Khung năng lực là một công cụ quản trị nhân lực hiện đại được nhiều doanh nghiệp ưu tiên xây dựng, gắn với đặc thù tổ chức và yêu cầu của từng chức danh trong tổ chức. Khung năng lực tác động trong việc tuyển chọn, quy hoạch, bổ nhiệm, xây dựng chiến lược nguồn nhân lực cũng như chiến lược đãi ngộ theo năng lực, gắn với quản trị nhân tài.
Xây dựng khung năng lực nằm trong nhóm giải pháp tổng thể hướng đến giải quyết vấn đề HR, nâng cao năng lực tổ chức gắn với sự phát triển năng lực cá nhân. Triển khai thiết lập khung năng lực cần yếu tố về kỹ thuật. Nhưng để đạt hiệu quả trong vận hành, cải thiện năng lực tổ chức cần đặt trong tư duy hệ sinh thái, gắn với quản trị tri thức, hệ thống L&D và văn hóa học tập.
Các doanh nghiệp Việt Nam trải qua thời gian áp dụng nhưng hiệu quả chưa đạt mong đợi, tốn kém nguồn lực, ngân sách khi chú trọng nhiều đến vấn đề kỹ thuật, áp cứng những chuẩn nước ngoài. Doanh nghiệp chưa tạo ra được văn hóa học tập, vốn tri thức trong tổ chức để đội ngũ phát triển năng lực bản thân dẫn đến nhân sự thấy áp lực, không phù hợp, suy giảm động lực khi triển khai khung năng lực.
Thấu hiểu vấn đề này, OD CLICK đưa ra hướng dẫn quy trình và công cụ xây dựng khung năng lực dựa trên sự nghiên cứu tài liệu, hiểu biết tâm lý, đặc thù nhân lực và doanh nghiệp Việt. Quy trình đưa ra theo 5 bước.
Định hướng tiếp cận xây dựng khung năng lực của công ty nhấn mạnh giải pháp tổng thể dựa trên yếu tố kỹ thuật và hình thành hệ sinh thái gắn với quản trị tri thức, hệ thống L&D và văn hóa học tập. Mục đích giúp doanh nghiệp thiết lập bộ khung năng lực chuẩn cho các vị trí chức danh linh hoạt, hoàn thiện tục theo thực tiễn gắn với hiệu quả công việc. Từ cơ sở đánh giá năng lực, tạo ra môi trường học hỏi, trao đổi và chia sẻ kiến thức giữa các thành viên để nâng cao năng lực của đội ngũ.
Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước này, doanh nghiệp cần xác định xây dựng khung năng lực để làm gì, hướng đến giải quyết vấn đề nào trong tổ chức. Các nhà lãnh đạo cần truyền đạt cụ thể và thống nhất nhận thức về xây dựng khung năng lực trong toàn tổ chức. Nội dung khung năng lực gắn với hệ giá trị cốt lõi và chiến lược kinh doanh và văn hóa của doanh nghiệp.
Ví dụ, nếu đặc trưng và hệ giá trị cốt lõi của công ty đề cao sự sáng tạo, xuất sắc và chính trực thì khung năng lực đặt ra cần đánh giá, đo lường năng lực, phẩm chất đó.
Bước 2: Chuẩn hóa hệ thống chức danh
Trong bước này, các doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh rõ ràng cơ cấu tổ chức, đồng thời xác định hệ thống các chức danh trong doanh nghiệp gắn với các nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng. Đây là bước nền tảng quan trọng bởi việc phân bổ cấp bậc, vị trí không rõ ràng gây khó khăn trong việc xây dựng chuẩn năng lực cho từng chức danh tương ứng.
