Khung năng lực là một công cụ quản trị nhân lực hiện đại. Xây dựng khung năng lực hiệu quả giúp doanh nghiệp có căn cứ vững chắc trong tuyển chọn, đào tạo, quy hoạch, bổ nhiệm, xây dựng chiến lược nguồn nhân lực cũng như chiến lược đãi ngộ theo năng lực.
Trước bối cảnh biến động, yêu cầu về năng lực của đội ngũ nhân sự trong tổ chức cao hơn đòi hỏi sự trau dồi và hoàn thiện liên tục. Xu hướng nhân sự hiện nay mong muốn được đào tạo và phát triển kỹ năng, thích ứng với yêu cầu thị trường. Cụ thể trong Khảo sát của Deloitte: 67% nhân viên thế hệ trẻ muốn được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, đào tạo bài bản. Do vậy, các doanh nghiệp chú trọng hơn vào đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
Đào tạo hiệu quả cần dựa trên thang đo cụ thể để xác định năng lực, kỹ năng nào cần được cải thiện. Khung năng lực là cách tiếp cận tạo thước đo về các cấp độ cho những vị trí chức danh khác nhau trong tổ chức. Từ đó, doanh nghiệp đánh giá được năng lực của nhân sự dựa trên chuẩn yêu cầu của từng vị trí để xây dựng kế hoạch đào tạo hiệu quả.
KHUNG NĂNG LỰC KẾT NỐI ĐÀO TẠO VỚI MỤC TIÊU TỔ CHỨC
Khung năng lực
Theo Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Vương quốc Anh, khung năng lực được hiểu là cấu trúc đặt ra và xác định từng năng lực cá nhân (chẳng hạn như giải quyết vấn đề hoặc quản lý con người) được yêu cầu trong một tổ chức hoặc một bộ phận của doanh nghiệp.
Khung năng lực thường tiếp cận theo 4 nhóm: Năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực bổ trợ và năng lực quản lý. Trong đó, năng lực cốt lõi là năng lực tất cả vị trí công việc cần có, năng lực này gắn với giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn, văn hóa của tổ chức. Năng lực chuyên môn hướng đến kỹ năng đáp ứng yêu cầu vị trí công việc. Năng lực quản lý hướng đến hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực; kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc.
Tư duy áp dụng khung năng lực cho hoạt động đào tạo
Khung năng lực cung cấp thước đo xác định nhu cầu đào tạo. Để tạo ra hiệu quả đào tạo, phát triển năng lực nhân sự, khung năng lực là công cụ chiếm 30%. 70% dựa trên kết quả công việc cùng với trách nhiệm của hai bên: nhà quản lý và đội ngũ nhân sự để tạo ra động lực cùng nhau hoàn thiện năng lực.
Theo tư duy áp dụng khung năng lực trước đây, doanh nghiệp xây dựng ma trận năng lực cho các vị trí chức danh. Từ những chuẩn này sẽ đánh giá nhân sự để xác định khoảng trống trong năng lực. Cách thức như vậy trên thực tế sẽ không phát huy được hiệu quả. Bởi, năng lực cần đối chiếu từ kết quả công việc và năng lực làm việc. Những trường hợp nhân sự không đạt như chuẩn năng lực đề ra nhưng kết quả luôn tốt nhất thì cần có sự điều chỉnh, quy chuẩn lại khung năng lực.
Để đạt hiệu quả đo lường năng lực và là kết quả thông tin đầu ra cho đào tạo, doanh nghiệp áp dụng tư duy áp dụng khung năng lực và đánh giá dựa trên thực tiễn. Doanh nghiệp xây dựng khung năng lực với ma trận năng lực. Thông qua kết quả làm việc và năng lực thực hiện của từng vị trí, sẽ hoàn thiện hình thành khung năng lực chuẩn. Từ cơ sở đó, người quản lý sẽ đưa ra phản hồi cho nhân viên, xác định khoảng trống năng lực tạo ra nhu cầu đào tạo.
Khung năng lực thúc đẩy đạt mục tiêu tổ chức
Mục tiêu tổ chức, năng lực và đào tạo có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Trong đó, năng lực đóng vai trò trung tâm trong thực thi mục tiêu. Dựa vào mức độ đáp ứng năng lực, doanh nghiệp có kế hoạch đào tạo phù hợp.
Khi các nhà lãnh đạo hoạch định ra chiến lược và mục tiêu tổ chức. Để thực hiện được đòi hỏi cần có các nguồn lực trong tổ chức. Đó là nguồn lực con người, tài chính, phi tài chính. Các phòng ban và các cá nhân chịu trách nhiệm thực thi và có chuẩn năng lực cụ thể. Doanh nghiệp đánh giá năng lực và phân cấp độ cho các cá nhân theo khung năng lực đã xây dựng. Bộ phận nhân sự căn cứ vào đó sẽ xác định nhu cầu đào tạo và triển khai đào tạo cho đội ngũ.
