Hầu hết các quyết định quan trọng đều phát sinh từ các đội nhóm, các quyết định đó hoặc là trực tiếp hoặc là thông qua nhu cầu chuyển đổi các quyết định cá nhân thành hành động. Học tập cá nhân, ở mức độ nào đó, không liên quan đến học tập tổ chức. Học tập cá nhân có thể học mọi lúc, ngay cả khi không có sự học tập tổ chức. Nhưng đối với học tập đội nhóm, nó trở thành những thành phần học tập thu nhỏ trong toàn tổ chức. Những kỹ năng sẽ được học tập đội nhóm truyền bá đến các cá nhân và những đội nhóm khác. Thành tích của đội nhóm có thể đặt ra một tác động và thiết lập một tiêu chuẩn cùng nhau học tập vì tổ chức.
Học tập đội nhóm là tiến trình đồng nhất và phát triển năng lực của đội nhóm trong việc tạo ra kết quả các thành viên thật sự mong muốn. Nó xây dựng trên nguyên lý phát triển tầm nhìn chung và dựa trên nguyên lý làm chủ bản thân vì các đội nhóm xuất sắc. Thế giới có nhiều đội nhóm có những cá nhân xuất sắc chia sẻ chung một tầm nhìn nhưng rồi lại thất bại trong tổ chức học tập. Một đội bóng vô địch là có những tài năng xuất chúng và có một tầm nhìn chung nhưng điều quan trọng đó chính là họ biết cách phối hợp với nhau để tạo nên một trận cầu đỉnh cao.
Bên trong tổ chức, học tập đội nhóm có 3 khía cạnh chủ yếu:
Thứ nhất, có nhu cầu hiểu được thấu đáo các vấn đề phức tạp.
Khi đó, các đội nhóm phải học cách vận dụng tiềm năng của tư duy tập thể lớn hơn khả năng tư duy của cá nhân. Các nguồn lực mạnh mẽ trong tổ chức làm cho trí thông minh của tập thể kém hơn chứ không lớn hơn trí thông minh của các thành viên riêng lẻ. Nhiều nguồn lực như thế nằm trong sự kiểm soát trực tiếp của các thành viên đội nhóm.
Thứ hai, có nhu cầu hành động phối hợp và đổi mới.
Những đội nhóm xuất sắc trong tổ chức phát triển loại quan hệ như thế – “một sự tin tưởng về mặt vận hành”, trong đó từng thành viên duy trì nhận thức về các thành viên khác và sẵn sàng hành động theo những cách bổ sung cho hành động của đồng đội.
Thứ ba, có vai trò của các thành viên đội nhóm đối với các đội khác.
Một đội nhóm học tập liên tục thúc đẩy các đội nhóm học tập khác thông qua sự ghi nhớ hành động về kỹ năng học tập đội nhóm rộng rãi hơn.
Mặc dù liên quan đến các kỹ năng cá nhân và các phạm trù nhận thức, học tập đội nhóm là một nguyên lý tổng hợp. Nguyên lý học tập đội nhóm liên quan đến việc hiểu được các áp dụng đối thoại và thảo luận, hai cách khác nhau để đội nhóm có thể giao tiếp với nhau. Sức mạnh của chúng nằm ở sự phối hợp, điều này sẽ không thể hiện ra khi sự khác biệt giữa chúng không được xem xét.
NGUYÊN LÝ HỌC TẬP ĐỘI NHÓM
- Đối thoại và thảo luận
Một người có đóng góp quan trọng cho nguyên lý mới về học tập đội nhóm là một nhà vật lý đương đại David Bohm. Có hai loại trao đổi chính là đối thoại và thảo luận. Cả hai đều quan trọng đối với năng lực liên tục tạo ra sự học tập của đội nhóm nhưng sức mạnh của chúng nằm ở sự phối hợp, mà điều đó sẽ không thể hiện khi sự khác biệt giữa chúng không được xem xét.
