Xây dựng câu chuyện chiến lược - Nâng cao hiệu quả truyền đạt

Một nghiên cứu từ trường MIT Sloan cho thấy rằng, chỉ 28% các nhà quản lý có thể gọi tên chính xác ba ưu tiên chiến lược của công ty họ, chứ chưa nói đến việc hiểu và biết cách tổ chức thực hiện. Trên thực tế, các nhóm lãnh đạo doanh nghiệp thường dành nhiều thời gian để nói về tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược của doanh nghiệp, nhưng hiệu quả truyền đạt không được như kỳ vọng.

“Đây là cơ cấu thiết lập mục tiêu mới của chúng ta” – một thông báo tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi nỗ lực đáng kể từ các nhà lãnh đạo trong việc kêu gọi nhân sự triển khai OKR. Thế nhưng, phần lớn kết quả đều không như ý muốn bởi những quan ngại từ chính nhân viên: “Tại sao chúng tôi lại cần một hệ thống mục tiêu mới? Điều này có ý nghĩa gì với đánh giá công việc của chúng tôi? Nó ảnh hưởng thế nào đến lộ trình thăng tiến sự nghiệp của tôi?”.

Một chiến lược tốt chỉ là điểm khởi đầu. Để thu hút mọi người thực thi hiệu quả thì cần nhà lãnh đạo có cách thức truyền đạt phù hợp. Truyền đạt thông qua câu chuyện là cách tiếp cận tốt khi tạo ra một cầu nối mạnh mẽ giữa lập luận và hành động, mục tiêu và kết quả, giữa người hoạch định chiến lược và người thực thi. Kể một câu chuyện hấp dẫn giúp nhà lãnh đạo truyền cảm hứng tới các cá nhân trong tổ chức.

SỨC MẠNH CỦA CÂU CHUYỆN

Các nghiên cứu về kinh tế học hành vi đã cho thấy rằng não con người có thể hiểu và thường ghi nhớ rất tốt những sự việc diễn ra xung quanh thông qua những câu chuyện được kể. Bộ não sẽ dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ những câu chuyện liên quan đến những thách thức kịch tính, hay hình tượng người anh hùng trên hành trình chinh phục thử thách này để đạt được mục tiêu của họ. Hay nói cách khác, hành động của con người được thúc đẩy bởi các sự kiện, tình huống điển hình và logic. Các câu chuyện hấp dẫn không những truyền tải thông điệp mà còn tác động tới cảm xúc của mọi người, tạo sự lôi cuốn và kích thích hành động.

Nhìn lại năm 1988, Nike đã khởi động chiến dịch “Just Do It” (Cứ làm đi). Xuyên suốt câu chuyện là hình ảnh cựu vận động viên điền kinh Walt Stack 80 tuổi, mang giày Nike, đang chạy bộ qua cây cầu Golden Gate của nước Anh. Slogan này đã tác động mạnh mẽ tới khách hàng, giúp mọi người vực dậy tinh thần, khuyến khích họ hãy đứng lên làm điều mình thích, mà không cần phải e ngại gì. Khẩu hiệu và câu chuyện này không chỉ chạm tới cảm xúc của khách hàng, mà còn được Nike truyền tải tới các nhân viên mới ngay sau khi họ gia nhập. Nó cho thấy Nike luôn sẵn lòng giúp đỡ các nhân viên thực hiện ước mơ của mình, cho dù họ làm ở bất cứ vị trí nào. Và để tận dụng được chính sách này, bạn phải là người dám nghĩ dám làm.

Một số chuyên gia về tư tưởng hệ thống thậm chí còn tuyên bố rằng hầu hết con người chỉ có thể hiểu được các tình huống phức tạp, hay hiểu lý do tại sao họ cần phải làm thế thông qua các câu chuyện mang tính truyền cảm hứng hoặc được cung cấp một hệ thống/ khuôn khổ hành động đủ rõ ràng và dễ hiểu. Điều này càng đúng hơn xét trên khía cạnh khi doanh nghiệp áp dụng một công cụ mới trong quản trị nguồn nhân lực, thì việc xây dựng và kể một câu chuyện đóng vai trò rất quan trọng.

CẤU PHẦN CỦA MỘT CÂU CHUYỆN CHIẾN LƯỢC

Một câu chuyện rõ ràng và thu hút cần có trình tự logic phần đầu, phần giữa và phần cuối. Phần đầu của một câu chuyện thiết lập bối cảnh và các nhân vật trong đó. Phần giữa bao gồm các rào cản, xung đột hoặc vấn đề đang diễn ra, và phần kết là giải quyết các xung đột (đưa ra giải pháp).