Ngược lại, thước đo cho sự hiệu quả của việc đào tạo là kết quả chung của tổ chức, những kế hoạch, những mục tiêu đã đề ra có thực hiện được không. Đào tạo trong bối cảnh hiện nay cần đạt được.
ÁP DỤNG KHUNG NĂNG LỰC TRONG ĐÀO TẠO
Khung năng lực tạo ra tham chiếu và là dữ liệu đầu vào để bộ phận nhân sự có cơ sở để xây dựng kế hoạch đào tạo. Nhưng để đạt hiệu quả cao nhất cần có sự trao đổi, phản hồi giữa nhà quản lý và nhân sự để xác định khoảng trống năng lực, trách nhiệm hai bên để trau dồi.
Nhiều doanh nghiệp và tổ chức lớn trên thế giới đã ứng dụng khung năng lực trong đào đạo. Dưới đây là mô hình áp dụng từ Tổ chức Khí tượng Thế giới (WMO) dựa trên khung năng lực để đưa xây dựng lộ trình học tập nâng cao năng lực của nhân sự
Giai đoạn 1: Phân tích bối cảnh tổ chức
Tạo các chương trình đào tạo hiệu quả dựa trên phân tích bối cảnh tổ chức. Khung năng lực là một thành phần quan trọng của bối cảnh tổ chức. Doanh nghiệp cần xác định các nhóm năng lực cho các vị trí công việc, phân chia theo các cấp độ trên cơ sở từ kết quả công việc thực tế.
Thông qua đánh giá và trao đổi với nhân sự, doanh nghiệp quyết định ưu tiên việc đào tạo kỹ năng nào cho đội ngũ. Nhiều năng lực cần hoàn thiện, điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định ưu tiên và xét trên năng lực cốt lõi để cung cấp các chương trình học tập và phát triển. Năng lực này tác động quyết định sự hiệu quả của công việc.
Giai đoạn 2. Xác định nhu cầu và kết quả học tập
Từ phân tích bối cảnh, doanh nghiệp chọn đã danh sách những kỹ năng cần hoàn thiện với cá nhân ở vị trí tương ứng. Khoảng trống từ năng lực nhân sự so với năng lực chuẩn cho vị trí tạo ra nhu cầu đào tạo và xác định nội dung của chương trình đào tạo.
Trong phần này bộ phận nhân sự và bộ phận liên quan cần trả lời câu hỏi. Kỹ năng nhân sự hiện tại so với chuẩn như thế nào? Kỹ năng cốt lõi gì cần xây dựng chương trình đào tạo? Điều quan trọng là đó là những kỹ năng mà nhiều nhân sự chưa thành thạo, nếu kỹ năng đó nhân sự khác trong nhóm đã làm tốt thì doanh nghiệp có thể khuyến khích trao đổi và chia sẻ nội bộ
Sau khi xác định nhu cầu đào tạo với các kỹ năng cần thiết, doanh nghiệp xác định kết quả đầu ra. Kết quả đầu ra liên quan đến việc nhân sự đã tiếp thu và nắm được những trọng tâm nội dung chính của kỹ năng. Ví dụ, về kỹ năng chăm sóc khách hàng, nhân sự cần nắm được các loại khách hàng, phương pháp để ứng xử hiệu quả với từng khách hàng, cách giải quyết vấn đề hiệu quả. Sau khi đào tạo, doanh nghiệp cần có đánh giá và câu hỏi kiểm tra kiến thức của nhân sự.
Giai đoạn 3. Giải pháp đào tạo
Sau khi xác định nhu cầu và kết quả đầu ra cho các chương trình từ tham chiếu khung năng lực, bộ phận đào tạo lựa chọn giải pháp đào tạo phù hợp để đội ngũ nhân sự tiếp thu kiến thức hiệu quả nhất.
Với những kỹ năng cơ bản và có lưu trữ tài liệu nội bộ, doanh nghiệp có thể tổ chức buổi training nội bộ ngắn. Nhân sự có kinh nghiệm và năng lực sẽ trực tiếp trao đổi và hướng dẫn với nhân sự khác. Như vậy, thúc đẩy sự gắn kết, lan tỏa văn hóa học tập trong đội ngũ và tối ưu về chi phí.
Với những kỹ năng trọng yếu theo chuẩn khung năng lực, bộ phận nhân sự cùng bộ phận liên quan xác định nội dung đào tạo cần thiết, thời lượng của chương trình và cách thức thực hiện như Live learning, E Learning hay học trực tiếp. Thông thường những nội dung này doanh nghiệp có thể chọn đơn vị cung cấp với chuyên gia để xây dựng chương trình hiệu quả.