Trong đối thoại (dialogue), có sự khám phá tự do và sáng tạo về các vấn đề phức tạp, mơ hồ, một sự “lắng nghe” sâu sắc lẫn nhau và tạm ngưng quan điểm riêng của cá nhân. Mục đích của một cuộc đối thoại là vượt qua sự hiểu biết của một cá nhân bất kì “Chúng ta không cố giành chiến thắng trong đối thoại. Tất cả chúng ta cùng thắng nếu thực hiện đối thoại đúng cách”. Qua đối thoại, cá nhân đạt được những hiểu biết mà không thể có được với tư cách cá nhân. “Một hình thức trí tuệ bắt đầu xuất hiện dựa trên sự phát triển của một ý nghĩa chung. Qua đối thoại, đội nhóm khám phá những vấn đề khó khăn phức tạp từ nhiều quan điểm. Các cá nhân ngừng việc đưa ra giả định nhưng vẫn trao đổi giả định của mình một cách thoải mái. Kết quả là sự khám phá tự do làm cho rõ hơn kinh nghiệm và suy nghĩ của con người, vượt lên trên các quan điểm cá nhân.
Đối thoại là một cách giúp đỡ người khác “nhìn ra bản chất của suy nghĩ là luôn hiện diện và luôn tham gia để trở nên nhạy cảm hơn và làm việc thừa nhận sự rời rạc trong suy nghĩ của chúng ta trở nên an toàn”. Qua đối thoại con người trở thành nhà quan sát suy nghĩ của chính họ.
Qua đối thoại, con người sẽ nhận ra được những sự rời rạc trong suy nghĩ của từng người, từ đó suy nghĩ tập thể sẽ trở nên chặt chẽ hơn. Tuy nhiên sự rời rạc cũng có thể nhận biết qua sự mâu thuẫn và hỗn loạn. Bohm xác định có 3 điều căn bản cần cho đối thoại:
- Tất cả các thành viên phải “ngừng” các giả định của họ lại, thực ra là chúng “như thể lơ lửng giữa chúng ta”: “Ngừng các giả định” có nghĩa là giữ chúng “như bản chất của chúng, treo lơ lửng trước mặt bạn” để luôn luôn có thể quan sát và đặt câu hỏi về chúng. Điều đó không có nghĩa là vứt bỏ các giả định, triệt tiêu chúng hay là tránh né biểu hiện của chúng. Và cũng không có nghĩa là có ý kiến là xấu, hay chúng ta nên loại bỏ tính chủ quan. Thay vào đó, nó có nghĩa là nhận ra những giả định của chúng ta và ngừng chúng lại để khảo sát. Điều này không thể xảy ra nếu chúng ta chỉ bảo vệ ý kiến của chính mình. Nó cũng không diễn ra nếu chúng ta không nhận ra các giả định của mình, hoặc không nhận ra quan điểm của mình dựa trên các giả định, hơn là dựa các dữ kiện hiển nhiên.
- Tất cả các thành viên phải xem nhau như đồng đội: Đối thoại chỉ có thể diễn ra khi một nhóm người xem nhau như đồng đội để cùng nhau khám phá những nhận thức và ý kiến rõ ràng bên trong. Xem nhau như đồng đội rất quan trọng vì suy nghĩ sẽ mang tính chất tham gia. Hành động có ý thức khi suy nghĩ về nhau như đồng đội đóng góp vào sự tương tác như đồng đội. Điều này rất cần cho việc thiết lập một trạng thái tích cực để bù đắp khả năng có thể bị tổn thương khi đối thoại. Qua đối thoại, con người thật sự cảm thấy như thể họ đang xây dựng một điều gì mới, một sự hiểu biết mới sâu sắc hơn. Xem nhau như đồng đội nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế thì hết sức quan trọng bởi cách nói chuyện với bạn bè rất khác với cách nói chuyện với những người không phải là ban bè. Điều thú vị ở đây là khi đối thoại phát triển, các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy tình cảm bạn bè phát sinh với những người mà giữa họ không có nhiều điểm chung. Điều cần thiết thêm vào là sẵn lòng xem nhau như đồng đội. Hơn nữa, khi các giả định bị ngừng lại và khiến người đó bị tổn thương, tinh thần đồng đội sẽ tạo cảm giác an toàn hơn, hạn chế rủi ro. Đối thoại phải mang tính vui vẻ, nó đòi hỏi sự sẵn lòng tham gia với những ý kiến mới, khảo sát và thử nghiệm chúng. Nếu một người thường giấu diếm quan điểm của mình bởi vì họ không có chức vụ thì sự che giấu đó cũng bị tháo bỏ, sự sợ hãi và sự phán đoán cũng bị tháo bỏ. Nếu mọi thành viên trong tổ chức không sẵn lòng tuân theo những điều kiện gồm việc ngừng các giả định và chấp nhận quan hệ đồng đội, đối thoại sẽ không còn khả thi.
