngoài của một công ty được điều chỉnh và công việc bị cắt giảm. Nhưng một khi nó được hoàn thành, tái cơ cấu tổ chức sẽ dẫn đến các hoạt động kinh doanh suôn sẻ hơn, kinh tế hơn. Sau khi nhân viên điều chỉnh môi trường mới, công ty thường được trang bị tốt hơn để đạt được mục tiêu thông qua hiệu quả cao hơn trong sản xuất.
Triển khai Mô hình 7-S McKinsey trong tái cơ cấu tổ chức
Mô hình được phát triển vào cuối những năm 1970 bởi Tom Peters và Robert Waterman, cựu chuyên gia tư vấn tại McKinsey & Company. Họ đã xác định bảy yếu tố nội bộ của một tổ chức cần phải liên kết để thành công.
Bạn có thể sử dụng nó để xác định các yếu tố cần sắp xếp lại để cải thiện hiệu suất hoặc để duy trì sự liên kết và hiệu suất trong các thay đổi khác. Những thay đổi này có thể bao gồm tái cơ cấu tổ chức, quy trình mới, sáp nhập tổ chức, hệ thống mới và thay đổi lãnh đạo.
Mô hình có thể mô tả mức độ ảnh hưởng của một người với tổ chức một công ty một cách toàn diện. Nó dựa trên bảy yếu tố chính của bất kỳ tổ chức nào, với quan điểm rằng để nó hoạt động thành công, tất cả các yếu tố trong mô hình này phải liên kết với nhau.
Các yếu tố được chia thành hai nhóm: cứng hoặc mềm. Các yếu tố cứng là những yếu tố có thể nhìn thấy về mặt vật lý khi ở vị trí, trong khi phần mềm thì vô hình hơn và không thể nhìn thấy được.
Áp dụng mô hình 7S trong việc tái cấu trúc tổ chức, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Bắt đầu với các giá trị được chia sẻ: Chúng có phù hợp với cơ cấu tổ chức, chiến lược và hệ thống của tổ chức không? Nếu không, những gì cần phải thay đổi?
Bước 2: Sau đó nhìn vào các yếu tố cứng: Làm thế nào để mỗi người hỗ trợ tốt với những người khác? Xác định nơi cần thay đổi.
Bước 3: Tiếp theo, nhìn vào các yếu tố mềm: Họ có hỗ trợ các yếu tố cứng như mong muốn? Họ có hỗ trợ lẫn nhau không? Nếu không, những gì cần phải thay đổi?
Bước 4: Khi điều chỉnh các yếu tố, bạn sẽ cần sử dụng quy trình lặp (và thường tốn thời gian) để điều chỉnh, sau đó phân tích lại cách tác động của các yếu tố khác và sự liên kết của chúng. Kết quả cuối cùng của hiệu suất tốt hơn sẽ có giá trị nó.
Mô hình 7S như là tác nhân thay đổi khởi đầu và kết thúc của tư duy. Khi đạt được sự thay đổi cần thiết, tổ chức có thể được liên kết tốt nhất trong tất cả bảy yếu tố của mô hình để đạt được mục tiêu.
Lãnh đạo là những người được rèn luyện về trí tuệ cảm xúc để trao quyền cho cấp dưới. Có nhiều nhà lãnh đạo có trí tuệ, hiểu biết nhưng lại không thể chia sẻ những giá trị đó cho tổ chức. Nhiều nhà lãnh đạo có thể nói là có mô hình tư duy tốt nhưng trong họ lại tồn tại sự cố hữu, có những giới hạn và hành động làm chó tầm nhìn chiến lược của họ không được thực thi. Hay nói cách khác là những giá trị chia sẻ không được tạo thnh chiến lược để đưa đến cho cấp dưới của họ. Mô hình tư duy là các giả thiết, sự khái quát, suy nghĩ, định kiến và cả các hình ảnh ăn sâu vào các suy nghĩ cá nhân làm ảnh hưởng đến cách mà các cá nhân đó nhìn nhận về thế giới xung quanh và hành động. Trong mỗi tổ chức, mô hình tư duy của mỗi người là khác nhau, thế nhưng khi tổ chức muốn tất cả mọi người cùng thực hiện hiện mục tiêu chung thì buộc họ phải tự thay đổi mô hình tư duy của chính mình.