Bối cảnh: Tình huống đặt ra ở đây là gì? Tại sao bạn lại phải kể câu chuyện này?
Nhân vật: Ai/ Đối tượng nào sẽ là người tham gia vào câu chuyện này?
Vấn đề: Mâu thuẫn hay vấn đề cần giải quyết ở đây là gì?
Giải pháp: Vấn đề nêu ra ban đầu có thể được giải quyết như thế nào thông qua câu chuyện này?

Ngoài ra, theo GS. Marshall Ganz – ĐH Harvard Kenedy, 3 yếu tố cần thiết xây dựng nên cấu trúc câu chuyện sinh động chính là thử thách, sự lựa chọn và kết quả. Chất liệu quan trọng nhất trong câu chuyện cần biến người nghe trở thành một phần của câu chuyện, kết nối ở cả khía cạnh cảm xúc và logic với họ. Mục đích sau cùng của câu chuyện là kết nối 3H: Heart (Trái tim) – Head (Cái đầu) – Hand (Bàn tay). Tức là, sự kết nối bắt đầu bằng trái tim, bằng cảm xúc, sau đó đến lý trí, và kết thúc bằng hành động cụ thể.

CÁCH KỂ MỘT CÂU CHUYỆN TRUYỀN CẢM HỨNG

Bối cảnh là nền tảng câu chuyện

Để bắt đầu xây dựng một câu chuyện chiến lược, điều quan trọng đầu tiên xuất phát từ việc thiết lập bối cảnh cho câu chuyện của mình. Những yếu tố cấu thành bối cảnh có thể là về tình hình cạnh tranh, vị thế trên thị trường, các xu hướng công nghệ và kết quả tài chính của doanh nghiệp. Từ thực tế này, doanh nghiệp nhận thức được về các cuộc khủng hoảng có thể sẽ diễn ra hay những cơ hội sẽ xuất hiện sau đó. Bước đi này là thật sự cần thiết, bởi muốn thúc đẩy một hành động mới hay khởi động một chương trình cải tổ nào đó sẽ đòi hỏi phát triển một thông điệp mạnh mẽ với những lý do đủ thuyết phục để mọi người phải lắng nghe, nắm bắt và thực hiện sự thay đổi cần thiết.

Trường hợp của Trung tâm Y tế Beth Israel Deaconess (BIDMC) đã vực dậy trên bờ vực phá sản vào năm 2001 là một ví dụ điển hình. Vào ngày đầu tiên trong vai trò CEO tại đây, Paul Levy đã công bố khả năng BIDMC sẽ bị bán cho một tổ chức phi lợi nhuận. Ông đã gửi email cho toàn bộ nhân viên, trong đó liệt kê những thành tựu mà bệnh viện đã đạt được, đồng thời khẳng định nguy cơ bị bán là hoàn toàn có thật. Ông cũng lên danh sách những hoạt động sắp tới mà mình sẽ thực hiện, bao gồm cả việc cắt giảm nhân sự và mô tả phong cách quản lý mở của mình. Ngoài ra, Levy còn công khai báo cáo của bên thứ ba về tình hình bi đát của BIDMC trên mạng nội bộ của bệnh viện – khiến nhân viên không thể không chấp nhận thực tế khách quan. Ông cũng giải thích những thiếu sót của chiến lược cũ cùng với phương pháp quản lý từ trên xuống dưới đã không còn thích hợp như thế nào để thuyết phục mọi người phải thay đổi phương thức làm việc.

Hướng đến đối tượng người nghe cụ thể

Jeff Gothelf – tác giả, cố vấn cho nhiều doanh nghiệp lớn cho rằng sai lầm của phần lớn lãnh đạo là nghĩ rằng câu chuyện mình truyền tải sẽ có hiệu quả với toàn bộ người nghe. Ông lấy ví dụ về việc thông báo áp dụng OKR trong tổ chức. Sai lầm là khi ban lãnh đạo sử dụng cùng một thông điệp cho tất cả 1000 nhân viên. Thế nhưng, doanh nghiệp không nghĩ đến tập hợp này bao gồm nhiều nhóm người khác nhau như quản lý, nhân viên kỳ cựu/ thời vụ, những cá nhân chưa hoặc đã biết về OKR. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên đặc biệt lo lắng vì thông báo này có ảnh hưởng thế nào đến cách đánh giá và lộ trình thăng tiến của họ. Như vậy, cách tiếp cận tốt sẽ là tạo ra nhiều loại thông báo triển khai khác nhau, hướng đến giải quyết các câu hỏi và mối bận tâm cụ thể cho từng nhóm nhỏ trong tổ chức.