Giai đoạn 4. Hoạt động đào tạo
Hoạt động đào tạo quyết định sự hiệu quả của chương trình, giúp nhân sự có thể tiếp thu hiệu quả. Phương pháp đào tạo hiện nay đa dạng từ đào tạo trực tiếp truyền thống với các hoạt động đến đào tạo trực tuyến với E-learning, Blended learning. Mỗi phương pháp đều có các hoạt động tạo riêng với trò chơi trên nền tảng trực tuyến hay thảo luận trao đổi nhóm.
Lựa chọn hoạt động phụ thuộc vào loại kỹ năng cụ thể. Với những kỹ năng thiên hướng thực hành và cần nhiều tình huống sẽ ưu tiên với nhiều hoạt động gắn với thực tiễn công việc. Đội ngũ nhân sự sẽ vận dụng dễ dàng sau khi đào tạo. Với những kỹ năng hướng tư duy, thay đổi nhận thức thì lượng lý thuyết gợi mở nhiều hơn so với các hoạt động để nhân sự tự tiếp thu kiến thức và thay đổi nhận thức.
Lựa chọn hoạt động doanh nghiệp có sự kết hợp với đơn vị cung cấp để thống nhất cách thức hiệu quả nhất với từng kỹ năng để nâng cao hiệu quả đào tạo. Đơn vị này có kinh nghiệm triển khai và đo lường được hiệu quả khi áp dụng.
Giai đoạn 5. Phân phối đào tạo
Sau khi lựa chọn cách thức, doanh nghiệp tiến hành đào tạo dựa trên nhu cầu về năng lực. Trọng tâm ở bước này là sự phản hồi từ đội ngũ nhân sự về chương trình để kịp thời có những điều chỉnh trong quá trình đào tạo.
Điều quan trọng là doanh nghiệp cần tạo điều kiện để nhân sự áp dụng kiến thức vào thực tiễn. Nhà quản lý chịu trách nhiệm theo sát, hướng dẫn và đưa ra phản hồi kịp thời để cải thiện chất lượng công việc. Đào tạo không chỉ là xây dựng nội dung và truyền tải nhân sự mà cần có sự khuyến khích thử nghiệm và đề cao tính áp dụng. Bởi sau khi được đào tạo, kỹ năng của họ được hoàn thiện khi áp dụng nhiều qua thực tiễn và rút ra bài học.
Giai đoạn 6. Đánh giá
Thông qua chương trình đào tạo và áp dụng thực tiễn, bộ phận nhân sự và bộ phận liên quan đánh giá hiệu quả sau chương trình để có định hướng tiếp theo. Mục đích xem mức độ nắm bắt kiến thức và khả năng áp dụng của nhân sự.
Những gì được đánh giá trong quá trình đào tạo phải dựa trên kết quả học tập dự kiến, được thúc đẩy bởi các tiêu chí thực hiện của khung năng lực liên quan. Hồ sơ về đào tạo phải chỉ ra cách đánh giá năng lực đạt được trong quá trình đào tạo, điều này sẽ cho thấy giá trị của khóa đào tạo.
Tóm lại, khung năng lực có những tác động lớn đến cách doanh nghiệp đánh giá nhu cầu học tập. Đồng thời là thước đo để xác định kết quả của chương trình đào tạo. Trước đây việc đào tạo thường do cấp trên chỉ định về nội dung và cách thức thực hiện, chưa dựa trên nhu cầu và tham chiếu thành tích đội ngũ. Do vậy hiệu quả chưa cao và nhân sự thiếu động lực tham gia. Ứng dụng khung năng lực nâng cao chất lượng của đào tạo, đi vào tính hiệu quả và giúp nhân sự cải thiện năng lực để thực thi công việc hiệu quả.
Trọng tâm chính với doanh nghiệp là xây dựng khung năng lực hiệu quả làm cơ sở để đo lường và đánh giá nhân sự. Điều này đòi hỏi sự thấu hiểu về đặc thù của vị trí chức danh, xác định năng lực nào cốt lõi, tác động đến hiệu quả công việc. Doanh nghiệp có thể phối hợp với đơn vị tư vấn có chuyên môn để xây dựng hiệu quả.
OD CLICK biên tập
Nguồn tham khảo
- United Nations Population Fund (2003), Competency framework, P14
- World Meteorological Organization (2016), WMO for trainer
- https://www.cipd.co.uk/knowledge/fundamentals/people/performance/competency-factsheet’
- https://elearningindustry.com/how-tie-learning-to-performance-for-outstanding-business-results-competency-framework