* Xem xét về cơ cấu tổ chức
Doanh nghiệp xem xét lại toàn bộ cơ cấu tổ chức để đánh giá mức độ rõ ràng, liên kết trong quản lý cũng như các chức năng chính của từng bộ phận. Với mỗi bộ phận sẽ có những vị trí cộng việc nào, chịu trách nhiệm nhiệm vụ gì. Ví dụ: Phòng Marketing sẽ có 3 vị trí trực thuộc là nhân viên Digital Marketing, nhân viên Truyền thông thương hiệu và Nhân viên Truyền thông nội bộ
* Xem xét đánh giá và chuẩn hóa hệ thống chức danh
Doanh nghiệp thống kê và chuẩn hóa số lượng chức danh trong tổ chức. Mỗi chức danh gắn với nhiệm vụ và chức năng chính. Trong đó, dựa vào đặc thù doanh nghiệp khác nhau sẽ có hệ thống cấp bậc cùng chức danh khác nhau. OD CLICK tập trung vào cấp độ tập đoàn với số lượng chức danh lớn. Do vậy đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp sàng lọc và sắp xếp lại hệ thống, các vị trí.
*Xây dựng ma trận chức năng
Sau khi có sự chuẩn hóa về vị trí chức danh, doanh nghiệp cần xây dựng ma trận chức năng để xác định phạm vi công việc, nhiệm vụ cho từng vị trí. Đây là cơ sở để xây dựng những năng lực cần thiết cho vị trí công việc.
Bước 3: Thiết kế từ điển năng lực
Doanh nghiệp xác định những năng lực trọng tâm theo yêu cầu của doanh nghiệp và định hướng kinh doanh. Đồng thời xác định hệ thống cấp độ để đo lường cho từng năng lực.
Các năng lực được xếp loại vào các nhóm chính: năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực quản lý. Theo kinh nghiệm triển khai, các doanh nghiệp nên ưu tiên quản trị tốt nhóm năng lực cốt lõi và quản lý linh hoạt các nhóm năng lực khác.
Bước 4: Sắp xếp năng lực vào vị trí công tác
Sau khi liệt kê năng lực cần thiết vào các nhóm năng lực cùng với hệ thống cấp độ để đo lường (5 cấp độ). Ở bước này, các doanh nghiệp phân bổ các năng lực vào từng vị trí chức danh. Với mỗi chức danh sẽ có ưu tiên năng lực quan trọng khác nhau và tiêu chuẩn về cấp độ để đo lường khác nhau.
Bước 5: Đánh giá và xây dựng giải pháp phát triển
Sau khi sắp xếp và chọn lọc năng lực phù hợp theo các mức độ ưu tiên, tầm quan trọng, các doanh nghiệp sẽ đánh giá và xác định khoảng trống trong năng lực của nhân sự. Từ cơ sở này sẽ xây dựng những giải pháp để phát triển năng lực nhân sự, đáp ứng yêu cầu của vị trí. Giải pháp đưa ra gắn với hệ sinh thái với vấn đề quản trị tri thức, văn hóa học tập và hệ thống L&D của doanh nghiệp
Điểm khác biệt trong cách tiếp cận của công ty là yêu cầu năng lực theo vị trí không áp cứng, mà cần phải có sự điều chỉnh liên tục theo thực tế doanh nghiệp. Ví dụ nếu năng lực chỉ ở mức độ B (trên thang 5 cấp độ từ A-E) nhưng đã tạo ra được kết quả tốt thì khung năng này cần có sự điều chỉnh lại.
*Quy trình, công cụ OD CLICK thể hiện triết lý và phương pháp tiếp cận với doanh nghiệp. công ty có đồng hành của đối tác công nghệ để giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả, quản trị trên phần mềm và đưa ra kết quả đánh giá có tính trực quan.
Xây dựng khung năng lực hiệu quả cần có sự tổng hòa của yếu tố kỹ thuật với quy trình phù hợp và tư duy hệ sinh thái, đặt trong bức tranh tổng thể với hệ thống đãi ngộ, tính tri thức, văn hóa học hỏi trong tổ chức, hệ thống L&D của doanh nghiệp. Tiếp cận vấn đề với triết lý này sẽ cân bằng yếu tố con người, giúp bộ khung năng lực sau khi được xây dựng sẽ hoạt động tốt trong doanh nghiệp. Đội ngũ thấy được năng lực bản thân được phát triển, nhìn nhận khung năng lực như công cụ hỗ trợ thay vì giám sát, đánh giá.