Phương pháp xây dựng và kể một câu chuyện theo mục đích

Một câu chuyện được lựa chọn kỹ lưỡng có thể giúp nhà lãnh đạo của một tổ chức biến đổi một khái niệm hay chiến lược trừu tượng thành nhiệm vụ có ý nghĩa cho nhân viên. Bí quyết là ta phải biết chiến lược kể chuyện nào phù hợp với hoàn cảnh nào.

Nếu mục tiêu là:	Sẽ cần một câu chuyện:	Để kể câu chuyện đó, cần phải:
Kích thích hành động	Mô tả một thay đổi thành công được thực thi như thế nào	Tránh đi quá sâu vào chi tiết để người nghe không quên mất khó khăn trong quá trình thực hiện.
Cá nhân hóa câu chuyện	Kể một câu chuyện cuốn hút người nghe, tiết lộ một số điểm mạnh/ điểm dễ tổn thương từ quá khứ và trải nghiệm của lãnh đạo	Bao hàm những chi tiết ý nghĩa, nhưng cũng đảm bảo người nghe có thời gian cũng như ý định nghe câu chuyện của bạn.
Truyền tải giá trị	Có sự gần gũi với người nghe và sẽ gợi lên cuộc thảo luận về những vấn đề phát sinh	Sử dụng những nhân vật và hoàn cảnh đáng tin. Câu chuyện phải nhất quán với hành động của bạn.
Nuôi dưỡng sự hợp tác	Thuật lại một tình huống khiến người nghe đồng cảm, hoặc họ đã từng trải qua để thôi thúc họ ủng hộ và chia sẻ câu chuyện về chủ đề đó.	Đảm bảo bạn đã có kế hoạch để tạo ra sự đồng cảm, sự gắn kết với nhân viên sau khi chia sẻ câu chuyện
Chia sẻ kiến thức	Tập trung vào những sai lầm đã gặp phải và chỉ rõ nên khắc phục chúng ra sao một cách chi tiết, kèm theo lời giải thích vì sao giải phải lại hiệu quả.	Thuyết phục mọi người tin vào những giải pháp thay thế – có thể tốt hơn.
Dẫn dắt mọi người đến tương lai	Khơi gợi một tương lai mà bạn muốn tạo dựng nhưng không bàn quá chi tiết	Sử dụng những câu chuyện, tình huống đã xảy ra trong quá khứ làm nền tảng cho tương lai

Dưới đây là ví dụ về thông báo OKR mang tính kích thích hành động tạo cảm xúc tích cực theo cách tiếp cận của một câu chuyện. Cung cấp mô tả và hướng dẫn thực thi cụ thể cho đội ngũ. “Thay vì đi theo lộ trình cố định như trước đây, chúng ta sẽ chọn ngày kiểm tra hàng quý để đánh giá tiến trình bằng các chỉ số. Điều này có nghĩa là các trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm phát triển kế hoạch cho bộ phận của mình sao cho đạt mục tiêu một cách tốt nhất. Ngoài ra, công ty sẽ cung cấp các khoá đào tạo và huấn luyện dài hạn nhằm hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện chuyển đổi này…”

Cách tốt nhất để kết nối bối cảnh và ý định trong quá trình hoạch định chiến lược là thông qua các câu chuyện. Từ đó, các sự kiện và thông tin đơn thuần được kết hợp thành một mô hình tinh thần có tính chia sẻ về cách thức hoạt động và hướng đi của doanh nghiệp. Hiểu và áp dụng phương pháp xây dựng câu chuyện chiến lược không chỉ cải thiện đáng kể việc triển khai thực thi trong tổ chức, mà còn thúc đẩy văn hóa học tập của tổ chức, khi các thành viên chủ động hành động và chia sẻ các câu chuyện trong nội bộ.

OD CLICK biên tập!

Nguồn tham khảo:

Phát triển quản lý lãnh đạo

Xây dựng câu chuyện chiến lược – Nâng cao hiệu quả truyền đạt

One thought on “Xây dựng câu chuyện chiến lược – Nâng cao hiệu quả truyền đạt”