Trong bối cảnh cạnh tranh với sự bất định của thị trường, các doanh nghiệp đối mặt với những thách thức trong phát triển. Các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau không chỉ về chiến lược, sản phẩm mà còn về chất lượng nguồn nhân lực. Trong đó, tri thức là tài sản quan trọng nhất quyết định năng lực cạnh tranh của tổ chức.

Quản trị tri thức tốt giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng khi năng lực các cá nhân được phát triển. Thêm vào đó, các doanh nghiệp đứng trước xu thế chuyển đổi số với vấn đề cốt lõi  để thành công là tri thức và công nghệ. Áp dụng công nghệ khi tri thức trong tổ chức chưa có sự tích lũy, vững vàng sẽ không đạt hiệu quả. Do vậy, vai trò quản trị tri thức với các doanh nghiệp hiện nay là vấn đề quan trọng, góp phần xây dựng lợi thế cách tranh cho doanh nghiệp. Đặc biệt trong các lĩnh vực dịch vụ như y tế, chăm sóc sức khỏe, kiểm toán, bảo hiểm, hàng không, ngân hàng, logistics, quản lý tòa nhà, phân phối điện.

Làm giàu tri thức trong tổ chức là cách thức mà các doanh nghiệp lớn trên thế giới phát triển và xây dựng vị thế trên thị trường. Bởi, với một tổ chức, việc lưu giữ, trao đổi, phát triển tri thức tạo ra nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp. Ngay cả khi những nhân sự chủ chốt rời đi, nhưng kiến thức của họ được lưu trữ lại và chuyển giao cho nhân sự mới. Như vậy sẽ giúp duy trì năng lực, sức mạnh trong tổ chức.

Doanh nghiệp đứng trước thách thức từ thị trường thì cần có nội tại vững vàng, với nền tảng là tri thức. Bài viết này sẽ đề cập chủ đề quản trị tri thức, với những nghiên cứu chuyên sâu làm rõ nội hàm vấn đề này. Đồng thời đi sâu vào quản trị thức của doanh nghiệp thông qua mô hình SECI. Các nhà lãnh đạo có thể tham khảo và áp dụng vào tổ chức để làm giàu vốn tri thức của doanh nghiệp và nâng cao năng lực nhân sự.

QUẢN TRỊ TRI THỨC LÀ SỰ NẮM BẮT, CHIA SẺ VÀ ÁP DỤNG KIẾN THỨC HIỆU QUẢ

Quản trị tri thức

Theo Davenport (1994) nhận định, Quản lý tri thức là quá trình nắm bắt, phân phối và sử dụng kiến ​​thức một cách hiệu quả.

Theo Kimiz Dalkir, lý giải trong cuốn sách “Quản lý tri thức trong lý thuyết và thực hành”. Quản lý tri thức là sự phối hợp có hệ thống giữa con người, công nghệ, quy trình và cơ cấu tổ chức để gia tăng giá trị từ việc thúc đẩy sáng tạo, chia sẻ và áp dụng kiến ​​thức.

Nhìn chung, quản trị tri thức là quá trình nắm bắt, lưu trữ, chia sẻ và quản lý hiệu quả kiến ​​thức và kinh nghiệm nhằm nâng cao kiến ​​thức tổng thể của đội ngũ nhân sự. Thực tế, mỗi nhân sự đều có những kiến thức, vốn hiểu biết khác nhau, được tích lũy qua quá trình làm việc, học tập. Quản trị tri thức tốt giúp chia sẻ và lan tỏa kiến thức đến các thành viên trong tổ chức. Năng lực của mỗi cá nhân sẽ được kiện toàn khi học hỏi từ đồng nghiệp, cấp trên. Doanh nghiệp cần lưu trữ những kiến thức theo các phương pháp khác nhau để xây dựng vốn tài sản tri thức cho tổ chức.

