QUY TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ

Chuyển đổi số là quá trình tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp, thay đổi cơ bản cách công ty vận hành và cung cấp giá trị cho khách hàng. Đây cũng là một sự thay đổi văn hóa đòi hỏi các tổ chức phải liên tục thách thức, thử nghiệm, cũng như có sự chuẩn bị trong toàn bộ doanh nghiệp từ ban lãnh đạo tới đội ngũ nhân sự.

Hiện nay, chuyển đổi số đang là xu thế trên toàn cầu và các chính phủ luôn khuyến khích các doanh nghiệp của mình thực hiện. Tốc độ chuyển đổi số trên thế giới đang diễn ra rất nhanh chóng. Tuy nhiên, Việt Nam đang thực hiện những bước đi đầu tiên. Hiện nay, cả chính phủ và các doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm và ý thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số. Cụ thể, theo khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và dịch vụ Công nghệ thông tin, khoảng 15% doanh nghiệp đang tiến hành chuyển đổi số và hơn 30% đang tìm hiểu và sẵn sàng nguồn lực cho chuyển đổi số.

Do vậy, quy trình chuyển đổi số là vấn đề mà các doanh nghiệp Việt Nam cần quan tâm. Nắm bắt vấn đề này, OD CLICK đưa ra quy trình thực hiện chuyển đổi số một cách khoa học nhằm mang lại hiệu quả và tỷ lệ thành công cao hơn cho doanh nghiệp.

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI CHUYỂN ĐỔI SỐ

Bước 1: Đánh giá thực trạng và lên kế hoạch

Trong bước này, các nhà lãnh đạo cần nhìn lại và đánh giá tổ chức xem các nguồn lực như con người, tài chính và văn hóa doanh nghiệp đã sẵn sàng cho việc chuyển đổi số chưa? Và khi thực hiện chuyển đổi số, công ty có khả năng thích nghi được với những sự thay đổi hay không?

Với kinh nghiệm nghiên cứu về chuyển đổi số, OD CLICK sẽ khảo sát tổng thể toàn bộ doanh nghiệp để đánh giá nguồn lực con người, tài chính, và nền tảng văn hóa doanh nghiệp nhằm đưa ra tư vấn phù hợp về cách thức chuyển đổi.

Bên cạnh việc đánh giá thực trạng, công ty cần xác định xem trọng tâm cần thực hiện chuyển đổi cũng như đội ngũ nhân sự phụ trách có khả năng thực hiện, thích nghi hay không? OD CLICK đồng hành tư vấn cho doanh nghiệp những lĩnh vực cần ưu tiên việc chuyển đổi trước. Khi thành công mới bắt đầu mở rộng sang các bộ phận khác.

Sau khi trả lời những câu hỏi này, ban lãnh đạo bắt đầu lên kế hoạch và các mục tiêu cần thực hiện để chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần phải xác định được các công việc cần làm, thời gian cho mỗi công việc, mục tiêu của mỗi công việc đó là gì. Mỗi công việc đó cần bao nhiêu người thực hiện, chi phí bao nhiêu. Từ đó, có được thời gian dự kiến hoàn thành của từng giai đoạn.

Bước 2: Xây dựng chiến lược chuyển đổi số

Sau khi đánh giá cũng như có kế hoạch chuyển đổi số, công ty cần có chiến lược chuyển đổi số đúng đắn. Chiến lược này bao gồm việc nên áp dụng thay đổi ở những quy trình, bộ phận nhỏ rồi dần dần mở rộng ra toàn bộ công ty cũng như việc chuẩn bị cho đội ngũ nhân sự kỹ năng, kiến thức mới để họ làm quen với công nghệ mới.

Dưới đây là quá trình để xây dựng chiến lược chuyển đổi số với 7 bước cơ bản nhằm giúp doanh nghiệp có một chiến lược hiệu quả hơn tránh lãng phí nguồn lực.

  1. Phân tích văn hóa
  2. Đặt mục tiêu kinh doanh
  3. Ghi lại những rủi ro
  4. Thử nghiệm thí điểm
  5. Yêu cầu phản hồi
  6. Triển khai công nghệ mới
  7. Phân tích tác động

Tuy nhiên, việc xây dựng chiến lược không phải dễ dàng với doanh nghiệp và nếu bước này làm không tốt thì việc chuyển đổi sẽ gặp khó khăn. Ở bước này, sau khi có đánh giá tổng thể về tình hình doanh nghiệp làm căn cứ, OD CLICK sẽ tư vấn xây dựng chiến lược chuyển đổi số phù hợp với mô hình triển khai chặt chẽ cùng kinh nghiệm của chuyên gia trong lĩnh vực này.

Bước 3: Số hóa dữ liệu, quy trình

Công ty tiến đến hành động triển khai cụ đó là số hóa những dữ liệu và quy trình. Trước tiên, đối với việc số hóa dữ liệu, các công ty chuyển đổi những tài liệu trên giấy thành định dạng kỹ thuật số và có thể lưu trữ nó trên định dạng đám mây. Việc này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý cũng như truy xuất được dữ liệu khi cần. Hệ thống dữ liệu ở đây bao gồm thông tin quan trọng về công ty; dữ liệu khách hàng; báo cáo tài chính… Nhờ công nghệ, những dữ liệu này được lưu trữ nên nền tảng có tính bảo mật cao và khi cần công ty có thể tìm kiếm dễ dàng. Kết hợp với MISA, OD CLICK sẽ tư vấn cho doanh nghiệp những phần mềm phù hợp phục vụ số hóa dữ liệu hiệu quả.

