Các nội dung chi tiết
1. 4 giai đoạn phát triển của BSC
2. Quy trình triển khai BSC
3. Xây dựng bản đồ chiến lược
4. Kĩ thuật và triển khai KPI
5. Triển khai chiến lược theo BSC và KPI.
——————————
Trong phần trước, OD CLICK hướng dẫn cách thức xây dựng BSC trong doanh nghiệp với các nội dung: 4 giai đoạn phát triển của BSC, Quy trình triển khai BSC, Xây dựng bản đồ chiến lược. Phần này đề cập cách thức doanh nghiệp kĩ thuật triển khai KPI và triển khai chiến lược gắn với BSC và KPI để giúp thưc thi hiệu quả đạt mục tiêu tổ chức đặt ra.
IV. KĨ THUẬT VÀ TRIỂN KHAI KPI
KPI là công cụ quản trị hiệu suất quan trọng được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm quản lý đội ngũ, đạt mục tiêu chiến lược. Xây dựng và triển khai hệ thống KPI hiệu quả trong doanh nghiệp cần có quy trình với sự chuẩn bị đầy đủ từ các cấp trong tổ chức. Điểm cốt lõi là giai đoạn chuẩn bị với sự nhất quán trong ban lãnh đạo, truyền thông đến nhân sự và lựa chọn các KPI phù hợp.
Quy trình xây dựng và triển khai KPI hiện đại bao gồm 6 giai đoạn chính.
Giai đoạn 1: Đội ngũ CEO và quản lý cấp cao thống nhất, cam kết mục tiêu
Đây là bước chuẩn bị quan trọng khi bắt đầu quá trình xây dựng. Đội ngũ lãnh đạo và quản lý có sự đồng thuận về phát triển, hoàn thiện KPI cũng như ước tính thời gian hoàn thiện. Đồng thời thống nhất cách thức để truyền đạt sự thay đổi đến đội ngũ cấp dưới nhằm tạo ra sự hiệu quả khi xây dựng
Giai đoạn 2: Xây dựng nhận thức cho đội ngũ để quản lý và áp dụng KPI
Bước tiếp theo trong quá trình chuẩn bị là đội ngũ nhân sự có kiến thức nền tảng và hiểu về công cụ KPI để triển khai áp dụng hiệu quả. Doanh nghiệp tập trung truyền đạt về sự thay đổi cho đội ngũ để thích nghi với hệ thống quản trị hiệu suất này. Bên cạnh đó, doanh nghiệp tổ chức đào tạo ngay trong tổ chức về KPI cùng với cách thức áp dụng.
Giai đoạn 3: Xác định nhân tố quyết định thành công (CSF)
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp xác định các yếu tố thành công quan trọng của tổ chức.
Trước khi tiến hành xây dựng KPI cho tổ chức, các nhà lãnh đạo xác định các yếu tố thành công quan trọng của tổ chức (CSF). Đây là những vấn đề hoặc khía cạnh hoạt động cần được đội ngũ thực hiện tốt hàng ngày. Xác định được yếu tố này sẽ định hướng doanh nghiệp cần tập trung vào điều gì để đạt được mục tiêu đề ra. Thông thường một tổ chức cần có 5-7 CSF, là nguồn gốc của mọi mục tiêu. Ví dụ, CSF của doanh nghiệp là “có được sự cam kết gắn bó với công ty của nhân viên”, “Quản lý và tạo ra trải nghiệm khách hàng tích cực”.
Giai đoạn 4: Xây dựng KPI trên các cấp độ của tổ chức
Tại giai đoạn này, doanh nghiệp bắt đầu xây dựng bộ chỉ số KPI trong tổ chức theo ba cấp độ chính: Tổ chức-phòng ban- cá nhân
* Cấp độ tổ chức:
Các nhà lãnh đạo thống nhất các mục tiêu chiến lược chung. Mục tiêu chung gắn với sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp để đạt được đích đến đặt ra.
* Cấp độ phòng ban
Sau khi thống nhất mục tiêu chung, các trưởng phòng phân bổ mục tiêu dựa theo mục tiêu của tổ chức. Phong ban sẽ xác định chỉ số KPI gắn với các giải pháp để thực hiện, có sự phối hợp của các cá nhân. Yếu tố quan trọng là các chỉ số KPI của phòng ban có tác động trực tiếp đến hiệu quả thực thi mục tiêu của tổ chức.
*Cấp độ cá nhân
Các cá nhân xây dựng KPI dựa trên các giải pháp công việc chung của phòng ban trực thuộc. Cần đảm bảo những chỉ số KPI cá nhân có tính quyết định và tác động hiệu quả đạt được mục tiêu của của phòng ban.