Theo một bài báo của Viện Công nghệ Massachusetts (MIT) , mục tiêu cốt lõi của quản lý tri thức là kết nối các “nút tri thức” – những người có kiến ​​thức và những người đang tìm kiếm kiến ​​thức – để cuối cùng nâng cao kiến ​​thức trong một tổ chức. Trong mục tiêu đó, các tác giả xác định bốn mục tiêu của KM: nắm bắt kiến ​​thức, tăng cường tiếp cận kiến ​​thức, nâng cao môi trường tri thức và quản lý tri thức như một tài sản.

Phương pháp tiếp cận trong quản trị tri thức

Trong phần này bài viết đề cập đến phương pháp và hướng tiếp cận để doanh nghiệp quản trị tri thức hiệu quả. Phương pháp tiếp cận đảm bảo lực lượng nhân sự trau dồi và không ngừng học hỏi, cũng như kích thích sự học hỏi của tổ chức.

Nonaka và Takeuchi (1994) đã nêu lần đầu tiên trong các bài báo học thuật của họ, có ba cách chính mà mọi người tiếp cận với việc quản lý tri thức: Lấy con người làm trung tâm, Lấy công nghệ làm trung tâm, Lấy quy trình làm trung tâm. Với mỗi cách tiếp cận khác nhau thì cách thức quản trị tri thức sẽ có sự khác biệt.

Lấy con người làm trung tâm. Tập trung vào con người, các mối quan hệ và cách mọi người hình thành cộng đồng học tập và các cách chia sẻ kiến ​​thức. Với cách tiếp cận này trọng tâm là sự lan tỏa tri thức và cùng nhau học hỏi giữa cá nhân trong tổ chức.

Lấy công nghệ làm trung tâm. Tập trung vào công nghệ tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và chuyển giao kiến ​​thức, đồng thời nhằm mục đích tạo ra các hệ thống công nghệ khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức.

Lấy quy trình làm trung tâm. Quan tâm đến cách cơ cấu tổ chức và các quy trình phù hợp và khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức và học hỏi của tổ chức. Khái niệm này bao gồm các quy trình sản xuất, hệ thống phân cấp tổ chức và khuôn khổ văn hóa.

Cách tiếp cận thực hiện sẽ phụ thuộc vào cách công ty của bạn hiện đang hoạt động. Cơ cấu tổ chức, chính trị, phong cách quản lý và các quy trình hiện có, tất cả đều xác định triển khai quản trị tri thức có hiệu quả hay không. Tuy nhiên, bất kể tiếp cận theo cách nào, việc quản trị tri thức chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến con người, công nghệ và quy trình của tổ chức.

QUẢN TRỊ TRI THỨC THÔNG QUA MÔ HÌNH SECI

Mô hình SECI (Nonaka, 1994) là khung khái niệm nổi tiếng nhất để hiểu các quá trình tạo ra tri thức trong các tổ chức. Mô hình này tập trung vào các quy trình tổng thể, thông qua việc chuyển đổi kiến ​​thức từ loại này sang loại khác, tạo ra chất lượng kiến ​​thức mới. Nonaka quan niệm việc tạo ra tri thức là một quá trình có hệ thống, liên tục, xuất hiện và tái diễn theo thời gian. Mô hình SECI mô tả 4 chế độ chuyển đổi Socialization (xã hội hóa) – Externalization (ngoại hóa) – Combination (kết hợp) – Internalization (nội hóa). ược tạo ra bởi quá trình chuyển đổi từ loại kiến ​​thức này sang loại kiến ​​thức khác


Trong đó, mô hình này đề cập đến hai loại tri thức là tri thức ẩn và tri thức hiện. Trong đó, tri thức ẩn là các tri thức gắn với cá nhân cụ thể mang tính kinh nghiệm, được xây dựng dựa trên cảm xúc, quan sát, trải nghiệm, trực giác và thường không mang hình thái biểu hiện cụ thể. Tri thức hiện là tri thức ẩn đã được hệ thống lại, tài liệu hóa và thể hiện bằng một hình thức thông tin cụ thể. Tri thức hiện dễ truyền tải, lưu trữ và là kiến thức được tìm thấy trong các báo cáo, tài liệu, sách, trên website. Quá trình chuyển đổi bắt đầu từ xã hội hóa và kết thúc với nội hóa. Dưới đây là những phân tích chuyên sâu về từng giai đoạn