Bên cạnh số hóa dữ liệu, các công ty sẽ cần thực hiện tự động hóa các quy trình. Điều này giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như kinh doanh của tổ chức. Ví dụ, trong quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng, các doanh nghiệp có thể áp dụng Chatbot trong việc tương tác phản hồi nhanh với khách. Một ví dụ khác đó là quy trình đánh giá và tính lương cho nhân viên. Các doanh nghiệp áp dụng công nghệ để việc đánh giá và xác định lương dễ dàng, chính xác, tiết kiệm thời gian và nhân lực thay vì phải tính qua những công cụ truyền thống. OD CLICK hợp tác chiến lược với HYPERLOGY nhằm cung cấp cho khách hàng những phần mềm công cụ hiện đại giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình như xây dựng và đánh giá KPI; xây dựng khung năng lực và đánh giá.

Bước 4: Chuẩn bị về tổ chức

Để chuyển đổi số diễn ra hiệu quả nhất, nhà lãnh đạo cần phải có sự chuẩn bị kỹ trong việc sử dụng và lựa chọn nhân sự đảm nhiệm. Đây là lực lượng có kiến thức chuyên môn và có tư tưởng mở, sẵn sàng thay đổi, cũng như tìm ra các giải pháp mới trong thực hiện công việc.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo đội ngũ nhân sự để họ có sự chuẩn bị kỹ về tâm thế sẵn sàng thích nghi và thực hiện sự thay đổi. Ở đây, văn hóa Agile càng được thể hiện vai trò mạnh mẽ. Với những công nghệ hiện đại, các nhà lãnh đạo cần có chương trình huấn luyện để nhân sự áp dụng hiệu quả.

OD CLICK đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự thông qua 2 bước. Đầu tiên, OD CLICK sẽ xây dựng khảo sát về trình độ năng lực của nhân sự trong phòng ban trọng tâm của chuyển đổi số. Mục đích của khảo sát là đánh giá xem năng lực của họ có đáp ứng được quá trình chuyển đổi hay không và nhóm kỹ năng cần cải thiện để sử dụng công nghệ cũng như thích ứng với sự thay đổi là gì. Tiếp theo, OD CLICK tiến hành thiết kế chương trình đào tạo phù hợp dựa trên nghiên cứu của đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm với những kỹ năng như quản trị sự thay đổi; văn hóa tổ chức thích ứng nhanh Agile.

Bước 5: Đánh giá và cải thiện

Sau khi áp dụng chuyển đổi, các doanh nghiệp cần có sự đánh giá qua hai khía cạnh. Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá qua góc nhìn chủ quan về sự thay đổi của tổ chức xem liệu họ có đang đi đúng hướng và sự thay đổi có hiệu quả không? Từ đó, họ sẽ có bước đi tiếp theo trong việc cải thiện. Thứ hai, công ty sẽ tiến hành cuộc khảo sát đánh giá của nhân sự về chuyển đổi số. Điều này là quan trọng bởi đội ngũ nhân sự tham gia trực tiếp trong việc thực hiện và sử dụng công nghệ nên những đánh giá của họ giúp ban lãnh đạo có được góc nhìn tổng quan nhất. Qua hai góc nhìn, doanh nghiệp sẽ đưa ra chiến lược cải thiện tiếp theo.

Trong bước này, OD CLICK với vai trò là công ty tư vấn sẽ đưa ra đánh giá khách quan về tính hiệu quả của tổ chức sau khi thực hiện chuyển đổi số. Theo đó, đưa ra những gợi ý về các điểm cần cải thiện để quá trình diễn ra hiệu quả hơn. Đồng thời, với công cụ khảo sát hiện đại, liên tục được cải tiến, OD CLICK giúp khảo sát đánh giá của nhân sự. Mục đích để hiểu góc nhìn của nhân sự – người trực tiếp thực thi xem những vấn đề mà họ gặp phải là gì và sau khi áp dụng chuyển đổi thì tác động của nó đến tổ chức ra sao.  Sau khi tổng kết rút ra được vấn đề, OD CLICK cùng doanh nghiệp đưa ra chiến lược cải tiến tiếp theo. Bởi, chuyển đổi số là quá trình diễn ra liên tục, đòi hỏi sự theo dõi sát sao và liên tục cải tiến.

KẾT LUẬN

Chuyển đổi số thực chất không chỉ là việc các công ty áp dụng công nghệ vào các hoạt động của mình mà đó là quá trình thay đổi mô hình kinh doanh, văn hóa tổ chức, đội ngũ nhân sự. Trong quá trình này, các doanh nghiệp sẽ gặp không ít khó khăn trong việc thay đổi văn hóa để thích ứng với chuyển đổi số cũng như chuẩn bị cho đội ngũ nhân sự tâm lý sẵn sàng dấn thân và trau dồi kỹ năng mới để sử dụng công nghệ. Với thế mạnh sẵn có về các mô hình, công cụ hiện đại trong xây dựng chiến lược, văn hóa, đào tạo phát triển tổ chức; kết hợp với các doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực công nghệ và chuyển đổi số, OD CLICK luôn cam kết đồng hành cùng khách hàng, đối tác trong suốt quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp ngay cả khi chương trình tư vấn, đào tạo kết thúc nhằm đảm bảo sự tối ưu về chất lượng chuyển đổi.

Bình luận