- Phải có một “người điều phối” để “duy trì môi trường” đối thoại: Khi thiếu một người điều phối khéo léo, thói quen suy nghĩ của chúng ta sẽ liên tục kéo chúng ta về thảo luận và rời xa khỏi đối thoại. Người điều phối tạo điều kiện cho cuộc đối thoại thực hiện nhiều nhiệm vụ cơ bản của một “tác nhân quá trình” tốt. Người điều phối luôn giữ chừng mực giữa khả năng “thành thạo” và khả năng “giúp đỡ” trong tiến trình , tuy nhiên không cần đến vẻ ngoài “chuyên gia” hay “bác sĩ” làm đổi hướng chú ý của các thành viên khỏi các ý kiến và trách nhiệm của chính họ. Người điều phối có vai trò rất quan trọng, họ đồng thời phải có sự hiểu biết và quan sát để có những tác động đến cuộc đối thoại.
Ngược lại, thảo luận (discussion) là các quan điểm khác nhau được trình bày và bảo vệ để tìm ra quan điểm tốt nhất để hỗ trợ các quyết định cần phải có vào thời điểm đó. Đối thoại và thảo luận có thể bổ sung lẫn nhau nhưng hầu hết các đội nhóm thiếu khả năng phân biệt giữa hai khái niệm này và hoạt động một cách có ý thức giữa chúng.
Cân bằng đối thoại và thảo luận
Trong học tập đội nhóm, thảo luận là người “đồng nhiệm” cần thiết của đối thoại. Trong một cuộc thảo luận, các quan điểm khác nhau được trình bày và bảo vệ. Qua đối thoại, các quan điểm khác nhau sẽ được trình bày như những phương tiện để khám phá một quan điểm mới. Trong một cuộc thảo luận, các quyết định được đưa ra. Trong một cuộc đối thoại, những vấn đề phức tạo được khám phá. Khi một đội nhóm phải đi đến nhất trí và phải đưa ra quyết định thì cần phải tổ chức thảo luận. Những cuộc thảo luận hiệu quả sẽ quy nạp thành một kết luận hoặc một chương trình hành động. Mặt khác, các cuộc đối thoại mang tính phân tán, chúng không đi đến sự nhất trí, mà đem lại một mức hiểu biết sâu hơn về những vấn đề phức tạp. Cả đối thoại và thảo luận đều dẫn đến các chương trình hành động mới nhưng hành động thường là mục tiểu của thảo luận, trong khi những hành động mới phát sinh như một sản phẩm phụ trong quá trình đối thoại.
Các kỹ năng cho phép đối thoại rất giống các kỹ năng có thể làm cho thảo luận hiệu quả thay vì có hại. Chúng là những kỹ năng tìm hiểu và suy ngẫm đã được nêu ở bài mô hình tư duy trước.
Suy ngẫm, tìm hiểu thông tin và đối thoại
Nếu đối thoại thể hiện một tầm nhìn độc đáo của nguyên lý học tập đội nhóm thì các kỹ năng suy ngẫm và tìm hiểu mang tính chất thiết yếu để hiện thực hóa tầm nhìn đó. Cũng như tầm nhìn cá nhân tạo ra nền tảng để xây dựng tầm nhìn chung, những kỹ năng suy ngẫm và tìm hiểu cũng tạo nền tảng cho đối thoại và thảo luận. Đối thoại đặt cơ sở trên những kỹ năng suy ngẫm và tìm hiểu sẽ đáng tin cậy hơn, ít phụ thuộc hơn vào những chi tiết của hoàn cảnh, chẳng hạn như những đặc tính của các thành viên trong nhóm.