Xã hội hóa

Quá trình này mô tả kiến ​​thức ngầm được trao đổi giữa các cá nhân thông qua kinh nghiệm được chia sẻ trong tương tác xã hội hàng ngày. Vì kiến ​​thức ngầm rất khó chính thức hóa và thường mang tính trừu tượng, nó chỉ có thể được thu thập bằng cách trực tiếp chia sẻ kinh nghiệm làm việc. Bởi, mỗi cá nhân đều có những vốn tri thức riêng được tích lũy qua nhiều hình thức như học tập thông qua đào tạo,thực tiễn công việc và qua các nguồn tài liệu. Mỗi người có thế mạnh riêng, hệ thống kiến thức, kỹ năng trong những khía cạnh cụ thể và đây là tri thức ẩn trong tổ chức. Thông qua quá trình xã hội hóa, những kiến thức này sẽ được lan tỏa, chia sẻ bên trong doanh nghiệp, các cá nhân tương tác với nhau trong công việc hàng ngày. Năng lực của đội ngũ nhân sự được nâng cao thông qua chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức giữa các thành viên.

Ví dụ thực tiễn là trong công tác kinh doanh, các nhân viên sẽ đối mặt với những tình huống khách hàng khác nhau, bởi sự đa dạng trong tính cách. Với mỗi đối tượng khách hàng như vậy, việc nắm bắt đặc điểm và đưa ra cách thức thuyết phục phù hợp là chìa khóa nâng cao hiệu quả kinh doanh. Những nhân sự có nhiều kinh nghiệm khi họ tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng, họ có thể chia sẻ với nhân sự khác như giá trị tham khảo. Thông qua quá trình trao đổi tri thức đó thì hiệu quả trong công việc có thể nâng cao.

Điểm mạnh của chế độ Xã hội hóa là việc dễ thực hiện, có thể chia sẻ kinh nghiệm phong phú. Thực tế việc truyền đạt, kinh nghiệm, kiến thức giữa các nhân sự khá dễ dàng và diễn ra nhanh chóng. Tuy nhiên, điểm hạn chế có thể kể đến là khó lưu trữ lại. Bởi thông qua giao tiếp truyền đạt thì kiến thức chuyển từ người này sang người khác, nhưng vốn tri thức của tổ chức không được làm giàu do thiếu lưu trữ. Khi nhân sự rời đi nếu không ghi lại thì những vốn kiến thức đó cũng sẽ có thể biến mất. Do vậy, quá trình này cần có sự chuyển đổi, phát triển ở bước tiếp theo là Ngoại hóa

Ngoại hóa

Ngoại hóa mô tả quá trình chuyển đổi tri thức từ kiến thức ẩn thành kiến thức có tính rõ ràng, cụ thể hóa hơn. Phương pháp tiếp cận chuyển đổi ngầm thành rõ ràng này bao gồm hệ thống hóa kiến ​​thức theo nhiều hình thức khác nhau như tài liệu, sổ tay hướng dẫn, hướng dẫn sử dụng và những thứ khác để tổ chức dễ dàng thực hiện chia sẻ.

Việc chính thức hóa này dẫn đến các kiến ​​thức được lưu trữ lại, có thể cập nhật liên tục. Do vậy, khi các thành viên khác cần sẽ tiếp cận một cách dễ dàng trong tương lai. Đây là quá trình kiến ​​thức được tổng hợp thông qua việc chọn lọc và kết nối với hệ thống đã thiết lập trong tổ chức.