Có thể nói rằng, thực sự hiểu và vượt qua được bản thân là thách thức lớn nhất, dù là trong cuộc sống gia đình hay trong lãnh đạo, quản lý. Suy ngẫm, đối thoại tin cậy, là cách chúng ta vượt qua các rào cản và lỗ hổng trong tư duy. Sự tin cậy luôn làm cho lãnh đạo có cách nhìn nhận khác với nhân viên cấp dưới. Điều này khác với việc không tin tưởng nhân viên dẫn đến hiệu quả công việc không đáp ứng được kỳ vọng của họ. Không có nhà lãnh đạo nào hoàn hảo cả, chỉ khi họ vượt qua được những quán tính của mô hình tư duy đã cắm sâu trong họ. Mô hình tư duy có thể cản trở quá trình tái cơ cấu tổ chức.
Nhiều tổ chức sẵn sàng để tái cơ cấu nhưng lại đạt kết quả không như mong muốn, có tổ chức thì việc tái cơ cấu chỉ dừng lại ở kế hoạch mà không được thực thi. Việc thay đổi mô hình tư duy rất quan trọng trong quản lý tổ chức. Nếu trong hoàn cảnh khó khăn mà những người lãnh đạo nhận ra được điều mình cần thay đổi thì việc tạo thành một tổ chức học tập trong tổ chức hay tái cơ cấu tổ chức định kỳ là điều đơn giản.
Khi tái cơ cấu tổ chức, các nhà lãnh đạo không nên bỏ qua yếu tố con người
Bất cứ ai đã từng làm việc trong một tổ chức thuộc mọi quy mô sẽ có kinh nghiệm tái cơ cấu tổ chức hoặc tổ chức lại và khi ở trong một thế giới chuyển đổi nhanh chóng thì việc các nhà lãnh đạo tham gia vào quá trình này là điều hiển nhiên. Mọi công ty ngày nay đang bị gián đoạn hoạt động nên cần phải tự tổ chức lại thường xuyên để theo kịp tốc độ chuyển đổi. Các công ty có thể làm tốt điều này sẽ phát triển mạnh trong môi trường hôm nay và sẽ là chiến thắng vào tương lai. Tuy nhiên là có rất ít tổ chức làm được điều đó. Quá trình tái cơ cấu tổ chức đôi khi sẽ thất bại khi thực thi kém hay thiết kế cấu trúc kém.
Một số tổ chức chờ đợi quá trình tái cấu trúc quá lâu cho đến khi họ gặp khủng hoàng. Nghiên cứu của BCG chỉ ra rằng việc chuyển đổi là vô cùng khó khăn và chỉ một phần tư các công ty nỗ lực có thể đạt được mức tăng hiệu suất ngắn và dài hạn so với mức trung bình của ngành. Các nhà lãnh đạo cần chú ý tới việc huy động, trao quyền cho cá nhân, đội thực hiện tái cấu trúc – đặt con người lên hàng đầu.
Như vậy, tái cấu trúc là một quá trình dài, các tổ chức muốn thực hiện tái cấu trúc thành công cần chú ý tới các cá nhân, đặc biệt là những người lãnh đạo. Mô hình 7S cho thấy sự kết nối, liên quan mật thiết giữa những yếu tố cứng và yếu tố mềm trong tổ chức. Để có sự kết hợp hài hòa các yếu tố đó, cần có sự thay đổi mô hình tư duy. Mô hình tư duy như là một thách thức cho lãnh đạo và cho tái cơ cấu tổ chức. Việc thay đổi mô hình tư duy của mỗi người trong tổ chức giúp cho tổ chức có một mô hình tư duy chung, tạo một môi trường tổ chức học tập cũng như tạo cho các yếu tố có thể hoạt động trơn chu.
Mô hình tư duy làm cho nhà lãnh đao có những quyết định quan trọng dựa trên những giá trị chia sẻ về quan hệ tương hỗ và những thay đổi. Áp dụng nguyên tắc của mô hình tư duy giúp thay đổi cách nghĩ cũng như giúp lãnh đạo nhận ra những thay đổi dài hạn. Có như vậy, việc tái cấu trúc tổ chức mới nhanh chóng và hiệu quả. Con người là yếu tố được đặt lên hàng đầu trong mỗi tổ chức, máy móc không thể thay thế mô hình tư duy trong mỗi con người. Cách tiếp cận con người trong tổ chức cần được hoan nghênh và sẽ mang lại nhiều giá trị cho tổ chức. Thấu hiểu những khó khăn đó của các doanh nghiệp, OD CLICK là đơn vị tư vấn chuyên nghiệp về phát triển tổ chức và chiến lược sẽ luôn đồng hành, hỗ trợ các doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để cùng nhau tạo ra những giá trị, đưa doanh nghiệp vượt qua những khó khăn, thách thức trong bối cảnh hiện nay.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo
https://www.psychological-assessments.com