- Đương đầu với “thực tại”: Xung đột và thói quen phòng thủ
Học tập đội nhóm cũng liên quan đến cách xử lý sáng tạo các nguồn lực mạnh mẽ, những nguồn lực này chống lại đối thoại và thảo luận tích cực trong các đội nhóm làm việc. Khi tổ chức có “những cuộc chiến vô hình” là khi con người thể hiện thói quen phòng thủ để tự bảo vệ mình khỏi sự đe dọa hay bối rối. Tuy nhiên, thói quen phòng thủ ngăn cản tổ chức học tập này cũng có tiềm năng lớn trong việc thúc đẩy học tập nếu chúng ta biết cách giải tỏa năng lượng của chúng.
Trong các đội nhóm xuất sắc, xung đột trở nên hiệu quả, thường thì có thể có xung đột quanh tầm nhìn. Thực ra, bản chất của quá trình “xác lập tầm nhìn” nằm ở sự xuất hiện dần dần của một tầm nhìn chung từ các tầm nhìn cá nhân khác nhau. Tầm nhìn càng cao thì càng ít cơi hội để đạt được kết quả. Dòng chảy tự do của các ý tưởng mâu thuẫn là cần thiết cho những suy nghĩ sáng tạo, để khám phá những giải pháp mới mà không có cá nhân đơn độc nào có thể tìm ra. Xung đột trở thành một phần của quá trình đối thoại liên tục..
Mặt khác, các đội nhóm thường, hoặc là không có sự tồn tại xung đột ở vẻ bên ngoài, hoặc là có sự phân cực sâu sắc. Trong các đội nhóm “hòa thuận ngoài mặt” như vậy thì các nhân viên tin rằng họ phải giữ kín những quan điểm xung đột của mình để duy trì đội nhóm. Ngược lại, nếu từng người nói ra suy nghĩ của mình thì đội nhóm sẽ chia tách bởi sự khác biệt không thể hòa hợp được. Trong khi đó, đội nhóm phân cực là nơi những nhà quản lý có thể nói ra, nhưng những quan điểm xung đột đã trở nên thâm căn cố đế. Mọi người biết rõ quan điểm của người khác và hầu như không có sự chuyển động nào cả.
Đặc trưng của đội nhóm học tập không phải là việc tháo bỏ được sự phòng thủ mà là cách đối đầu với sự phòng thủ. Một đội nhóm cam kết học tập phải cam kết không chỉ nói sự thật về điều đang diễn ra “bên ngoài”, trong thực tại kinh doanh của họ mà còn về điều đang diễn ra “bên trong” tổ chức.
Đội nhóm là mô hình thu nhỏ của các tổ chức, vì vậy không có gì đáng ngạc nhiên khi đặc điểm mẫu hình phòng thủ của tổ chức được thể hiện ở các đội nhóm. Thói quen phòng thủ ngăn chặn dòng chảy năng lượng có thể đóng góp vào việc xây dựng một tầm nhìn chung trong đội nhóm. Đối với những thành viên trong đội nhóm bị vướng thói quen phòng thủ của họ, họ cảm giác giống như những bức tường, những khối gạch đá ngăn cản sự học tập theo nhóm.
Khi các thành viên học cách làm việc cùng thay vì chống lại thói quen phòng thủ, họ bắt đầu có lòng tin rằng “chúng ta ở trên sự phòng thủ của mình”. Những thói quen phòng thủ làm cho các thành viên trong đội nhóm mệt mỏi. Chúng bòn rút năng lượng và làm hao mòn tinh thần con người. Khi một đội nhóm tự thấy mình vượt quá những trở ngại ngăn cản việc học tập thì họ có được những kinh nghiệm rõ ràng rằng có nhiều khía cạnh ở thực tại mà họ có khả năng thay đổi.