Ví dụ thực tiễn có thể thấy, kiến thức chuyển đổi rõ ràng hơn thông qua tài liệu như quy trình làm việc với khách hàng, hướng dẫn sử dụng phần mềm. Những quản lý có kỹ năng, kinh nghiệm có thuyết trình để huấn luyện chuyên đề cho những nhân sự khác. Nội dung, tài liệu thuyết trình được lưu trữ lại, nhân sự mới có thể tiếp cận dễ dàng, và trong nội bộ truy xuất nếu cần thiết.

Điểm mạnh của chế độ Ngoại hóa là kiến thức được lưu trữ như tài sản trong tổ chức, có thể truy xuất và chia sẻ dễ dàng trong nội bộ. Song điểm hạn chế là nội dung này cần được quản lý tránh việc mất dữ liệu và tính bảo mật trong thông tin.

Kết hợp

Ở quá trình này, tri thức hiện trong quá trình ngoại hóa sẽ được sắp xếp, kết hợp hoặc xử lý để trở thành hệ thống tri thức hiện có hệ thống hơn, sự kết hợp này cũng tạo ra kiến thức mới. Doanh nghiệp có thể sử dụng mạng truyền thông trên máy tính và cơ sở dữ liệu có quy mô lớn để hỗ trợ phương thức chuyển đổi tri thức này. Các kiến thức hiện được thu thập cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp được kết hợp lại, chỉnh sửa và xử lý để tạo ra kiến thức mới, dễ dàng lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp hơn, thậm chí có thể phát hành rộng rãi.

Ví dụ thực tiễn là việc sử dụng ICT, chẳng hạn như phần mềm nhóm, cơ sở dữ liệu trực tuyến, mạng nội bộ và cộng đồng ảo để giao tiếp và chia sẻ thông tin. Những kiến thức mới được tìm hiểu sẽ được cập nhật trên nền tảng theo một cách hệ thống. Nhân sự mới hay những người cần tiếp cận sẽ có thể hiểu, nắm được dễ dàng.

Lợi thế của Kết hợp là việc cập nhật kiến thức mới dễ dàng và khi chia sẻ trên các nền tảng công nghệ, mọi người có thể tiếp cận, nắm bắt nhanh chóng nội dung. Song, điểm hạn chế là việc tổng hợp, xây dựng cơ sở dữ liệu sẽ tốn nhiều chi phí và thời gian.

Nội hóa

Nội hóa mô tả kiến ​​thức rõ ràng được các cá nhân tiếp thu, làm phong phú thêm trên nền tảng vốn kiến thức của họ. Từ đó, những kiến thức đó được chuyển giao và sử dụng trong các tình huống thực tế, trở thành nền tảng cho sự đổi mới. Nội hóa là quy trình cuối cùng trong mô hình SECI nhưng cũng mở ra chu kì mới khi kiến thức được áp dụng trong trường hợp thực tế, kinh nghiệm và vốn tri thức sẽ được cập nhật. Đây quay trở lại là quá trình xây dựng kiến thức ngầm mới với các cá nhân.

Ví dụ thực tiễn là khi một nhân viên đọc về “Cách cài đặt phần mềm Máy in” từ hướng dẫn sử dụng do công ty được ủy quyền cung cấp. Đó là kiến ​​thức rõ ràng của anh ấy. Thông qua quá trình thực hành áp dụng, nhân sự đó đúc kết là nhận ra có cách ứng dụng tốt hơn. Đây trở lại là quá trình tích lũy xây dựng kiến ​​thức ngầm.

Điểm mạnh của Nội hóa là hình thành và tích lũy được những kiến thức ẩn mới. Nghĩa là các cá nhân có được vốn tri thức của riêng mình. Do vậy, điểm hạn chế là việc chia sẻ không dễ dàng, và chưa được cụ thể hóa thành các văn bản, tài liệu cụ thể

Thông qua đào sâu lý giải, có thể thấy mô hình SECI mô tả rõ quá trình chuyển giao tri thức, nâng cao khả năng học tập, phát triển năng lực nhân sự. Đây là một quá trình vận hành liên tục tạo ra tri thức mới, tích lũy và làm giàu vốn tri thức cho tổ chức.

QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG NGÀNH DỊCH VỤ

Ngành dịch vụ mang tính khái quát, bao hàm nhiều lĩnh vực như y tế, chăm sóc sức khỏe bảo hiểm, ngân hàng và tài chính, cung cấp khí đốt, điện và nước, vận tải, thông tin liên lạc, giải trí. Với đặc thù của ngành phức tạp, kiến ​​thức chuyên môn cao và kiến ​​thức quản lý hiệu quả sẽ giúp các tổ chức tạo ra năng lực cạnh tranh.

Quản trị tri thức tạo ra lợi thế cạnh tranh

Trong bối cảnh cạnh tranh trong ngành, các doanh nghiệp cần phát triển cho mình lợi thế, ở đây đề cập đến đó là năng lực, tri thức của con người trong tổ chức. Việc quản trị tri thức tốt sẽ giúp doanh nghiệp đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và cụ thể hóa ra kết quả với khách hàng, thị trường.

Tuyển dụng và giữ chân những người hàng đầu

Các doanh nghiệp ngành dịch vụ thường cạnh tranh trong lĩnh vực của họ dựa trên khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp và cung cấp giải pháp cho khách hàng. Các doanh nghiệp cần thu hút và giữ chân những nhân viên có kiến ​​thức. Quản trị tri thức như là cách thức giúp nâng cao năng lực nhân sự và thu hút nhân tài cho tổ chức. Một doanh nghiệp có vốn tri thức vững chắc sẽ là điểm đến tiềm năng cho nhân sự, khi họ có cơ hội học hỏi và kiện toàn năng lực của mình.

Trong môi trường học hỏi, kiến thức sẽ luôn được cập nhật và chia sẻ trong nội bộ tổ chức. Ví dụ đối với bệnh viện, việc chia sẻ những kinh nghiệm và cách thức chăm sóc bệnh nhân với những trường hợp cụ thể sẽ giúp đội ngũ nhân sự phát triển chuyên môn nhanh chóng. Đây là chìa khóa giúp thu hút người hàng đầu gia nhập tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh về nguồn nhân lực ngành dịch vụ hiện nay.

Xây dựng niềm tin trong tổ chức

Với nhân sự, nhu cầu được học hỏi và phát triển là ưu tiên hàng đầu. Với doanh nghiệp, nhân sự có niềm tin vào tổ chức sẽ giúp tạo ra giá trị vượt trội cho khách hàng. Vì vậy, vai trò của quản trị tri thức là quan trọng khi giúp nhân sự tích lũy vốn kiến thức và được học hỏi từ đồng nghiệp, cấp trên và từ tình huống công việc cụ thể. Hơn thế nữa, họ có thể tiếp cận dễ dàng những tri thức đã được đúc kết từ người đi trước được doanh nghiệp lưu trữ lại.

Với quản trị tri thức, mỗi nhân viên đều có thể là giảng viên nội bộ, là chuyên gia trong lĩnh vực mà mình thành thạo. Họ có thể thảo luận và chia sẻ, bổ sung kiến thức cho nhau. Do vậy, họ cảm thấy được trao quyền và thấy vai trò của mình trong tổ chức. Qua đó, đội ngũ nhân sự có sự gắn kết với tổ chức.

Quản trị tri thức cải thiện ngành dịch vụ

Doanh nghiệp ngành dịch vụ đối mặt với nhiều thách thức để phát triển. Khi khách hàng có nhiều lựa chọn thì các doanh nghiệp cần cung cấp cho họ dịch vụ tối ưu hơn và mang đến trải nghiệm khách hàng tích cực hơn. Để làm được như vậy, các doanh nghiệp cần có nền tảng tri thức và quản trị tri thức hiệu quả với những tác động tích cực như

Tăng năng suất

Việc áp dụng quản trị tri thức trong ngành dịch vụ giúp giải quyết các vấn đề phức tạp hiệu quả dựa trên cộng tác. Ví dụ, sự hợp tác, chia sẻ kiến thức trong bệnh viện sẽ giúp nhân sự có thể mở rộng kiến ​​thức điều dưỡng sẽ tác động đến việc chăm sóc bệnh nhân tốt hơn.