Sau mỗi bước xây dựng KPI cho từng cấp độ thì cần có sự lấy ý kiến và trao đổi để hoàn thiện. Phòng ban xây dựng các thước đo KPI và hành động trao đổi với cấp trên để thống nhất. Các cá nhân trao đổi với phòng ban trước khi triển khai.
Giai đoạn 5: Thúc đẩy hiệu quả thước đo KPI
Trong giai đoạn này, để thúc đẩy sự hiệu quả của thước đo KPI thì cần phát triển các khung báo cáo ở mọi cấp độ để thuận lợi cho việc quản lý. Các nhà lãnh đạo có thể nắm được tiến trình và hoạt động của các phòng ban, các phòng ban nắm được thông tin từ đội ngũ nhân sự. Nói cách khác là sự thống nhất trong quy trình báo cáo và kiểm soát trong công ty.
Tiếp theo, trong giai đoạn này cần sàng lọc lại các chỉ số KPI để duy trì sự liên quan của chúng đối với tổ chức. Việc hình thành hệ thống chỉ số KPI bước đầu trong tổ chức cần trải qua quá trình sàng lọc để loại bỏ những chỉ số KPI không khả năng tác động chính đến kết quả, mục tiêu chung.
Giai đoạn 6: Đánh giá và điều chỉnh
Tại giai đoạn này, nhìn nhận so sánh trực quan từ những chỉ số KPI đặt ra và kết quả để so sự đánh giá tiến độ và tính hiệu quả. Sự đánh giá từ hai phía: đội ngũ nhân sự tự đánh giá và trưởng bộ phận phòng ban. Tương tự, các nhà lãnh đạo đánh giá hiệu quả làm việc của các phòng ban, các phòng ban có sự báo cáo trở lại. Từ đó sẽ có cuộc họp trao đổi để cải thiện.
V. TRIỂN KHAI CHIẾN LƯỢC THEO BSC,KPI
Với quy mô doanh nghiệp khác nhau, cách thức triển khai có sự tinh chỉnh, nhưng nguyên tắc và quy trình tiếp cận có sự nhất quán. Triển khai chiến lược theo BSC và KPI đi qua 5 bước chính.
Bước 1: Xác định tầm nhìn
Phát triển mục tiêu và chiến lược xuất phát, gắn chặt với tầm nhìn, sứ mệnh và hệ giá trị của tổ chức. Một tập đoàn với nhiều phân nhánh công ty con càng cần có sự nhất quán để hình thành mục tiêu chiến lược cụ thể, có tính định hướng sự phát triển chung trong 3-5 năm. Trong bước này, doanh nghiệp cần rà soát đánh giá và khẳng định lại những tuyên bố sứ mệnh, giá trị và tầm nhìn.
Kết quả đầu ra sau khi xác định tầm nhìn là: doanh nghiệp nhìn nhận, nắm bắt và củng cố tầm nhìn, sứ mệnh. Xác định khoảng trống trong giá trị là nền tảng xây dựng mục tiêu chiến lược. Từ đó nhìn nhận được những sự thay đổi chiến lược nếu cần thiết.
Công cụ hỗ trợ: Khung BHAG
Bước 2: Phát triển chiến lược theo BSC
Sau khi xác định tầm nhìn, tiến hành phát triển chiến lược với hai nhiệm vụ trọng tâm: Phân tích và thiết lập chiến lược. Phân tích và thiết lập phân bổ dựa trên 4 viễn cảnh chính của BSC: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học tập và phát triển.
Phân tích chiến lược để nhìn nhận môi trường bên trong và bên ngoài, bao gồm đánh giá toàn diện về năng lực và thành tích so với đối thủ cạnh tranh cũng như vị thế so với ngành. Từ đó có đánh giá cơ hội và thách thức theo mô hình SWOT, dựa trên 4 viễn cảnh chính của BSC.
Từ những phân tích này đưa ra chiến lược và định hướng mục tiêu chung cho doanh nghiệp. Từ đó phân bổ đến các công ty con để thực thi chiến lược hiệu quả. Ví dụ, tập đoàn tăng trưởng thị phần, dẫn đầu thị trường. Công ty con chịu trách nhiệm về chức năng từ đó sẽ có mục tiêu và định hướng riêng để thực hiện. Công ty chịu trách nhiệm về dịch vụ chăm sóc khách hàng, sẽ cần nâng cấp dịch vụ, tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Kết quả đầu ra ở bước này là đường hướng chiến lược xuyên suốt hệ thống.
Bước 3: Diễn giải và triển khai chiến lược.
Bước này tập trung lập bản đồ chiến lược từ mục tiêu và chiến lược đã xác định ở bước 3. Và thiết lập các thước đo và chỉ tiêu để đo lường.