- Mắt xích còn thiếu: Thực hành
Cuối cùng, cũng như bất kỳ nguyên lý nào khác, học tập đội nhóm cần phải có sự thực hành. Tuy nhiên, đó lại chính là điều mà các tổ chức ngày nay đang thiếu. Các đội nhóm học thông qua các hoạt động liên tục giữa thực hành và làm việc, cứ thế lặp đi lặp lại.
Một nhóm những cá nhân tài năng muốn học tập chưa hẳn tạo thành một đội nhóm học tập, cũng như một đội nhóm vận động viên tài năng sẽ không chắc tạo thành một đội hình thể thao xuất sắc. Những đội nhóm học tập học cách cùng nhau học tập. Học tập đội nhóm có tính thách thức cao hơn những kỹ năng cá nhân. Vì vậy, học tập đội nhóm cần “sân thực hành” để cùng nhau thực hành, phát triển kỹ năng học tập theo nhóm. Học tập đội nhóm đòi hỏi những dạng thực hành thường xuyên. Nhưng nhìn chung các đội nhóm quản lý hiện đang không làm được điều này. Đúng là họ có những buổi tranh luận ý kiến trừu tượng và nhiều thành viên có đưa ra ý kiến nhưng nó lại không giống như buổi diễn tập hay chạy thử. Sản phẩm chính của nhóm là những quyết định dưới áp lực dữ dội về mặt thời gian và mỗi quyết định được dứt điểm ngay khi đề ra.
Những điều điện cơ bản để có một buổi họp đối thoại bao gồm:
- Tập hợp tất cả các thành viên của đội nhóm lại với nhau
- Giải thích những quy tắc nền tảng đối thoại
- Đảm bảo thực hiện những quy tắc nền tảng đó, để khi bất kỳ ai thấy mình không thể “ngừng” các giả định của mình lại thì cả đội thừa nhận rằng đó là “thảo luận” chứ không phải là “đối thoại”
- Khuyến khích các thành viên đưa ra những vấn đề khó khăn, khó nhận ra và mâu thuẫn nhất đối với hoạt động của đội.
HỌC TẬP ĐỘI NHÓM VÀ NGUYÊN LÝ THỨ NĂM
Suy nghĩ hệ thống có thể gợi lên sự phòng thủ bởi thông điệp chính của nó là hành động của chúng ta tạo ra thực tại. Do đó, một đội nhóm có thể từ chối việc tìm hiểu các vấn đề quan trọng một cách hệ thống hơn. Nhiều tổ chức cho rằng mình đã suy nghĩ hệ thống nhưng hành động thực tế lại không thể hiện điều đó. Suy nghĩ hệ thống cần những đội nhóm trưởng thành, có khả năng tìm hiểu vấn đề đầy phức tạp và đầy mâu thuẫn.
Những công cụ suy nghĩ hệ thống quan trọng vì hầu như tất cả các nhiệm vụ chủ yếu của những đội nhóm quản lý – xây dựng chiến lược, hình thành tầm nhìn, đề ra chính sách và cấu trúc của tổ chức, đồng thời là sự đối mặt với những phức tạp khổng lồ. Sự phức tạp đó lại không giữ nguyên trạng thái mà mỗi tình huống nằm trong một trạng thái thay đổi liên tục. Trong một đối nhóm quản lý, mỗi thành viên thực hiện những mô hình tư duy phần lớn mang tính một chiều của riêng họ. Mô hình tư duy của mỗi người tập trung vào những phần khác nhau của hệ thống. Điều đó làm cho một quan điểm chung về hệ thống với tư cách là một thể thống nhất không thể lộ ra qua những cuộc trò chuyện thông thường.
Mặc dù rất quan trọng, học tập đội nhóm vẫn chưa được hiểu đầy đủ. Nếu không có phương pháp tin cậy để xây dựng những đội nhóm có khả năng cùng nhau học tập, học tập đội nhóm sẽ không có sự ổn định. Đó là lý do việc thấu hiểu đội nhóm sẽ là bước chính yếu trong việc xây dựng tổ chức học tập.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo: “The fifth discipline” – Peter M. Senge