Năng suất được nâng cao khi năng lực của các cá nhân trong tổ chức được nâng cao. Điều đó thể hiện khi họ có đủ kiến thức để xử lý và hoàn thành công việc nhanh chóng và đảm bảo chất lượng. Một tổ chức có hệ thống quản trị tri thức tốt sẽ có tác động trực tiếp đến hiệu quả và năng suất hoạt động của nhân viên.

Tăng hiệu quả hoạt động tổ chức

Quản lý tri thức tác động giảm chi phí, tăng doanh số bán hàng, lợi nhuận cao hơn, đảm bảo các điều khoản đề xuất nhất quán cho khách hàng trên toàn thế giới. Ví dụ, các công ty dịch vụ tài chính hiện cung cấp các giao dịch dịch vụ qua Internet, và để giải quyết các vấn đề chung của khách hàng, họ tạo ra một nền tảng kiến ​​thức; một kho lưu trữ trung tâm chứa các câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp của người dùng nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nhìn chung, để phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần có nền tảng tri thức vững vàng. Tri thức là tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp trong bất kể ngành nghề nào, khi sự cạnh tranh ngày càng gay gắt với sự biến động của thị trường. Mô hình SECI là mô hình hiệu quả trong việc chuyển giao và xây dựng hệ thống quản trị tri thức trong tổ chức. Mô hình mô tả quá trình tri thức vận động, hình thành và tích lũy trong doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo có thể tham khảo và áp dụng mô hình này để xây dựng và quản trị vốn tri thức của doanh nghiệp.

Một điểm quan trọng, tri thức chia sẻ hiệu quả trong tổ chức khi doanh có sự gắn kết trong nội bộ. Đồng thời, các nhà lãnh đạo cần tạo ra môi trường văn hóa học tập giúp lan tỏa tri thức trong tổ chức. Song, vấn đề thu hút nhân tài và giữ chân nhân sự là nền tảng trong việc quản trị tri thức. Để thu hút và giữ chân bên cạnh môi trường học hỏi, phát triển còn cần hệ thống quản trị hiệu suất để có đãi ngộ phù hợp cho nhân sự. Quản trị tri thức là vấn đề cốt lõi gắn với khung năng lực trong tổ chức. Bởi, xây dựng khung năng lực là hình thức để đánh giá, xác định khoảng trống trong năng lực từ đó giúp phát triển nhân sự. Khi có được khung năng lực và đánh giá điểm mạnh, điểm hạn chế của các cá nhân được xác định. Các nhà lãnh đạo sẽ có kế hoạch để thúc đẩy chia sẻ và trao đổi tri thức phát triển điểm mạnh và cải thiện điểm yếu cho đội ngũ nhân sự.

OD CLICK biên tập

Nguồn tham khảo:

  1. Nonaka,I.(1994). A dynamic theory of organizational knowledge creation. Organ. Sci. 5, 14–37. doi: 10.1093/fampra/cmw098
  2. Nonaka, I., and Takeuchi, K.(1995). The Knowledge Creating Company. New York, NY: Oxford University Press.
  3. Kimiz Dalkir (2005), Knowledge Management in Theory and Practice
  4. Maria Luisa et al (2019) “Managing Knowledge in Organizations: A Nonaka’s SECI Model Operationalization”
  5. https://www.knowledgebase-script.com/kb/article/role-of-knowledge-management-system-in-service-industry-233.html
  6. https://www.thecloudtutorial.com/seci-model/
  7. https://sites.google.com/site/thekmbible/home/seci-model
  8. https://www.frontiersin.org/articles/10.3389/fpsyg.2019.02730/fullhttps://sis.binus.ac.id/2017/05/10/approaches-to-knowledge-management-cycle/
error: Nội dung đã khóa !!