*Lập bản đồ chiến lược và phân bổ đến các đơn vị thành viên
Doanh nghiệp quy mô lớn với các công ty con, xây dựng bản đồ chiến lược theo 4 viễn cảnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học tập và phát triển phân chia thành các cấp độ: Cấp độ tập đoàn, Cấp độ các đơn vị, cấp độ các phòng ban và cấp độ cá nhân. Mỗi viễn cảnh sẽ xác định mục tiêu riêng để đạt được mục tiêu chung đề ra.
Tập đoàn xây dựng bản đồ chiến lược, nhấn mạnh những lợi ích đạt được thông qua việc phối hợp với các đơn vị chức năng. Từ đó, mỗi đơn vị sẽ xây dựng bản đồ chiến lược riêng. Hội sở tập đoàn sẽ chịu trách nhiệm đánh giá và phê duyệt bản đồ của từng đơn vị. Khi được xét duyệt, từng đơn vị phân bổ xuống cấp độ phòng ban và cá nhân.
Nhấn mạnh rằng với khi xây dựng bản đồ chiến lược cần cân nhắc trọng số cho các viễn cảnh. Trong đó, quy trình nội bộ và học phát triển là gốc rễ để tạo ra hiệu quả kinh doanh và khách hàng.
*Liên kết giữa các mục tiêu chiến lược và phân bổ phòng ban, cá nhân
Sau khi xác định mục tiêu chiến lược cho từng viễn cảnh, cần kiểm tra mức độ liên kết để đạt mục tiêu chung, theo phương thức lập luận nhân quả. Khi mục tiêu đã có sự liên kết, tiến hành phân bổ đến các phòng ban, cá nhân để thực thi.
* Thiết lập thước đo và chỉ tiêu để đo lường thông qua KPI
Với mỗi mục tiêu chiến lược của mỗi viễn cảnh, doanh nghiệp đặt ra thước đo KPI với các chỉ số để đo lường hiệu quả thực hiện. Đích đến là giúp Làm sao biết Doanh nghiệp đã thực hiện thành công một mục tiêu chiến lược nào đó? Nó được thể hiện qua thông số nào?. Thước đo KPI mang tính cụ thể, có khả năng đo lường và đánh giá. Ví dụ: Mục tiêu chiến lược tài chính là Mở rộng doanh thu, chỉ thước đo KPI có thể là tăng trưởng doanh thu 25%.
Triển khai thiết lập thước đo và chỉ tiêu được phân bổ xuyên suốt trong các cấp độ của tổ chức từ tập đoàn, các đơn vị, các phòng ban và cá nhân.
Bước 4: Xây dựng giải pháp thực thi
Bước tiếp theo là xây dựng hệ thống giải pháp/ sáng kiến và dự trù ngân sách để thực thi đạt được mục tiêu thước đo đặt ra. Để thực hiện một mục tiêu chiến lược với các thước đo có thể cần nhiều những giải pháp/ sáng kiến. Vấn đề trọng tâm là cần có sự thống nhất và lựa chọn những sáng kiến có tính chất tác động quyết định để tối ưu ngân sách và thuận lợi trong đo lường.
Bước 5: Đánh giá và hiệu chỉnh
Sau khi áp dụng các mục tiêu và thước đo trong thực tiễn, các doanh nghiệp cần có những đánh giá cụ thể về tiến trình thực hiện, hiệu suất công việc. Kết quả đầu ra để xác định chiến lược lựa chọn có hiệu quả không, những giải pháp/sáng kiến giúp công việc thực thi tốt hay không, các chỉ số đo lường có phản ánh đúng thực trạng không. Từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Triển khai tích hợp với OKR và OGSM
Thực thi và triển khai chiến lược hiệu quả có thể cân nhắc kết hợp giữa các công cụ BSC, OGSM, OKR và KPI để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý công việc cũng như thực thi chiến lược. Ưu điểm là các phòng ban, cá nhân nắm rõ công việc và nhiệm vụ, tạo ra sự rõ ràng, thuận lợi trong quản lý. Nguyên lý triển khai dựa theo khung OGSM bao gồm: mục tiêu, đích nhắm, chiến lược và đo lường.
Bắt đầu từ xác định mục tiêu 4 viễn cảnh của BSC, doanh nghiệp xác định các đích nhắm như là những Kết quả then chốt (KRs) cần đạt được. Sau khi xác định đích nhắm sẽ đưa ra giải pháp chiến lược để đạt những KRs đề ra. Thước đo KPI đóng vai trò đo lường kết quả đạt được những chiến lược đề ra. Để quản lý công việc rõ ràng hơn, doanh nghiệp có thể xác định thêm những hành động cần thực hiện để đạt những chiến lược đã hoạch định.
*Doanh nghiệp tham khảo phần trước bài viết về Hướng dẫn xây dựng BSC với trọng tâm 4 giai đoạn phát triển BSC, Quy trình triển khai BSC và Xây dựng bản đồ chiến lược